Gebeurtenisse en byeenkomsbeplanners word verwag om by te dra tot of skryf formele uitnodigingsbriewe en materiaal vir die vergaderings, aansporingsreise en ander programme wat hulle organiseer. Dit lyk nie as 'n oorweldigende taak nie, maar dit is belangrik om sekere stappe te volg om behoorlike uitnodigingsetikette te volg en om belangrike inligting vir u gaste te vermy.
Hier is hoe:
Skep 'n gebeurtenis tema. Voordat u formele uitnodigingsbriewe en materiaal skryf, moet beplanners seker maak hulle het 'n verleidelike tema vir die program. Die volgende vrae sal help om die dinkskrumproses te begin: Is dit 'n opvoedkundige konferensie, seminaar of aansporingsreis? Waar word dit gehou? Wat is uniek aan daardie bestemming of plek? Wat is die rowwe skedule vir die geleentheid? Wat is sommige van die doelwitte agter die program? Hoekom wil 'n deelnemer bywoon? Hierdie vrae sal help om 'n groot geleentheid tema te vestig.
Skep 'n elektroniese uitnodiging. Baie formele uitnodigingsbriewe en materiaal vir groot geleenthede is nou verskuif na aanlyn registrasiestelsels weens die hoeveelheid belangrike gebeurtenislogistiek wat tydens die RSVP-proses gevang moet word: spelling van name, kontakinligting, dieetvereistes, toegang vir gestremdhede, vervoerbehoeftes, program besonderhede, aktiwiteite inligting en meer. Nota: Minder ingewikkelde gebeurtenisse mag 'n enkele webblad of grafiese ontwerp beeld wat per e-pos gestuur word, gebruik om gebeurtenisbesonderhede en RSVP-kontakte oor te dra.
Skep 'n gedrukte uitnodiging. Afhangende van die aard van u program of gebeurtenis, kan uitnodigingsetikette voorstel dat u formele uitnodigingsbriewe en notas moet skryf om u gaste te laat weet dat u hul teenwoordigheid regtig waardeer. Dit is anders as die gebeurtenis materiaal; Kyk eerder na 'n eenvoudige uitnodigingskaart wat waardevolle inligting aan u gas verskaf, insluitende die gasheer en sy / haar titel, tema van die geleentheid, datum (s) en / of tyd (en) en 'n RSVP-kontak.
Skryf formele geleentheid uitnodigings. As deel van die elektroniese uitnodiging moet u hoëvlak inligting oor die program en gebeurtenis uiteensit. Byvoorbeeld, as dit 'n aansporingsreis of 'n multi-dag konferensie is, sal jy die volgende wil insluit: die bestemming, hoof hotel / konferensie plek, die hoofonderwerp, sprekers (insluitend bios), skedule, aktiwiteite, logistiek en besonderhede oor registrasie. Uitnodigingsbriewe en materiale moet die gaste 'n rede gee om by te woon, en sluit altyd 'n beroep tot aksie in.
Uitnodigingsetiket begin met bestemming / lokaal oorsig. By die skryf van formele uitnodigingsbriewe en -materiale is dit altyd die beste om te aanvaar dat niemand die plek is waar jy die program aanbied nie. Dit beteken dat u 'n kort oorsig moet skryf van die bestemming en / of hotel / fasiliteit / plek waar die program gehou word. As jy 'n multi-dag gebeurtenis beplan, hou hierdie inligting so hoog as moontlik, maar maak seker dat daar genoeg inligting is om die gas te voorsien van unieke insigte oor die plek en waarom hulle hul tyd daar saam met jou moet belê.
Uitnodigingsetiket vereis die geleentheidskedule. As jy 'n multi-dag gebeurtenis beplan, soos 'n aansporingsprogram, moet uitnodigingsmateriale soveel moontlik besonderhede bevat sodat gaste hulle tyd met jou kan beplan. Dit beteken dat u uitnodiging aankomsmetodes en tye moet identifiseer wanneer daar van hulle verwag word om deel te neem, tye vir besigheidsvergaderings en aktiwiteite (en keuses van aktiwiteite), inligting oor etes en vertrek inligting.
Uitnodigingsetiket vereis aktiwiteitebeskrywings. By die skryf van formele uitnodigingsbriewe en -materiale, gee 'n oorsig van die verskillende aktiwiteite om gaste te help om beter te bepaal wat ooreenstem met hul belange. Is jou gholfprogram 'n 1/2-dag-of-volle-dag-gebeurtenis? Wat is die "klas" van daardie rivierversnellingsvlot? Wat is die hoogtepunt waar jy die geleentheid aanbied, en hoe hoog sal die bergfietsprogram jou neem? Wat is die tydsduur vir 'n skilderklas en wat sal hulle leer?
