Daar is veranderlikes om te oorweeg wanneer jy jou keuse maak. Dit sluit in die doel van jou gebeurtenis, die begroting waarmee jy werk, jou rede vir eksterne verhuring, en die beskikbare kandidate vir die werk. Gelukkig is daar 'n paar uitstekende hulpbronne wat maatskappye kan gebruik om die beste gebeurtenis beplanner of produsent te kies. help om hul maatskappy gebeurtenis te skep.
Gebruik die volgende handleiding om u te help bepaal of u 'n gebeurtenis beplanner benodig vir u volgende maatskappy gebeurtenis of, indien u dit doen, hoe om die beste kandidaat vir die werk te kies.
Bepaal u gebeurtenisdoelwit en benodig gebeurtenisbeplanner
Die meeste mense dink dat die huur van 'n buite-gebeurtenis beplanner of spysenier begin deur die gebeurtenis se begroting te bepaal , maar die waarheid is dat dit belangriker is om te begin deur te definieer waarom jy 'n gebeurtenis in die eerste plek wil hou. Voordat u uitreik na 'n eksterne of interne hulpbron wat u sal help om die gebeurtenis te beplan, wil u in staat wees om die belangrike doelwitte van die gebeurtenis te deel. Beantwoord jou relevante vrae oor wie, wat, waar, wanneer, hoekom en hoe-daar sal genoeg tyd wees om aanpassings later te maak.
Sodra jy jou doelwitte gedefinieer het, sal ' n paar duidelike idees begin om na vore te kom oor watter tema en boodskap jy op jou geleentheid wil oordra, maar die belangrikste is dat jy wil bepaal watter aktiwiteite en dienste jy nodig het om die eksterne hulpbron te hanteer namens jou.
Jy sal wil bepaal watter begroting jy vir 'n beplanner het, en as hulle sal help om die lokaal te kies, die spyskaarte te bou en aanbevelings te maak oor kos- en drankopsies, bronsprekers en vermaak, wees ter plaatse vir die dag van produksiebehoeftes, en / of help om belangrike kommunikasie dokumente soos uitnodigings en gaslys te skep.
As jy jou gebeurtenis alleen beplan en nog een van hierdie behoeftes het, is dit moontlik dat jy 'n gebeurtenisbeplanner wil huur om hierdie take en verantwoordelikhede te bestuur.
Gebruik plaaslike bronne om 'n gekwalifiseerde gebeurtenisbeplanner te vind
Dikwels dink mense dat die woord van die mond die beste manier is om 'n gebeurtenis beplanner vir hul verjaarsdagpartytjie, ontbyt besigheidsbyeenkoms, naweek-retraite of ander soort gebeurtenis te huur, en hoewel dit beslis help, is dit waarskynlik nie die mees effektiewe benadering nie.
As jy die beste gebeurtenis beplanner vir jou affêre probeer vind, is dit die beste om iemand wat ervare is, te ondersoek en 'n sterk reputasie in die gemeenskap van gebeurtenisbeplanners te hê. Woord van mond bied 'n geleentheid vir maklike verkope vir 'n beplanner wat nuwe kliënte wil vind, maar eweknie-reputasie is baie effektief.
Ongeag of dit 'n sosiale gebeurtenis of 'n korporatiewe vergadering is, oor die algemeen bly die reëls van die huur van 'n gebeurtenis beplanner of spysenier dieselfde: jy wil iemand aanhê wat kundigheid het om jou soort gebeurtenis te skep.
Oorweeg hoofstukke van professionele lidmaatskapsgroepe of kyk na die nasionale of plaaslike hoofstuk van Meeting Professionals International, die Internasionale Spesiale Gebeurtenisvereniging, die Nasionale Vereniging van Spysenier-bestuurders.
Dit is ook relevant om uit te vind wie artikels in hul bedryf publiseer.
As jy wil weet wie 'n reputasie het om dienste of kundigheid in 'n bepaalde mark te lewer, kyk gerus by die plaaslike kongres- en besoekersburo, soveel gebeurtenisbeplanners is aktiewe lede, en hulle hou ook verhoudings met plaaslike kamers van handel. 'n Ander manier om deskundiges te bereik, is om uit te reik na die verkoopsafdeling van die hotelkonvensie. Hulle sal met jou deel wat hulle vertrou.
Onderhoude en bespreking van gebeurtenisbehoeftes met aansoekers
Die meeste gebeurtenis beplanners sal gretig wees om van u spesifieke gebeurtenis te hoor, maar gee hulle eers kortliks besonderhede en fokus meer op hul kundigheid tydens die aanvanklike ronde onderhoude. Gedurende watter tyd moet u die aantal kandidate na die drie sterkste aansoekers.
U moet dan elke gebeurtenis beplanner of hul firma versoek om inligting oor hul besigheid te deel, ervaring met vorige gebeure en hoe hulle beplan vir gebeurlikheidsgevalle. Wees noukeurig op die wyse van die aansoeker se reaksie en enige opvolgvrae wat hy of sy mag hê. vir jou maatskappy, die geleentheid, of sy doelwitte.
Goeie beplanners sal jou deur 'n bespreking loop om te leer oor jou algemene doelwitte, tydlyn, begroting, gastentelling en persoonlike voorkeure. Goeie beplanners sal jou vrae stel oor jou organisasie en leer oor jou doelwitte en jou spesifieke gebeurtenis. Kyk vir hierdie tekens wanneer jy met onderhoudvoering gaan soek om kandidate te vind wat van die res uitstaan.
