Die realiteit van die beplanning van 'n konferensie is dat jy, sonder enige ervaring, baie tyd kan verloor om elke klein detail oor te dink terwyl jy meer belangrike sake oor die hoof sien.
Om die proses makliker te maak vir eerste-timers, het ons die belangrikste stappe uiteengesit, terwyl u skakels na ons meer gedetailleerde deurbrake oor elke spesifieke onderwerp gegee het. Die resultaat hier is 'n konferensiebeplanninggids wat u sal help om met 'n soliede sjabloon te begin.
Stap 1: Skryf 'n visie van jou konferensie
Elke gebeurtenis begin met 'n visie, maar jy moet jou visie omskep in woorde en getalle om koste te meet en ingeligte beplanningsbesluite te neem. Eerstens moet jy begin met die basiese beginsels soos wie, wat, wanneer, waar en hoekom.
Lees meer: Gebeurtenisbeplanning 101: Opstel van noodsaaklike besonderhede
Stap 2: Skep 'n Besigheidsplan
Tensy u konferensie befonds word deur 'n toelae of organisasie, moet u kaart waar u geld vandaan kom en waarvoor dit gebruik word. Die eerste gedeelte van hierdie vergelyking, die inkomste, moet vroeg in die beplanningsproses bereken word.
Nou, om 'n prys op 'n konferensie te plaas, moet jy 'n idee hê van wat jy beplan om deelnemers aan te bied. Jou reisplan en sprekerreeks sal die verkoopsfaktor wees vir potensiële registrante.
Stap 3: Vergelyking van lokale en dienste
Nadat u 'n meer spesifieke idee het oor wanneer u konferensie sal plaasvind en hoeveel mense u wil bywoon, kan u dan begin om 'n geskikte plek te koop.
Hou in gedagte dat u lokaalkeuse ook u spyseniering en klank / visuele koste sal bepaal. Dit is omdat die meeste konferensiesentrums en byeenkoms-hotelle u vereis om hul interne dienste te gebruik vir enige gebeure op die terrein.
Die meeste konferensies sal 'n oornagskoshuis vir gaste wat van buite die streek af reis, moet voorsien. Hierdie noodsaaklikheid skep 'n ander stel oorwegings om in jou lokaalbesluit in te skakel .
Lees meer:
Stap 4: Werwing en bestuur van Registrante
Selfs die gewildste konferensies moet hul geleentheid effektief bemark om elke sitplek in die huis te vul. Bywoning is die enkele belangrikste faktor vir die sukses van jou gebeurtenis. Goeie bywoningsgetalle bring inkomste en borgskap geleenthede. En hoe meer mense jy geregistreer het, sal meer aanvraag vir advertensie- en deelnameplaaie skep. Lang storie kort, as jy 'n skare kan teken, dan sal alles anders baie makliker raak.
Registrasie bestuur word moeiliker aangesien u gebeurtenis in grootte groei. Dit is waar 'n aanlyn registrasiestelsel u kan help om nommer te spoor, betalings te verwerk en data te organiseer.
Lees meer:
Stap 5: Beplanning van ter plaatse Besonderhede
Ten slotte, na die organisering en implementering van die besigheidselemente van die konferensie, kan jy begin om na te dink oor die ter plaatse se besonderhede. Dit sluit in hoe deelnemers die konferensie sal navigeer, die algemene uitleg van elke kamer en die verspreiding van kos en drank. Dit is die deel van die beplanning van 'n konferensie wat die meeste mense met gebeurtenisbeplanning assosieer. Die beste manier om al die besonderhede te koördineer is om deur u reisplan te loop soos u gaste wil. Stel hoe hulle op elke punt van die dag sal dink en optree om probleme op te los voordat hulle ontstaan.
Lees meer:
- Gewilde Vergaderruimte Vloerplanne
- Idees vir 'n effektiewe registrasietabel
- Tekensstrategieë om Konferensievloei te bestuur
Stap 6: Tentoonstellingsbestuurswenke
Konferensies het tipies 'n uitstalling of kongresvloer waar borge en verkopers ruimte huur om hul produkte te bevorder.
Dit kan 'n baie winsgewende geleentheid vir u konferensie wees as u alles goed organiseer. Hou egter in gedagte dat 'n uitstallingsarea 'n aansienlike toewyding van beide tyd en hulpbronne benodig, dus maak seker dat jy bereid is om die behoeftes van verskeie verkopers te bestuur voordat jy hierdie formaat verbind.
Lees meer: