Party gebeurtenisbeplanners voel op hierdie stadium 'n gevoel van verligting, wat uiteindelik erken word of bevorder word tot meer uitvoerende rolle vir hul bydraes.
Maar in baie gevalle is dit nie genoeg om eenvoudig 'n groot sake-geleentheid te beplan en uit te voer nie. Besigheidsgebeure word meestal as 'n belegging vir 'n gegewe doel beskou, en gebeurtenisbeplanners moet verstaan hoe om die waarde van hul programme te meet.
Event-meting vir opbrengs op belegging (ROI) of terugkeer op doelwitte (ROO) kan 'n nuwe gebied wees vir sommige beplanners, maar dit is die soort moeite wat sal help om hul betrokkenheid en algehele bydrae tot 'n organisasie uit te brei, verduidelik Tony Lorenz, voormalige CMM, president van Chicago-gebaseerde ProActive, Inc., 'n Freeman Company. ProActive is 'n strategiese en gebeurtenis agentskap wat fokus op ervarings bemarking dienste. Lorenz is nou uitvoerende hoof by AlliedPRA.
Gebeurtenis Meetings Basiese
Die meeste personeellede erken dat meting van hul programme van organisasie tot organisasie verskil. Een rede hiervoor is dat die sakemodelle wyd verskil tussen korporasies, verenigings, niewinsorganisasies en ander.
So, op watter maniere word gebeurtenisbeplanners verwag om hul gebeure te meet?
As 'n gebeurtenis professionele werk op die finansiële kant van 'n organisasie, kan hy of sy verwag word om die gebeurtenis op grond van finansiële besparings te meet. Byvoorbeeld, wat is die totale onderhandelde spaar vir hotelkamers, vergaderruimte, spyseniering, ens?
As 'n gebeurtenis professionele aan die besigheidskant van 'n organisasie werk, word van hom verwag om die gebeurtenis te meet op grond van die program se bydrae tot die algemene sakeplan. Byvoorbeeld, die organiseer van 'n seminaar as deel van 'n algehele produk bekendstelling wat verskeie sake-eenhede behels.
En byna alle gebeurtenis beplanners sal 'n kritiese blik op wat goed gegaan het en wat in die toekoms verbeter kan word. Het die geleentheid binne die begroting gekom ? Was die kliënt tevrede met die uitkoms?
En terwyl elke benadering beslis 'n geldige vorm van meting is, is hulle geneig om slegs op metings te fokus op die mees taktiese vlakke. Event professionals vandag moet op soek is na maniere om hul gebeurtenis bydraes baie meer strategiese te maak.
Strategiese gebeurtenismeting
Lorenz verduidelik die vergadering ROI kan in twee verskillende dimensies gesien word: op die organisasie en deelnemersvlakke:
- Die organisasie kan ROI sien deur al die koste te vergelyk en dit te vergelyk met 'n waarde wat deur die organisasie beraam word. En dan bepaal die finansiële voordele van die gebeurtenis. 'n organisatoriese vlak en op deelnemende vlak.
- ROI op die deelnemersvlak kan op individuele vlak gemeet word en die waarde op 'n per deelnemerbasis skat.
ProActive adviseer kliënte om 'n strategiese, kreatiewe proses om gebeure te beïnvloed, en Lorenz beveel aan om op houdings te meet. Dit is veral effektief vir grootskaalse gebeurtenisse:
- Discovery. Discovery moet vroeg in die proses plaasvind sodat beplanners sleutelbelanghebbendes kan betrek om uiteindelik die inhoud van die vergadering, sprekers, ens. Te definieer. Beplanners moet sleutelbelanghebbendes betrek wat strategiese doelwitte kan definieer vir beide die organisasie wat die geleentheid bied en die vergaderinggangers. Dit kan bereik word deur hulle te vra om 'n kort, ses tot agt oop vrae te voltooi.
