Stappe vir die voorbereiding van 'n konferensiebeplanninggids

Organisasie is die sleutel tot 'n suksesvolle konferensie

Die beplanning van 'n konferensie vereis 'n vaardigheidstel wat ongelooflike organisatoriese vaardighede, die vermoë om multitask, energie, kreatiwiteit, besigheidsvriendelike, interpersoonlike vaardighede en aandag aan detail te bied, insluit. Dit vereis ook 'n omvattende konferensiebeplanninggids wat u nie net op skedule sal hou nie, maar ook die nodige versekering sal gee dat u nie iets langs die weg vergeet het nie.

Konferensiebeplanning verskil van ander soorte gebeurtenisbeplanning en sluit bykomende stappe in.

Konferensies is geneig om grootskaalse gebeure te wees wat gewoonlik 'n jaar of meer neem om te beplan. Jou to-do list kan insluit die kies van 'n lokaal, bespreking hotelkamers, die opstel van aanlyn registrasie, die beveiliging van sprekers, die reël van gasvryheid suites, die aanbied van 'n uitstallingsaal, skeduleringsvergaderings, die hantering van kos en drank en meer. Die voorbereiding van 'n goed georganiseerde konferensiebeplanning gids wat die stappe uitlig, is 'n moet-vir enige suksesvolle konferensiebeplanner.

Die volgende stappe sal u help om 'n konferensiebeplanninggids op te stel wat as 'n bloudruk dien vir die beplanning van enige konferensie. Pas die gids aan en verander dit op grond van die gebeurtenis wat jy beplan en hou dit naby aan die hand. Wanneer dit reg voorberei en gebruik word, sal dit binnekort jou waardevolste konferensiebeplanningsmiddel word.

Begin met die basiese beginsels

Die eerste gedeelte van u konferensiebeplanning gids moet die basiese beginsels van die konferensie insluit:

Sluit enige ander bekende elemente in, soos alternatiewe datums of aantal deelnemers.

Wat is die plan?

Voordat jy die verskillende elemente van 'n konferensie beplan, moet jy uitvind wat die verskillende elemente is en waar hulle in die algehele skema van jou gebeurtenis pas.

Neem dus die pen en die pad uit of gaan sit voor die rekenaar en begin alles neer te skryf. Moenie bekommerd wees om dinge in volgorde van belangrikheid of in enige soort chronologiese volgorde voor te stel nie. Dit sal later kom. Op die oomblik sal jy in wese 'n baie lang, maar eenvoudige weergawe van jou to-do list maak, wat in verskillende alleenstaande komponente ingedeel word wat individueel hanteer moet word tydens die beplanningsproses.

Hierdie afdeling mag enige van die volgende lys:

Neem 'n bietjie ekstra tyd in die samestelling van hierdie lys sodat jy niks oor die hoof sien nie en gaan voort en voeg enigiets wat later opkom, by. Moenie oorweldig word deur die talle areas van verantwoordelikheid wat gelys word nie; Die doel hier is om nou alles te dink, sodat jy elke item doeltreffend kan beplan en bestuur.

Kies 'n plek

Sodra jy vasgestel het wanneer die konferensie gehou moet word en 'n begrip van die algehele omvang van die gebeurtenis het, is die volgende stap om 'n plek te kies.

Afhangende van die grootte van die konferensie, kan u moontlik een lokaal kies vir al u konferensiebehoeftes, van die uitstallingsaal na byeenkomste, banketkamers en hotelkamers. As die konferensie te groot is om op een plek geakkommodeer te word, soek 'n plek wat naby aan hotelle of spyseniering geleë is, sodat konferensiegangers nie te ver moet reis om van een konferensie-geleentheid na 'n ander te vervoer nie.

Dink oor deelnemersregistrasie

Hoe sal deelnemers vir hierdie konferensie registreer? Hoe sal hulle registrasiebevestiging ontvang? Hoe sal naamlabels gegenereer en versprei word tydens die konferensie? Jou konferensiebeplanninggids sal antwoorde op al hierdie vrae insluit en moet opgedateer word sodra konferensie-registrasie aan die gang is.

As daar van 'n gebeurtenis verwag word om groot skares te teken, dan is 'n aanlyn konferensie registrasie stelsel die pad om te gaan.

Die stelsel kan betalings verwerk , registrasies opspoor en ander relevante inligting organiseer en help om verslae te genereer.

Uitstallers en konferensiesentrums

Uitstallingsareas is 'n algemene kenmerk by konferensies. Dit bied 'n geleentheid vir borge en verkopers om ruimte te huur om hul produkte en dienste te bevorder. Dit is ook 'n geleentheid vir die konferensie gasheer om inkomste te bring indien die uitstallingsfunksie effektief bevorder en goed ontvang word. Afhangende van die grootte van u konferensie, sal die bestuur van die uitstallers en uitstallingsaal ekstra tyd en hulpbronne benodig.

Soos hierbo genoem, is aanlynkonferensie registrasie stelsels die beste manier om registrasies op te spoor, dus as jy 'n groot aantal uitstallers verwag, oorweeg dit om uitstallingsregistrasie in jou deelnemersregistrasiestelsel in te sluit. Uitstallers sal ook die volgende benodig:

As konferensiebeplanner sal u verantwoordelik wees vir die verhuring van sekuriteit om die veiligheid van materiaal in die uitstallingsaal te verseker.

Beplan die konferensiebesonderhede

Met sommige van die groter verantwoordelikhede aangepak, soos konferensielokaal keuring en deelnemersregistrasie, kan jy jou fokus verskuif om die besonderhede van die konferensie te beplan. Soos met die beplanning van 'n gebeurtenis van enige aard, is die organisasie van die grootste belang, aangesien aandag aan detail is.

Nou is dit die tyd om daardie lang wasgoedlys uit te trek wat u bymekaar gemaak het aan die begin van die konferensiebeplanningsproses. Kyk deur die lys en maak veranderinge of byvoegings soos nodig om die nuutste take en verantwoordelikhede te reflekteer. Vervolg hierdie items in chronologiese volgorde, begin met items wat vooraf of ver voltooi kan of moet wees. Byvoorbeeld:

Begin by die begin en gaan van daar af. Vir elke detail wat geneig moet wees, sluit in 'n opvolg om seker te wees dat kontrakte onderteken en ontvang word. Soos die konferensiedatum nader, sal u aksiewerkwoorde korttermyntaakse insluit, soos:

Oorweeg u konferensiebeplanninggids as u handleiding vir alles wat by die beplanning van 'n konferensie ingesluit word, maak nie saak hoe klein nie. Hierdie gids sal vinnig 'n waardevolle instrument word wat nie net jou gereeld en op skedule sal hou nie, maar sal die senuwees kalmeer soos die groot datum nader en jy vra of jy iets vergeet het.