10 wenke vir die skryf van beter skenker dankie briewe

by Joanne Fritz

Jy kan nooit te goed of te dikwels dankie sê nie

Om te sê dankie aan 'n skenker eindig een transaksie maar bou 'n brug vir toekomstige ondersteuning en dieper betrokkenheid. Doen dit goed, en jy is op pad na toekomstige fondsinsamelingsukses.

Hier is tien wenke om die dankbrief net reg te maak.

01 - Kry dit vinnig in die pos

Vier-en-veertig uur is 'n ideale ommekeer vir 'n dankbrief. As dit onmoontlik is, beoog om nie meer as 'n week te wees nie. U wil hê dat die skenker onthou dat hy die skenking gemaak het, sodat u dank u sy aksie versterk en hom beloon om te gee.

Om vinnig die brief daar te kry, sal jou liefdadigheid se naam in die skenker se gedagtes hou, hom verseker dat jy die skenking ontvang het en hom beïndruk met jou doeltreffendheid en bedagsaamheid.

Selfs aanlyn skenkers moet 'n geposde dankbrief ontvang , maar dit is duur, en baie niewinsorganisasies beweeg soveel as moontlik aanlyn. Maak dan seker dat jou aanlyn skenker nie net 'n e-pos ontvang het nie. Neem die tyd om 'n e-pos te personaliseer, dankie en verander dit in iets onvergeetlik

Borsel op die beste praktyke vir e-pos dankie briewe . In volle e-posse kan u dankbrief ongemerk bly, dus let op die onderwerplyn en maak seker dat die "van" -lyn u organisasie duidelik identifiseer.

Daar is baie hindernisse om 'n skenker per e-pos te bedank wat jy dalk sal vergeet. Dit moet uit die SPAM-lêergids bly , die aandag van die skenker vang en hom of haar toespreek om die boodskap oop te maak. Moenie toelaat dat die gemak en relatief lae koste van e-pos jou gebreke beperk nie.

02 - Maak dit persoonlik

Pas jou dankbrief aan met die skenker se naam (dubbelkontroleer die spelling en bel nooit 'n me 'n mnr.) Nie, en skryf direk aan die individu. Voorname is kragtig.

Wat ook vir 'n fondsinsamelingsbrief werk, werk ook vir 'n dankbrief. Gebruik byvoorbeeld persoonlike voornaamwoorde , soos "jy", "ons" en "ek".

Sluit inligting oor die skenker in, soos hoe lank hulle 'n skenker was, of dat jy dit geniet het by die laaste geleentheid. Miskien het die skenker 'n toekenning ontvang of 'n promosie gekry. Voel vry om iets daaraan by te voeg.

'N Goeie skenker rekords stelsel sal jou beste vriend wees wanneer dit kom by hierdie vlak van verpersoonliking. Die meeste stelsels, selfs laekoste, het die vermoë om huidige inligting oor jou skenkers te vang.

Wanneer het hulle laas gegee? Het hulle vrywillig gemaak? Wanneer was die laaste keer dat die skenker kontak gehad het met jou organisasie en wat was die aard van daardie interaksie?

As dit 'n eerste keer skenker is, stuur 'n welkome pakket en nooi die skenker uit om in te skryf vir nuusbriewe en aankondigings.

As jy 'n lang skenker bedank, oorweeg 'n handgeskrewe brief eerder as 'n formele brief, of ' n ander kreatiewe manier om dankie te sê .

03 - Koördineer dit met veldtogte

Koördineer die dankie met die appèl of veldtog wat die skenking ingebring het.

Stel 'n sjabloon op vir 'n dankbrief wanneer jy jou fondsinsamelingsmateriale skryf. Dink daaraan as deel van jou veldtogpakket. As die skenking is in reaksie op 'n ander stimulus ... dalk 'n gebeurtenis wat jy opgevoer het ... verband hou met die brief aan die gebeurtenis.

Om die volle sirkel terug te kry tot die appèl verhoog die klewerigheid van u organisasie se naam in die skenker se gedagtes. Dit is ook gerusstellend aan die skenker.

As die skenking is in reaksie op 'n spesifieke e-pos appèl, moet u 'n landingbladsy vir skenkings op u webwerf spesifiek ontwikkel vir die donateurs.

Generiese is uit. Spesifisiteit aan wat die skenker gesien het wat hom of haar verplig het om te gee, is 'n moet. Byvoorbeeld, as 'n skenker geskenk het om die slagoffers van 'n aardbewing te help, maak seker dat u dankie na daardie situasie verwys.

04 - Gebruik stories om donateurs aan resultate te koppel

Help donateurs visualiseer hoe hul geld bestee is. Die beste manier om dit te doen is om ' n storie te vertel oor 'n spesifieke persoon wat deur die donasie gehelp is. Die storie hoef nie lank te wees nie. Net 'n paar sinne en die gebruik van 'n persoon se naam kan genoeg wees om empatie in die skenker te skep.