- Pre-Event Survey. Dit is die tyd wanneer die vergadering of gebeurtenisbeplanner sekere kwantifiseerbare maatstawwe vir ROI en ROO kan definieer. Maak 'n oorsig van 'n breë voorbeeld van genooides om hul probleme, bekommernisse en behoeftes op verskeie vlakke te identifiseer. Dit sal die beplanner help om meet meetwaardes te definieer vir die ontmoeting van die deelnemers.
- Pre-Meeting Core-7 Baseline. Hierdie stap gee 'n mate aan die ontmoeting se sielkundige en gedragspersepsies oor die items wat tydens ontdekking geïdentifiseer is.
- Kennis / begrip ("Ek weet")
- Menings / persepsies / oortuigings ("Ek stem saam")
- Gevoelens / houdings ("Ek wil")
- Vermoëns / vaardighede ("ek kan")
- Voorneme / toewyding ("Ek sal")
- Gedrag ("Ek doen")
- Besigheids resultate / impak - ROI ("Ek lewer waarde")
- Ontmoetingsontwerp. Met die begrip van belanghebbende doelwitte en deelnemers se persepsies, kan beplanners nou sleutel doelwitte vir die vergadering self definieer en hoe die boodskappe aangebied sal word. Watter soort aanbiedinge? Moet die program interaktiewe werkswinkels insluit? Sal 'n vakkursusvloer nuttig wees om opvoeders op te voed? Watter gereedskap sal jy gebruik om jou boodskap oor te dra en te versterk? Wie behoort as sprekers te dien?
- Hou die vergadering of gebeurtenis.
- Na-Gebeurtenis Opname / Benchmarks. Na afloop van die geleentheid is dit belangrik om te meet hoe goed die program gelewer is op die maatstawwe wat gedefinieer is, gebaseer op die resultate van die ontdekking en voor-opname opname. Het die program lei tot veranderinge in houdings, persepsies, oortuigings, ens? Sal deelnemers optree op die veranderinge?
- Opvolgbesigheidsimpak. Strategiese meting vereis 'n fokus op die langtermyn impak op ontmoetende gedrag. Dit is ook 'n goeie tyd om die finansiële en nie-finansiële impak van die program te bepaal.
Voorstelle om die ontmoetingsmetingsproses te optimaliseer
Lorenz bied ses riglyne aan om byeenkomsbeplanners te help om hul opbrengs op gebeure te verbeter:
- Pas voorafvergadering / voorafvergadering toe.
- Meet sielkundige, gedrags- en finansiële dimensies.
- Gebruik ROI-meting vir groot, belangrike vergaderings
- Meet en volg jaar tot jaar resultate.
- Vestig professionele standaarde en personeelvaardighede.
- Verbeter oor tyd
Voorstelle vir die meting van kleiner gebeurtenisse
Om seker te wees, sal 'n formele meetprogram vir 'n individuele program nuttig wees vir groot, duur gebeure. Maar wat van die res van die sake-geleenthede wat deur die jaar geskeduleer word - is dit moontlik om gebeurtenismetings toe te pas op die honderde kleiner gebeure wat gedurende die jaar beplan word?
Natuurlik.
Lorenz stel voor dat organisasies vyf of ses maatstafvrae identifiseer wat van kritieke belang is vir die organisasie. Meet dan die verskillende gebeure om vas te stel of die reeks gebeure 'n sielkundige, gedrags- of finansiële impak gemaak het.
Aggreger die resultate. Byvoorbeeld, as 'n organisasie gedurende die jaar 30 soortgelyke gebeurtenisse in verskillende markte met soortgelyke maatstawwe hou, kan dit beslis kwalitatiewe en kwantitatiewe maatreëls bied.
"Isoleer die sukses en bou maatreëls daarvandaan," beveel Lorenz aan.
Belangrike belanghebbendes in die organisasie sal die finale uitspraak lewer oor hoe effektief diegene wat betrokke is by 'n gebeurtenis of reeks gebeurtenisse sal bepaal hoeveel krediet gegee moet word aan diegene wat gehelp het om die gebeure te beplan.