Leer die sleutels om te bly georganiseer
Hoe gebeurtenis beplanners bly georganiseer
Organisasie is een van die vele sleutels tot sukses vir die meeste gebeurtenisbeplanners. Nie net kan organisatoriese vaardighede bemeester nie, maar dit kan ook jou kreatiwiteit as 'n gebeurtenis beplanner verbeter sodat jy die groter prentjie kan sien en buite die boks kan dink en weet dat jy 'n ferm hanteer het op die besonderhede. Hier is 'n paar maniere waarop suksesvolle gebeurtenisbeplanners georganiseer word.
Skep Event Binders
Die skep van gebeurtenis- en gebeurtenisbeplanningsbinders is waarskynlik die mees doeltreffende manier om georganiseer te word vir die beplanning van seminare, konferensies, interne opleidings, uitvoerende vergaderings en alle soorte gebeurtenisse. Terwyl baie gebeurtenisbeplanners beweeg na meer elektroniese en digitale organisasie gereedskap, kan fisiese binders dien as die plek vir die belangrikste gebeurtenis en programbesonderhede. Hou van kopieë van sekere dokumente, notas en ander besonderhede kan 'n lewensredder wees oor die lewe van 'n gebeurtenis.
Ideaal gesproke moet elke gebeurtenis en / of program 'n eie bindmiddel hê. Afhangende van die kompleksiteit van u gebeurtenis, kan u bindmiddel verskeie afdelings insluit, insluitend:
- Reisplan / Agenda
- Sleutelkontakte
- deelnemers
- kommunikasie
- kontrakte
- Banket Gebeurtenis Bestellings
- Vermaak
- Akkommodasie / Kamerlys
- Aankomelinge / afwykings
- aktiwiteite
- geskenke
- begroting
- diverse
Met jou gereelde gebeurtenisbeplanningsbinder gereeld opgedateer, kan jy maklik inligting met jou interne kollegas en kliënte deel, selfs al gee hulle nie baie tyd om voor te berei nie.
Gebruik Event Planning Software of Online Document Storage
Terwyl u gebeurtenisbindings al die belangrikste besonderhede van elke gebeurtenis in harde kopie moet insluit, moet die res van u verwysingsnotas, idees en korrespondensie ook georganiseer en saam gehou word. Vandag gebruik baie gebeurtenisbeplanners geleentheidsbeplanning en bestuursprogrammatuur, maar baie meer kyk na aanlyn-lêeropbergopsies om georganiseer te word.
Aanlyngereedskap soos Google Drive en Dropbox kan 'n georganiseerde plek bied vir allerhande elektroniese dokumente vanaf sigblaaie na fakture. Met hierdie instrumente kan u dokumente oplaai, stoor en organiseer in aanlyn-lêers en dopgehou waar hulle van oral beskikbaar kan wees. U kan dokumente op u skootrekenaar, slimfoon of tablet oopmaak. U kan die lêers ook maklik aan e-posse koppel of die dokument met kollegas, verkopers en kliënte deel. Dit kan die perfekte organisasie oplossing wees vir gebeurtenis beplanners wat altyd op die pad is.
Die organisatoriese onderste lyn
Uiteindelik is die manier waarop u u dokumente, notas en korrespondensie organiseer.
Elke gebeurtenis beplanner het 'n ander stelsel wat vir hulle en hul gebeure werk. Die belangrikste faktor moet altyd toeganklikheid en gereedheid van inligting wees. Maak dus seker dat enige stelsel wat jy gebruik, vinnig en maklik die inligting soek wat jy soek.