In die afgelope jaar is baie maatskappye deur die ervaring van ISO 9000 gesertifiseer. Soms kan dit 'n lang en duur proses wees, maar besighede is bereid om deur die sertifisering te gaan vir die voordele wat dit meebring. Elke maatskappy is egter uniek en bestuur moet die redes waarom hulle ISO 9000 gesertifiseer wil word, versigtig oorweeg en wat die voordele vir die besigheid sal wees.
Die ISO 9000-sertifisering is in 1987 gepubliseer, gebaseer op die BS 5750-reeks standaarde wat in die 1970's deur die British Standards Institute (BSI) ingestel is. Vanaf 2009 skat die ISO-organisasie dat meer as een miljoen maatskappye ISO 9000 gesertifiseer is, met 'n kwart van dié wat uit China bestaan.
In die negentigerjare het maatskappye ISO 9000-certificaties uitgevoer vir redes wat hul besigheid nie bevoordeel het nie. Die spoed om ISO 9000 gesertifiseer te word, is in sommige opsigte aangedryf deur nie die enigste maatskappy te wees wat nie gesertifiseer moet word nie. Firmas het sertifisering uitgevoer omdat hul mededingers was en nie omdat hul besigheid sou verbeter nie. In die huidige ekonomiese klimaat oorweeg maatskappye noukeurig of ISO 9000-sertifisering iets waaraan hulle voordeel sal trek. Die redes vir sertifisering moet geweeg word teen die voordele wat sertifisering sou meebring.
Die belangrikste rede waarom 'n maatskappy die ISO 9000-sertifisering sal oorweeg, is dat dit 'n vereiste is van een van hul kliënte of potensiële kliënte .
As 'n maatskappy se hoofkliënt sou wou hê dat al hul verskaffers gesertifiseer sou word, sou dit natuurlik in 'n maatskappy se beste belang wees om ISO 9000-sertifisering na te streef. Dit sou ook die geval wees as 'n potensiële kliënt dieselfde vereiste gehad het.
Nog 'n belangrike rede waarom 'n maatskappy moet oorweeg ISO 9000 sertifisering is dat dit die doeltreffendheid van die maatskappy kan verbeter.
ISO 9000 sertifisering kan 'n maatskappy help om sy prosesse te stroomlyn en te bestel, wat 'n maatskappy doeltreffend sal maak.
Om te verseker dat 'n maatskappy ISO 9000 gesertifiseer word, is daar 'n aantal aktiwiteite wat uitgevoer moet word, ongeag die grootte of tipe maatskappy. Die eerste en belangrikste van hierdie aktiwiteite is om senior bestuursbetrokkenheid te hê. Sonder senior bestuurders wat die proses bestuur, is ISO 9000 sertifisering moeilik om te bereik. Hierdie verbintenis moet nie net teen die aanvang van die sertifiseringsproses teenwoordig wees nie, maar in elke stap, met leiding en ondersteuning in die vorm van 'n bestuurskomitee. Baie maatskappye het misluk in die sertifiseringsproses weens gebrek aan ondersteuning deur topbestuur.
Wanneer die bestuur verbind is tot die sertifiseringsproses, is dit van groot belang om die personeel van die maatskappy op die ISO 9000-proses op te lei. Van daar kan sleutelpersoneel gekies en opgelei word om die maatskappy se interne ouditeure vir die sertifiseringsproses te wees.
Die volgende stap is om 'n kwaliteitsbeleidshandleiding vir die maatskappy voor te berei. Hierdie handleiding moet die elemente van die ISO 9000 vereistes wat van toepassing is op die maatskappy weerspieël. Dit is belangrik om te verseker dat die vereistes volledig verstaan word voordat die kwaliteitsbeleidshandleiding ontwikkel is.
Die kwaliteitsbeleidshandleiding moet operasionele prosedures insluit wat funksies binne die maatskappy en die verantwoordelike personeel vir daardie funksies identifiseer. Die kwaliteitsbeleidshandleiding word dan deur die maatskappy se toegewese interne ouditeure nagegaan vir voldoening aan die ISO 9000 regulasies. As die oudit enige probleme vind, kan regstellende aksie geskeduleer word en veranderinge aan die prosedures aangebring word. Sodra 'n interne oudit het bevind dat daar nie meer regstellende stappe nodig is nie, kan die maatskappy 'n ISO-registrateur of sertifiseringsliggaam kies. Keuring van 'n registrateur is van kritieke belang om die koste van die ISO 9000 eksterne sertifiseringsoudits te verminder. Registrateurs het verskillende koste en dit is verstandig dat 'n maatskappy 'n registrateur kies wat gebaseer is op die maatskappy se behoeftes. Dit is soms nie nodig om die grootste of duurste registrateur te huur wanneer 'n plaaslike registrateur voldoende sal wees nie.
Wanneer 'n maatskappy 'n registrateur huur, sal dit gewoonlik die registrasie oudit- en toesigoudits insluit. Die Registrasie Oudit is die aanvanklike oudit wat gedoen sal word om te sien of 'n maatskappy registrasie sal behaal. 'N Maatskappy sal ooreenkom met die ouditproses met die registrateur. 'N Voorassesseringsoudit word uitgevoer en enige regstellende aksie geneem. Sodra daar nie meer regstellende stappe is nie, kan die registrasie-oudit uitgevoer word. As die registrasie oudit nie enige regstellende aksies merk nie, is die ISO-registrasie voltooi. Nadat 'n maatskappy sy registrasie het, sal die registrateur ongeveer elke ses maande of jaar terugkom om te sien of die firma sy stelsel handhaaf en aan die vereistes van die standaard voldoen.