Hoe om W-2 Loon- en Belastingstate te berei

Wat is Form W-2?

Vorm W-2 bevat inligting oor werknemersloon wat die vorige kalenderjaar betaal is en die terugbetaling van die lone, asook inligting oor voordele en ander aftrekkings van lone.

Wanneer is W-2 vorms verskuldig?

W-2's is aan werknemers aan die einde van Januarie, vir die vorige kalenderjaar. As 31 Januarie 'n naweek of vakansie is, is die verslae die volgende werksdag. Hier is die sleutel einde-van-jaar betaalstaat belasting verslagdoening datums f of die huidige jaar.

W-2 vorms is teen 31 Januarie te danke aan die Maatskaplike Sekuriteitsadministrasie . Nadat u W-2 vorms aan werknemers gegee het, moet u hierdie vorms saam met die oordragvorm W-3 aan die Social Security Administration (SSA) voorlê.

Die Januarie-sperdatum is 'n poging om belastingbedrog te bekamp, ​​maar dit beteken dat jy vroeër in Januarie W-2-vorms aan werknemers moet gee, sodat hulle die geleentheid kry om dit oor te kyk voordat hulle ingedien word. Vroeër verspreiding aan werknemers sal die foute in die W-2 vorm verminder , dus jy hoef nie ' n gekorrigeerde W-2 in te dien nie.

Versamel inligting om W-2 vorms op te stel

Die inligting vir hierdie vorm is afkomstig uit u betaalstaatregister , wat jaarlikse syfers vir elke werknemer toon vir lone en weerhouding, tesame met aftrekkings vir mediese planne, gesondheidspaarrekeninge en ander items.

Hier is meer besonderhede oor die inligting wat u benodig om hierdie W-2-vorms voor te berei.

Moeilikheid: Gemiddeld

Tyd benodig: Hang af van aantal werknemers en aantal aftrekkings en bykomende betalings

Hier is hoe om vorm W-2 te maak

Werkgewerinligting
Vir elke W-2 wat u voorberei, moet u inligting oor u besigheid insluit: Werkgewer ID nommer (EIN) en werkgewer se naam en adres.

Beheernommer
U kan 'n interne beheer nommer op elke W-2 byvoeg as u baie werknemers betaal. U kan self die nommer genereer, of u betaalstaatvoorbereidingsagteware kan hierdie nommer genereer.

Werknemersverdienste Jy sal ook nodig hê

  1. Vervolgens benodig u inligting oor werknemers en totale lone en weerhouding vir elke werknemer vir verlede jaar:

  2. Ander betalings. U kan vooraf EIC-betalings (verdienste-inkomste-krediet) (Pos 9) en afhanklike sorgvoordele (vak 10) betaal aan werknemers betaal het.

  3. Inligting oor Aftreeplan Deelneming, Statutêre Werknemers
    Op elke W-2 moet u die toepaslike blokkie nagaan indien die werknemer deelneem aan 'n aftreeplan (Posbus 13) of 'n nie-gekwalifiseerde plan (Posbus 11) indien hierdie werknemer 'n statutêre werknemer is (Posbus 13) of indien die werknemer Ontvangs van derdeparty-siekte betaal (Posbus 13.

  1. Vak 12
    Vak 12 is vir bedrae vir ander vergoeding of verslagdoening, om in 1-4 bokse in te gaan. Van die mees algemene inligting vir vak 12:

    • Ongevorderde Maatskaplike Sekuriteit, RRTA (spoorwegaftrede), of Medicare-belasting, op wenke of groeplewensversekering
    • Keusevoordele tot 401 (k), 403 (b) en ander gekwalifiseerde aftreeplan
    • Nie-belasbare siektevergoeding
    • Goue valskermbetalings
    • Uitsluitbare vergoedde bewegende uitgawes
    • Bydraes tot mediese spaarrekeninge of gesondheidspaarrekeninge
    • Nie-statutêre werknemersopsies
    • Aangewese Roth bydraes onder 401 (k) of 403 (b) planne
    • Koste van werkgewergeborgde gesondheidsdekking, met behulp van Kode DD, volgens die verslagdoeningsvereistes van die bekostigbare versorgingswet
  2. Box 14
    Inskrywings in vak 14 is vir ander aftrekkings of vergoeding wat vir hul belastingopgawes aan werknemers bekend gemaak moet word. Byvoorbeeld

    • Na-belasting pensioen
    • Outomatiese vergoedings
    • Spesiale belasting vir Kalifornië, New York, New Jersey en Washington
    • Liefdadigheidsbydraes afgetrek van werknemervoordele
    • Gesondheidsversekering en byvoordele aftrekkings
    • Uniforme aftrekkings ( vir koste van uniforms )
    • Uittreksels uit die Unie
    • Niebelasbare inkomste
    • Voertuiguitgawes ingesluit in lone (100% van die huurwaarde van voertuig wat aan werknemer verstrek is en ingesluit in vak 1 lone)
    • Daar is ook 'n boks vir items wat nie van werknemers afgetrek is nie
  1. Staats- en Plaaslike Inligting
    In hierdie afdeling gaan jy inligting oor staats- en plaaslike lone en weerhouding in. Tik:

    Let daarop dat daar ruimte is vir twee state en twee plekke op die vorm. As iemand gedurende die jaar meer as twee state of plekke gewerk het, gebruik 'n tweede W-2 om die bykomende inligting in te sluit.

