Opstel van noodsaaklike besonderhede
Net soos enige besigheidsprojek, is die eerste stap om al die inligting wat jy het te organiseer en die mees dringende sake te identifiseer.
Voordat jy begin om 'n lokaal te kies of 'n spreker te huur , moet jy die basiese parameters van jou gebeurtenis ken. Dit is byna onmoontlik om besonderhede en koste met 'n derde party te bespreek totdat u meer besonderhede het. Hier is die belangrikste besonderhede wat u moet definieer voordat u buiteverkopers kontak.
datum
Alles draai om die datum van jou spesiale geleentheid. Ideaal gesien wil jy drie potensiële datums in gedagte hou sodat jy die beskikbaarheid en pryse oor die hele linie kan vergelyk. Probeer verskillende dae van die week in te sluit vir maksimum buigsaamheid.
Tydraam
Selfs 'n uurverskil kan 'n impak op jou beplanning hê, so jy moet spesifiek oor jou verwagte tydraamwerke kry. Byvoorbeeld, om 10:00 in plaas van 8:00 te begin, beteken dat jy nie nodig mag wees om 'n ontbytbegroting toe te ken nie.
Bywoningsnommers
Dit is een detail wat dikwels te breed geskat word vir produktiewe onderhandelinge. Raak realisties met jou bywoningsprojeksies . Bespreek vooraf wie jy sal uitnooi en sit jou projeksies saam op 'n sigblad. Bywoning en begroting is direk korreleer, dus moenie raai oor die aantal mense wat jy dink sal bywoon nie.
Uitbreek sessies
U mag net een banketkamer benodig as u 'n aandete aanbied, maar 'n volskaalse konferensie sal waarskynlik addisionele uitbreekkamers en 'n uitstalruimte benodig. Weereens sal u nie die koste kan meet totdat u definieer hoeveel spasie u benodig nie. Vir konferensies, die beste benadering is om 'n bespotte reisplan in jou eerste ontmoeting te beplan. Om idees te deel en hulle saam op papier te knip, sal jou help om deur die volgende beplanningsbesluite te neem.
Begroting teen Koste
Dit mag dalk onprakties wees om op 'n begroting te werk voordat u die koshuis- en spysenieringskoste ken, maar op hierdie manier werk dit 'n maatstaf vir u om al die verskaffersvoorstelle te meet. Begin met jou inkomstebronne. Hoeveel moet jy betaal vir bywoning? Sal jy borge aanroep om koste te vergoed? Wat sal uitstallers betaal om deel te neem? Inkomste sal uiteindelik jou begroting dikteer, dus is dit net sinvol om hulle eerste te beskerm.
bemarking
Nadat u u inkomstebronne geïdentifiseer het, is die volgende stap om u bemarkingsplan te omskryf. Wat is die beste manier om jou inkomstegenerators te bereik en betrokke te raak? Miskien het jy 'n lys van potensiële deelnemers as 'n werkgewer of lidmaatskapsvereniging. Dit sal natuurlik behulpsaam wees, maar wat van borge en uitstallers?
As jy meer as 20 uitstallers wil aantrek, moet jy dit kan bereik. Gerigte bemarkingsveldtogte kos geld, en dit sny jou inkomste in.
Vervoer en Akkommodasie
Die bestuur van 'n plaaslike konferensie verhoed gewoonlik enige kommer oor vervoer. U moet egter steeds vir sprekers, uitstallers en spesiale gaste aanspreek. Sommige hotelle bied afslag op vergaderruimte as jy genoeg kameraande bespreek . Die enigste manier om hieraan te kapitaliseer, is om vooraf jou verblyfbehoeftes te ken. Gaan terug deur u bywoningsdata en stel vas hoeveel gaste buite u area is.
Nou klink dit alles waarskynlik heelwat inligting om voor te vorder, en dit is. Hou egter in gedagte dat dit die besonderhede is wat alles anders in die beplanningsproses affekteer.
U kan aanvanklik aangetrokke wees tot die meer "glansryke" take, soos besoeke aan die web en spyskaartbeplanning. Onthou net dat hulle tyd sal kom. Vir nou, fokus egter op die feite sodat jy later die beste besluite kan neem.