Om gewaarsku te word, is voorarm. Voordat u W-2 vorms aan werknemers stuur en hierdie vorms inskryf by die Social Security Administration (saam met transmittale vorm W-3 ), hersien hierdie algemene foute om probleme te vermy.
Filing W-2 Vorms Laat
Vanaf die belastingjaar 2016 is die indieningsdatum vir W-2-vorms (en 1099-vorms) tot 31 Januarie verskuif. Jou 2017 W-2 vorms vir werknemers moet voor 31 Januarie by die Social Security Administration ingedien word. , 2018.
Daar is strawwe vir laat liassering. Lees meer oor die nuwe sperdatums vir W-2 en 1099-vorms.
Gebruik die verkeerde jaar se W-2 vorm
Gebruik die W-2-vorm vir die jaar wat die inkomste belasbaar was, nie die jaar waarin u die vorm ingedien het nie. Byvoorbeeld, vir werknemersloon in 2015, gebruik die 2016 W-2-vorm ; Hierdie vorm sal aan werknemers gegee word en in 2017 by die Maatskaplike Sekuriteitsadministrasie geliasseer word.
Ontbreek die sperdatums. U moet W-2 vorms aan die werknemers voorsien nie later nie as einde Januarie, en u moet hierdie vorms aan die Maatskaplike Sekuriteitsadministrasie voorle nie later nie as einde Februarie. Die sperdatums verander elke jaar, afhangende van wanneer die datum op die kalender val. As die sperdatum op 'n naweek of vakansie is, word die datum verskuif na die volgende werksdag. Hier is die presiese sperdatums vir die jaarlikse loonbelasting vir die huidige jaar.
Gebruik nie die goedgekeurde W-2-vorm nie
Jy kan nie die W-2-vorm aflaai nie, kopieer en gebruik dit.
Die rooi op A is 'n spesiale ink. U moet die goedgekeurde vorms kry, van 'n kantoorvoorsieningsmaatskappy, die IRS, of van 'n sagtewaremaatskappy. Lees meer oor waar jy goedgekeurde W-2 vorms kan kry.
In gebreke bly om sosiale sekerheid te weerhou
Instandhouding van sosiale sekerheid moet vir elke jaar met die maksimum belasbare lone vir die sosiale sekerheid gestop word.
(Hierdie maksimum veranderinge in die meeste jare om die lewenskoste te weerspieël.) Alhoewel dit nie spesifiek 'n W-2-fout is nie, is dit algemeen en sal dit veroorsaak dat u 'n oordrag van die sosiale sekerheidslone vir 'n werknemer oorskryf. U moet dan die oorskot aan die werknemer terugbetaal en die W-2 en Vorm 941 , die kwartaallikse loon- en belastingverslag vir enige kwartaal wat die oorskot weerspieël, regstel. As die werknemer byvoorbeeld in September die maksimum vir die behoud van sosiale sekerheid bereik het, moet jy die vorm 941 vir die derde kwartaal verander.
Stuur W-2 Vorms na die IRS
Maatskaplike sekerheidsvorme moet teen einde Januarie aan werknemers gegee word en teen einde Februarie by die Maatskaplike Sekuriteitsadministrasie ingedien word, tesame met die oordragvorm W-3, wat al die inligting van alle W-2's ophoop.
Versuim om 'n IRS-opheffing te kry vir nie-e-fling
Werkgewers wat 250 of meer W-2 vorms indien, moet 'n kwytskelding kry as hulle nie e-lêer wil hê nie. Lees meer oor hoe om 'n kwytskelding te kry van die indiening van W-2 vorms elektronies (PDF).
Die maak van hierdie algemene vorm foute op vorm W-2
Die mees algemene vorm foute op W-2 vorms sluit in:
- Versuim om desimale en sent op bedrae in te sluit
- Versuim om swart ink te gebruik (maak inskrywings te lig)
- Maak inskrywings te groot of te klein. Die IRS stel voor dat jy 12 pt gebruik. Koerier tipe font vir die druk van W-2s.
- Misvormende werknemer naam. Werknemer voornaam en middel voorletter gaan in die eerste blokkie, die werknemer se naam gaan in die tweede blokkie, en enige agtervoegsel (soos "Jr") gaan in die derde blokkie.
Die gebruik van finansiële sagteware kan u help om baie van hierdie foute op W-2-vorms te vermy, veral vormfoute, en u sagteware kan u waarsku wanneer u die maksimum loonbedrag vir die sosiale sekerheid bereik. Kyk na hierdie artikel op 2012-rekeningkundige programmatuur deur Rosemary Peavler, Gids tot Besigheidsfinansiering, met die fokus op programme wat betaalstaatfunksies insluit.
Hoe om 'n W-2 vorm te korrigeer
U moet teen einde Januarie elke jaar (vir die vorige kalenderjaar) 'n W-2 vorm aan elke werknemer voorsien, maar u moet hierdie vorms nie aan die Social Security Administration (SSA) voorskryf nie. Hierdie vertraging bied tyd vir die regstelling van foute.
As u die fout regstel voordat u met SSA inskryf, maak net die regstelling en dien die gekorrigeerde vorm in.
As u die fout vind nadat u by die SSA ingedien het, moet u 'n gekorrigeerde W-2 saam met 'n gekorrigeerde oordragvorm W-3c indien.
Lees meer inligting oor hoe om regstellings in 'n W-2-vorm te maak, nadat u dit by die Social Security Administration ingedien het.