Maak jou skenker die held van daardie stories. Hy of sy het die storie moontlik gemaak. Hou 'n inventaris van stories oor die goeie dinge wat jou liefdadigheid bereik. maak dan blokke van die kopie met behulp van daardie stories en laat dit in jou dankie briewe soos toepaslik.

Om die stories gereeld te verander, sal jou briewe vars hou en dit makliker maak om baie briewe uit te stuur sonder om elkeen van hulle heeltemal nuut te maak.

Selfs as jy mense bedien wat in sensitiewe situasies is en jy hul identiteit moet beskerm, is daar maniere om hul stories te vertel sonder om hul privaatheid te benadeel.

05 - Laat 'n regte persoon jou briewe teken

Vermy digitale handtekeninge, tensy jy duisende briewe op 'n keer stuur. Selfs dan, reserwe briewe wat gaan na donateurs wat beduidende skenkings gee vir u uitvoerende direkteur, die direksiepresident of 'n vrywillige fondsinsamelingsvoorsitter om te teken. Gebruik die regte eerste klas seëls vir hierdie briewe.

06 - Voeg 'n persoonlike, handgeskrewe nota by

Indien toepaslik, vra die Uitvoerende Direkteur of Raad President om 'n persoonlike aantekening by die brief te voeg. Lang tydskenkers wat jou ED of raadslede kan ken, vind dit veral verheugend.

Om 'n onlangse gebeurtenis te noem wat die skenker bygewoon het, sal beide die skenker van 'n aangename ervaring herinner en egtheid by die noot voeg. Oorweeg dit om 'n notaskryfpartytjie te hê met vrywilligers wat aantekeninge oor briewe kan skryf of aantekeninge met handgeskrewe boodskappe kan heg.

07 - Sluit 'n antwoord koevert in

Ek beveel nie aan om 'n ander skenking in 'n dankbrief te vra nie. Eerlik, dit verander mense meer as wat jy dink. Maar net 'n antwoord koevert kan die donateur herinner dat toekomstige skenkings welkom is.

Baie donateurs hou hierdie koeverte en gebruik dit later vir 'n geskenk ... of selfs dadelik. Andrew Olsen van Fundraising Fundamentals is entoesiasties oor die insluit van antwoord koeverte in dankie briewe. Hy het gevind dat liefdadigheid wat hierdie taktiek vir nuwe donateurs gebruik, "2de geskenk sukses koerse wat oral van 8% -12% hoër is as die organisasies wat dit nie insluit nie."

08 - Gebruik die brief as 'n belastingkwitansie

U skenker dankie kan ook 'n kwitansie wees. U moet jaarliks 'n kwitansie vir belastingdoeleindes voorsien as 'n skenker $ 250 of meer gee , en u kan hierdie openbaarmaking by hierdie brief insluit.

Dankie briewe vandag sluit gewoonlik die korrekte onthullings in elke keer as 'n skenker gee, of aanlyn, per tjek of maandeliks .

Dit is ook goeie praktyk om 'n opsomming van die gee van die jaar aan die begin van die volgende jaar te verskaf, net wanneer donateurs tipies hul belastingopgawes voorberei. Onthou net dat 'n kwitansie nie 'n dankie is nie . Die kwitansie moet 'n geringe deel van die brief wees.

09 - Nooi meer betrokkenheid

Dit is altyd lekker om 'n uitnodiging in te sluit om jou agentskap te besoek en jou werk eerstehands te sien.

In vandag se wêreld waar jy dalk skenkings van mense regoor die wêreld kan aanvra, kan verloëening bereik word deur sosiale media . Moedig jou skenker aan om jou organisasie op Facebook en Twitter of enige ander sosiale netwerke waaraan jy deelneem, te volg.

Aangesien daar geen hyperlinks in 'n geposseerde brief is nie, gee jou webwerf adres en maak seker dat jou sosiale media knoppies maklik is om te vind.

Sluit 'n uitdruklike uitnodiging om die webwerf te besoek en klik op daardie knoppies en teken in vir jou e-pos nuusbrief of ander kommunikasie. Sosiale media-ikone is van die belangrikste elemente op jou liefdadigheidswebwerf.

10 - Voeg 'n postskrif by en verskaf kontakbesonderhede

Ons is almal skimmers. Dit is waarom die meeste van ons die boonste gedeelte van 'n brief lees en dan na die PS gaan. Dan kan ons teruggaan en die res van die brief lees. Direkte pos bemarkers weet alles oor die PS en sluit dit altyd in. Soms het hulle meer as een.

Vir die PS van 'n dankbrief wil u dalk weer verwys na die storie wat u verskaf het ("Michael en Jane is veilig en gelukkig as gevolg van u") of belangrike kontakinligting daar.

Skenkers moet die naam, telefoonnommer en e-posadres van iemand in die organisasie hê wat hulle met vrae kan kontak. Kliëntediens is net so belangrik vir niewinsorganisasies soos vir besighede, dus maak dit maklik vir 'n skenker om 'n regte persoon te vind indien hulle 'n probleem het.