Elke jaar moet werkgewers 'n verslag aan werknemers stuur wat hul totale lone en aftrekkings toon, sodat die werknemers die inligting oor hul inkomstebelastingopgawes kan insluit. Die verslae moet ook by die Social Security Administration ingedien word. Hierdie verslag is 'n W-2 vorm.
Voordat jy W-2 vorms voorberei en stuur aan werknemers en die Social Security Administration, volg hierdie stappe om seker te maak dat alles glad verloop.
01 - Maak seker dat u werknemers korrek geklassifiseer het as werknemers
'N Werknemer is 'n werker wat werk onder die werk van 'n werkgewer uitvoer. In die algemeen is enigiemand wat dienste vir 'n organisasie verrig, 'n werknemer as die organisasie kan beheer wat gedoen sal word en hoe dit gedoen sal word.
Aan die ander kant is 'n onafhanklike kontrakteur 'n individu of besigheid wat dienste aan 'n ander individu of besigheid lewer. Die onafhanklike kontrakteur is 'n afsonderlike sake-entiteit en word nie as 'n werknemer beskou nie. Enkele voorbeelde van onafhanklike kontrakteurs is konsultante, agente of makelaars. Die werk van onafhanklike kontrakteurs is dikwels toevallig of nie noodsaaklik vir die besigheid nie; byvoorbeeld, 'n skoonmaakdiens, betaalstaatverwerker of IT-diens.
Lees meer oor die klassifikasie van werkers as werknemers of onafhanklike kontrakteurs , en raadpleeg 'n diensadvokaat vir hulp.
02 - Kontroleer Verspreiding en Filingsdatums vir die huidige jaar
Twee stappe is betrokke by die W-2 proses. Die eerste stap is om die W-2 vorms aan werknemers te versprei. Die tweede stap is om hierdie vorms in te dien by die Social Security Administration. (SSA)
Die sperdatum vir beide verspreiding aan werknemers en indiening by die SSA is 31 Januarie van die volgende jaar. Dit is 'n nuwe vroeëre sperdatum vir die SSA-indiening is ingestel om belastingbedrog te voorkom. Lees meer oor die W-2 en 1099 deadlines.
Maak seker dat jy vroeg in Januarie hul vorms aan hul werknemers gee, sodat hulle tyd het om hulle te hersien om foute te voorkom.
03 - Kontroleer Werknemer W-4 Vorms
Werkgewers moet te alle tye 'n W-4-vorm op lêer hê. Vorm W-4 bevat inligting wat nodig is om die bedrag van 'n werknemer se federale inkomstebelasting weerhouding te bepaal, met behulp van huwelikstatus, aantal afhanklikes en enige bykomende bedrae wat weerhou moet word.
Vorm W-4 moet by huur voltooi word en die werknemer wil enige tyd verander. Die werknemer moet die W-4-vorm verander indien die persoonlike inligting van die werknemer (insluitende huwelikstatus en aantal afhanklikes) verander of die werknemer se adres verander. Die werknemer kan ook die W-4-vorm te eniger tyd verander om die bedrag van die weerhouding te verander .
Werkgewers moet elke jaar voor die einde van die jaar alle werknemers versoek om die W-4-vorm te hersien om seker te maak dat die persoonlike inligting akkuraat is.
Om seker te maak dat werknemers akkurate en huidige inligting op vorm W-4 het, sal u help om W-2-vorms op te stel en te versprei.
04 - Versamel betaalstaatinligting vir W-2 vorms
Eerstens sal u basiese inligting oor u maatskappy vir alle W-2-vorms benodig:
- Jou maatskappy se werkgewer ID nommer
- Die naam, adres en poskode van die besigheid
- En jou maatskappy se staatsbelasting-identifikasienommer
Dan moet u inligting oor elke werknemer versamel, sowel as persoonlike inligting en betaalstaatinligting:
- Werknemer naam en adres en sosiale sekerheid nommer of ander belasting ID nommer
- Bedrag betaal aan daardie werknemer: totale lone, wenke en ander vergoeding
- Bedrag van federale inkomstebelasting teruggehou
- Maatskaplike sekerheidslone (tot die maksimum bedrag van die Sosiale sekerheid vir die jaar)
- Medicare lone en wenke en Medicare belasting teruggehou, insluitend die addisionele Medicare belasting vir hoë-inkomste werknemers.
- Toegewysde werknemer wenke betaal
- Afhanklike sorgvoordele betaal, en ander voordele belasbaar aan die werknemer
- Vir elke staat waar die werknemer gewerk het, het die staat se lone en wenke betaal en die staat se inkomstebelasting teruggehou
- Plaaslike lone en wenke betaal en plaaslike inkomstebelasting teruggehou.
05 - Hersien W-2 Verwerking - Hoe sal W-2's geskep word?
As jou maatskappy nuut is op die betaalstaatverwerking, of as jou loonstaatsituasie onlangs verander het, is dit 'n goeie idee om die proses van die vind, voltooiing en verspreiding van die jaarverslae aan werknemers te hersien. U kan W-2 vorms kry van 'n kantoorvoorraadwinkel, u CPA, van belasting- of rekeningkundige sagteware, of van die IRS.
Nota: Jy kan nie W-2 vorms van die IRS of elders op die internet aflaai nie. Kopie A van die W-2 vorm is in 'n spesifieke kleur van rooi ink en kan nie gedupliseer word nie. U moet die spesifieke IRS-vorm van Afskrif A by die Maatskaplike Sekuriteitsadministrasie inlewer (dit is die kopie wat u aan die einde van Februarie by die sosiale sekerheid hou.)