Alhoewel dit nie altyd moontlik is om persoonlik in die eerste ronde onderhoude te ontmoet nie, veral as u program buite die dorp is, kan dit 'n kritieke stap wees om die regte beplanner of produsent vir u geleentheid en maatskappy te kies.
Gesig-tot-aangesig vergaderings bied insig bo die beplanner se kundigheid of ervaring in sy of haar verslag met die span in u onderneming wat hierdie geleentheid sal help skep - u sal 'n kandidaat wil kies wat nie net 'n goeie rekord het vir die lewering van kwaliteit gebeure, maar ook een wat saam met jou span kom.
Opsies val en 'n keuse maak
Dit is nie goed genoeg om op jou derm instinkt te gaan nie, die raad van jou vriende of selfs kollegas en kollegas, of die persoon-byeenkoms alleen. Dit is jou gebeurtenis en jou naam en jou reputasie sal daarmee gepaard gaan. moet ook jou kandidate se verwysings nagaan. Maak seker dat u vra vir name van kliënte waaraan die kandidate voorheen gewerk het, maar ook in elke beplanner se geskiedenis grawe om gebeurtenisse wat hy of sy dalk nie genoem het te vind nie. U kan dalk uitvind dat hy of sy 'n paar gebeurtenisse met 'n spesifieke kliënt wat nie maak nie sy of haar CV nie.
Sodra jy bevestig het dat 'n kandidaat goed met jou onderneming gaan, bewys hy kundigheid in die veld en het hy 'n redelike goeie begrip van die gebeurtenis wat jy met hom of haar wil produseer. Dit is tyd om jou keuse te beperk en na te luister. sy of haar idees oor die geleentheid. Op grond van jou doelwitte en idees sal 'n goeie geleentheidsbeplanner jou 'n plan bied wat jou help om jou tema te bereik. As dit 'n privaat aand en aandete vir 'n intieme groep mense is, moet die beplanner jou kom met idees wat baie van die besonderhede vir jou program.
Op hierdie stadium moet die gebeurtenisbeplanner jou idees bied wat jou laat voel dat hulle jou begroting geneem het en die waarde daarvan verdubbel het. Dit moet duidelik wees in die manier waarop hulle hul visie vir jou gebeurtenis steek.
Vergelyk jou begroting met die gebeurtenisbeplanner
Op grond van jou gebeurtenis doelwitte, is dit moontlik om 'n algemene begrip te skep van hoeveel dit sal kos vir verskeie elemente van jou program, wat wissel afhangende van die tipe gebeurtenis wat jy aanbied en wat dit insluit. Baie mense wat 'n gebeurtenis vir die eerste keer organiseer, is geneig om in die strik te wees om 'n sjampanje gebeurtenis op 'n bierbegroting te beplan. Daarom gaan baie mense na hul gebeurtenis beplanner om hulp.
'N Ideale kandidaat sal die begroting wat jy aanbied, verander en dit in iets magies verander, maar hierdie idees sal teen 'n prys kom en dit is belangrik dat jy die beplanner moet vra om al sy of haar koste en potensiële bronne te beskryf van hoe hierdie fooie sal gedek word en opgeneem word in die algehele begroting. Eventplannergelde sal wissel van beplanner tot beplanner of gebeurtenismaatskappy tot byeenkoms.
Afhangende van die aard van u gebeurtenis sal u gevra word om deposito's, papierwerk en kontrakte aan die gebeurtenisbeplanner en die geleentheidsplekke en -dienste wat hulle aanbied, te voorsien. Dit is 'n heeltemal aanvaarbare manier om sake te hanteer, maar die beste raad op hierdie punt is om professionele advies te kry en teken nooit 'n kontrak wat nie deur u eie regsadviseur hersien is nie, veral wanneer u met private individue handel wat nie die dieselfde bronne van 'n groot firma.
Bly by jou beplanner en wees voorbereid op vuur en rehire
Die meeste slegte stories wat verband hou met gebeurtenisbeplanning is gewoonlik die gevolg van 'n gebrek aan opvolging. Gebeurtenisbeplanning vereis die effektiewe koördinering van logistiek en die uitstel daarvan aan 'n derdeparty-persoon kan terugvuur as die gebeurtenisbeplanner wat jy gehuur het, nie ten volle aanspreeklik is vir jou maatskappy se doelwitte en doelwitte vir die gebeurtenis nie.
Om hierdie rede moet jy as 'n huurbestuurder nou saamwerk met die beplanner of produsent om te verseker dat elke element van die produksie afgaan sonder om te verseker dat plekke en verskaffers gereed is vir die geleentheid om te verseker dat daar aan elkeen betaal is. verkoper voor en na. Dit is nie te sê die meeste gebeurtenis beplanners lewer nie op hul beloofde dienste nie; Dit beteken eenvoudig dat jy seker moet maak dat die logistiek bevestig is.
As alles volgens plan beplan word, sal jy 'n suksesvolle gebeurtenis en 'n uitstekende gebeurtenisbeplannerhulpbron vir die toekoms hê, maar as die beplanningsproses glad nie vir die skriftelike skriftelike verrigting verloop nie, is dit belangrik om te hersien of die projek is 'n goeie pas by die beplanner.
Alhoewel dit redelik is om geduldig te wees en deur logistiek te werk en enige moontlike misverstande onderweg, as u nie die dienste ontvang wat u wil hê nie, moet u gereed wees om ernstige besprekings te voer. As jy moet, wees gereed om 'n slegte beplanner te brand en te alle tye 'n rugsteunopsie te hê.