7 wenke vir 'n goed hardloop vergadering
Sê totsiens vir die saaie vergaderings en leer hoe om effektiewe vergaderings te voer wat werknemers verlaat en gemotiveer verlaat.
7 wenke vir effektiewe ontmoetings
Stel die vergadering se doelwit vas
Voordat u 'n vergadering waarskuwing stuur en dit op u kalender plaas, vra uself af waarom u 'n vergadering wil hou en die doelwit moet bepaal. Is dit 'n ontmoeting om werknemers op hoogte te bring van 'n verandering in bestuur? Maak jy 'n besluit oor 'n projek? Is dit 'n dinkskrum vir 'n nuwe besigheidstrategie? Wees seker dat die insameling van werknemers in 'n kamer vir gesig-tot-aangesig-bespreking en interaksie nodig is vir jou doelwit; as die doel van die vergadering 'n statusopdatering is, kan die stuur van 'n groep e-pos 'n beter gebruik van almal se tyd wees.
Kommunikeer die doel van die vergadering
Wees duidelik oor die doel van die vergadering wanneer u ander mense uitnooi na u vergadering. Dit sal jou nie net gefokus hou nie, maar sal werknemers in staat stel om die vergadering by te woon wat voorberei is met dokumente of met gedagtes oor die aangeleentheid.
Kommunikasie is noodsaaklik vir 'n effektiewe vergadering.
Wees Selektief oor Deelnemers
Niemand waardeer om 'n vergadering by te woon wat geen verband met hulle of hul werk het nie. Bepaal wie regtig daar moet wees en hoekom. Watter insette het jy nodig? Watter kollegas moet deelneem en sal waarskynlik vrae oor die saak hê?
As iemand op jou lys is wat eenvoudig ingelig moet word oor wat bespreek is, doen hulle 'n guns en verwyder hulle uit die lys. Hulle kan maklik opgedateer word met 'n opvolg-e-pos. Tyd is waardevol en geen werkgewer wil produktiwiteit negatief beïnvloed deur werknemers in te sit op vergaderings wat onnodig is nie.
Jy moet 'n vergadering agenda maak
Om 'n vergadering te hou sonder 'n vasgestelde ontmoetingsagenda, hou verband met 'n seilboot en hoop dat die wind jou gaan waarheen jy wil gaan. Jy sal - letterlik - op see verlore gaan. Jou vergadering agenda sal jou lei na jou finale bestemming. Sluit onderwerpe in wat bespreek gaan word en wie sal elke item aanspreek as ander deelneem. E-pos die agenda aan voorgangers voor die tyd sodat almal weet wat om te verwag en kom voorbereid.
Hou by jou plan
Selfs die beste beplande vergadering sal verkeerd gaan as die bespreking afgekom word en op tangensiële onderwerpe gaan. Daarom versuim die meeste vergaderings hul doelwit te bereik - hulle bly nie op die regte pad nie. Stel aan die begin van u vergadering grondreëls en 'n bepaalde tydtoewysing vir elke item op u agenda sowel as die algemene vergadering. Byvoorbeeld, "Dankie dat jy vandag kom. Almal se tyd is waardevol en dit is my doel om hierdie vergadering tot minder as 'n uur te hou.
Kom ons hou by die voorwerpe en bespreek later oor ander vakke. "Rein in enigiemand wat die bespreking monopoliseer of onderwerpe plaas, nie op die agenda nie.
Hou hulle betower
Visuele hulpmiddels gaan 'n lang pad om almal op die vergadering gefokus te hou en nie op hul fone of die klok nie. Plaas die agenda op 'n Smart Board in die voorkant van die kamer. Projek visueel op 'n groot skerm met behulp van 'n rekenaar; Enigiets om hul oë voor te hou.
Som die vergadering op
Het jy ooit 'n vergadering verlaat en 'n heeltemal ander afhaal as jou kollega? Maak seker dat dit nie gebeur met u vergadering deur 'n opvolg binne 24 uur te stuur nie. Sluit 'n opsomming in, beklemtoon belangrike onderwerpe aangespreek, take toegewys en sperdatums aandui. Om dit betyds te stuur, sal verseker dat deelnemers nie in die verkeerde rigting gaan nie.