Hier is 'n paar opsies vir die voorbereiding van W-2 vorms:
- Gebruik rekeningkundige sagteware . As u slegs 'n paar werknemers het en u rekeningkundige sagteware gebruik, kan u 'n byvoeging koop om W-2-vorms voor te berei met hierdie sagteware.
- Gebruik belastingvoorbereidingsagteware. As jy een van die gemeenskaplike belastingvoorbereidingsprogramme gebruik, óf aanlyn of in 'n lessenaar-weergawe, en jy het die besigheids weergawe van hierdie sagteware gekoop, gaan kyk of W-2 verwerking ingesluit is. Shirley Elmblad, Gids tot Finansiële Sagteware, het 'n artikel oor belasting sagteware resensies
- Gebruik gekoopte W-2 vorms . Die hoofkantoorvoorsieningsmaatskappye het voorafgedrukte W-2 vorms vir gebruik met sagteware op 'n CD wat u toelaat om die inligting vir hierdie vorms handmatig in te voer en uit te druk op u drukker.
Wat ook al die metode wat u gebruik om W-2-vorms te voltooi en te druk, moet ook W-3 transmissie vorms hê .
06 - Besluit hoe om W-2 vorms aan werknemers te versprei
Sodra jy W-2-vorms geskep het, is jou volgende besluit hoe om dit aan werknemers te versprei. Onthou dat die sperdatum vir die verspreiding van W-2 vorms aan werknemers 31 Januarie van die jaar wat volg op die belastingjaar. Byvoorbeeld, werkgewers wat nodig was om 2016 belastingjaar W-2s te versprei, het tot 31 Januarie 2017 om hulle te versprei.
U het twee opsies vir die verspreiding van gedrukte W-2 vorms aan werknemers: óf pos of versprei dit persoonlik aan werknemers. As 'n werknemer persoonlik sy W-2-vorm optel, kan u die werknemer teken dat die vorm opgehaal is, om vrae te vermy of dit gedoen is.
07 - Kontroleer foute voordat u W-2 vorms aan werknemers stuur
Om probleme te verminder en W-2-vorms weer te stuur, moet u die W-2-vorms vir foute nagaan deur van hierdie kontrolelys gebruik te maak. Gewone W-2 foute sluit in die gebruik van die verkeerde jaar se vorm, versuim om inligting in te sluit, inligting in die verkeerde blokkie te plaas en versuim om die maksimum sekuriteitsbeveiliging op te hou.
08 - Hantering van werknemerversoeke vir duplikaat W-2 Vorms
Werknemers mislei of verloor W-2-vorms dikwels en hulle kan na u betaalstaatafdeling kom en 'n duplikaat van hul W-2-vorm aanvra. Voordat jy W-2-vorms versprei, oorweeg hoe jy hierdie versoeke sal hanteer:
- As u die vorms intern gedruk het, kan u die W-2-vorm net herdruk en dit aan die werknemer stuur of pos.
- As die vorm deur 'n buitelandse betaalstaatdiens voorberei is, kan hulle u vra vir die koste van herdrukking en pos van die vorm. U kan werknemers aanspreek vir 'n eerste duplikaat vorm, of 'n tweede duplikaat in 'n jaar (dit gebeur!).
Wat jy ook al besluit, is dit 'n goeie idee om jou beleid rakende duplikaatvorms aan werknemers te kommunikeer. Om 'n lading vir duplikaatvorms te hê, kan dalk uiterste lyk, maar dit kan afneem op die aantal verlore vorms waaraan jy moet voldoen.
09 - Filing W-2 en W-3 Vorms by die Maatskaplike Sekuriteitsadministrasie
Nadat u besluit het om W-2-vorms voor te berei en hierdie vorms aan werknemers te versprei (teen 31 Januarie van die jaar wat volg op die belastingjaar), is u volgende besluit om te bepaal hoe u hierdie vorms by die Social Security Administration (SSA) .
Alle W-2 vorms moet by die Social Security Administration ingedien word, tesame met 'n oordragvorm W-3 . Twee opsies vir die indiening van hierdie vorms:
- U kan aanlyn aanlyn by die afdeling Besigheidsdienste aanlyn van die webwerf vir sosiale sekerheid aflaai . U moet eers registreer, en voltooi die toepaslike vorms aanlyn. As u aanlyn met die BSO inskryf, hoef u nie W-3-vorms in te sluit nie.
- U kan ook voltooide W-2 vorms saam met Form W-3 aan die Maatskaplike Sekuriteitsadministrasie stuur.
Hier is meer inligting oor hoe om 'n W-3-vorm voor te berei .
10 - Kontroleer staatsregulasies vir die verspreiding van W-2 vorms
Wanneer u 'n W-2 vorm vir 'n werknemer voltooi, word een gedeelte van die vorm (Kopie 1) aangewys om aan die staat waar die werknemer werk, ingedien te word. As die werknemer in meer as een staat werk, moet u 'n afskrif van die W-2-vorm aan elke staat voorlê.
Elke staat het verskillende vereistes vir die indiening van W-2 vorms en enige transmittale vorms. Gaan met u staat se belastingowerheid of staatsinkomste afdeling om daardie staat se vereistes te leer.
UPDATE: Baie lande voldoen aan die nuwe vroeë 31 Januarie sperdatum vir die indiening van W-2's by die SSA.
Lees meer oor staatsloonbelasting.