    • Jou twee-letter-staats-kode en jou besigheid se staatsbelasting-ID-nommer (kyk met jou staat se departement van inkomste) (Posbus 15)
    • Staats lone (Posbus 16)
    • Staat inkomstebelasting teruggehou (Posbus 17)
    • Plaaslike lone, indien enige (Posbus 18)
    • Plaaslike inkomstebelasting teruggehou (Posbus 19)
    • Pleknaam (Posbus 20)
  2. Kyk vir akkuraatheid
    Spandeer tyd om seker te maak dat die inligting wat u aan werknemers voorsien (en uiteindelik aan die Social Security Administration en IRS) akkuraat is. Kontroleer u totale betaalstaatregister vir die jaar en voer 'n W-3 uit om die akkuraatheid van al die inligting wat u in te dien, te verseker.

  3. Voorgedrukte vorms
    As u u eie W-2-vorms druk, kan u dit van verskeie bronne verkry:

    Die W-2 is 'n veelvuldige vorm. Hier is die bladsye van hierdie vorm:

    • Die IRS Forms Order-webwerf (neem 7-15 dae)
    • 'N Aanlyn vorm verskaffer of kantoorvoorraadwinkel.
    • Kopie A gaan na die Social Security Administration. Kopie A word gewoonlik op 'n rooi vorm gedruk.
    • Kopie 1 is vir die stad, staat of plek
    • Kopie B is vir liassering met die werknemer se federale belastingopgawe
    • Kopie C is vir die werknemer se rekords
    • Kopie 2 is 'n ander kopie vir 'n ander stad, staat of plek
    • Kopie D is vir die werkgewer se rekords.
  4. Druk W-2s
    Druk die vorms uit, maak seker dat hulle ooreenstem met 'n voorafgedrukte formaat as jy een het.

  5. Versprei die W-2s

    • Aan die Werknemer: Kopieë B, C, 1 en 2
    • Aan die Maatskaplike Sekuriteitsadministrasie - Kopie A. Die SSA vereis dat u teen die einde van Februarie afskrif A van elke werknemer se W-2, saam met vorm W-3, moet stuur .
    • Hou kopie D vir jou rekords.
  6. Nog steeds verward oor vorm W-2? Antwoorde op u vrae oor 2011 W-2 vorm

Wenke vir die voorbereiding van vorm W-2

  1. Jou besigheid se staatsbelasting-ID nommer is NIE jou staatsverkoopsbelasting-ID nommer nie. Baie state gebruik die federale belasting ID nommer (EIN) en voeg syfers aan die einde. Kontroleer met u staatsdepartement van inkomste vir inligting.
  2. Wenkinkomste. Werknemer tip inkomste ek is onderhewig aan sosiale sekerheid belasting en Medicare belasting, insluitende die addisionele Medicare belasting.
  3. Vak 12 - Meer as 4 Items
    As jy meer as 4 items vir Box 12 het, moet jy die addisionele items op 'n tweede W-2 plaas. Maar sluit nie die werknemer se loon en weerhou op hierdie addisionele W-2 in nie.
  4. Vorm W-3 , saam met Copy A van alle werknemers W-2 vorms, is te danke aan die Maatskaplike Sekuriteitsadministrasie teen 31 Januarie. Wanneer jy die W-3 voltooi het en jy het al die W-2 vorms, stuur dit aan werknemers so gou as moontlik, dus het hulle die geleentheid om die vorms te hersien. As hulle foute vind, kan u dit regmaak voordat u die gekonsolideerde verslag teen 31 Januarie aan die SSA stuur.
  5. Vrywaring
    Die inligting in hierdie "Hoe om" is vir algemene doeleindes, om u te help om die inligting te versamel wat u benodig om W-2-vorms voor te berei en te druk. Dit is nie bedoel om belastingadvies te wees nie. Hierdie inligting probeer op geen manier omvattend of om al die inligting wat in u W-2-vorms ingesluit moet word, te vertel nie. Praat met jou belastingadviseur vir inligting oor jou spesifieke situasie.
  6. Terug na die filing van die jaarlikse loon- en belastingverslae