Uitnodigingsetiket benodig inligting oor die byeenkoms van logistiek. Weereens, as u 'n multi-dagprogram aanbied, word gaste voorsien van besonderhede oor elk van die volgende items:
- Vlug besprekings
- Gebeurtenis registrasie
- Kamer besprekings
- Lughawe oordragte
- Dress code
- weer
- Inchecken prosedures
- Nie-vergoedbare items
- Personeelpersoneel van gasheer
Ontwikkel die finale gebeurtenis agenda. Dit sal anders lyk as die aanvanklike uitnodigingsmateriale, maar moet aan genooide gaste verskaf word by aankoms of net voor die bywoning van 'n gebeurtenis. Dit moet 'n uur-vir-uur insluit (dit is goed om ure te kombineer) 'n oorsig van wat geskeduleer is wanneer en waar. As jy veelvuldige opvoedkundige liedjies gelyktydig geskeduleer het, is dit nuttig om daardie liedjies in groepe te omskryf, sodat deelnemers weet watter onderwerpe geskeduleer is wanneer en waar.
Skep die gebeurtenis welkom brief. Baie beplanners sukkel met watter inligting hulle in welkombriewe moet of moet nie. Die beste raad is om die onthaal boodskap eenvoudig te hou en die gaste te laat weet dat hulle verwelkom en waardeer word. Uitnodigingsetiket stel voor dat die brief onderteken moet word deur die amptelike gasheer van die geleentheid.
Een van die mees vergete gebeurtenisuitnodigingsitems is die vertrek kennisgewing. As deel van die onthaalbrief en enige aankomsgawes, is dit belangrik om besonderhede te heg oor hoe gaste sal vertrek.
Skep spyskaarte. Of jy nou 'n ontbyt, middagete of aandete beplan, waardeer gaste altyd menukaartjies wat menu-items vir elke gang van die maaltyd uiteensit. Dit gee hulle iets om oor te praat wanneer hulle by hul tafel bymekaar kom en die wagpersoneel vinnig spyskaartkeuses van gaste kry, wat help om die skedule op die regte spoor te hou. Let wel: As jy tydens die maaltyd 'n spesiale verrassing beplan, soos 'n tema-nagereg vir 'n unieke vermaak, is dit nuttig om die items van die spyskaart af te hou om die spesiale effek te verbeter.
Skep waarderingskenmerknootkaarte. Of dit nou 'n komsgeskenk of 'n kussingsgeskenk is, moet elke waarderingskenmerk sy geskenkkaartjie hê. Dit is 'n geleentheid om "dankie" boodskappe te versterk en jou gaste ekstra spesiaal te laat voel. Dit is handig om woorde en boodskappe in te sluit wat die tema van die gebeurtenis weerspieël.
Skep individuele vertrek kennisgewings.
Op die dag voor vertrek, lewer kennisgewings na gaste kamers wat hulle herinner wanneer hulle vertrek, insluitend vlugnommer en vertrektyd. Dit bied 'n geleentheid om enige laaste minuut foute reg te stel wat moontlik tydens die skedulering van logistiek oor die hoof gesien kon word.
Wenke:
- Maak seker jy het 'n goeie grafiese ontwerper en 'n aanlyn registrasieproses. Die uitdaging vandag nog is dat daar baie verskillende aanlyn-registrasie- stelsels bestaan, maar hulle benodig ook baie aanpassing of die gebruik van derdeparty-stelsels word steeds as 'n bietjie pêrel beskou. Dit is hoekom baie beplanners steeds staatmaak op hul tuisgemaakte gereedskap en hulpbronne.
- Vind jouself 'n groot skryfbehoefteswinkel. Alhoewel organisasies meer en meer beweeg na die gebruik van elektroniese vorme van kommunikasie, vervang dit nog steeds nie die impak wat gedrukte uitnodigings en gebeurtenismateriaal lewer nie. Kyk vir skryfbehoeftes wat jou geleentheidskema sal komplimenteer, en verander die style van papier en groottes om meer belangstelling en drama te skep. Jou gaste sal die moeite sien.
- Skep 'n sjabloon en herhaal daarvandaan. Beplanners moet 'n sjabloon uitnodigingsbriewe en -materiale skep, en net nuwe gebeure bywerk in die templates van vorige programme en gebeure. Natuurlik moet nuwe skryfbehoeftes, grafika, teks, ens. Gekies en gebruik word, so daar is elke keer 'n sekere aanpassing nodig.