Die beplanning van die oudit
Jou werker se vergoedingsversekeraar sal waarskynlik die ouditproses inisieer kort nadat jou werker se vergoedingsbeleid verstryk.
U kan 'n brief van u versekeraar of 'n telefoonoproep ontvang van die persoon wat u oudit aangestel het. Jou toegewysde ouditeur moet die oudit skeduleer op 'n tyd wat vir jou gerieflik is. Die datum moet ver genoeg wees in die toekoms dat u genoeg tyd sal hê om die inligting wat die ouditeur benodig, te versamel. Vra die ouditeur om u 'n opsomming te gee van die data wat hy of sy benodig om die oudit te verrig.
Let daarop dat u aangewese ouditeur 'n werknemer van die versekeraar mag wees of nie. Sommige versekeraars handhaaf 'n interne ouditafdeling wat beman word met hul eie werknemers. Ander uitkontrakteer die ouditfunksie aan 'n onafhanklike ouditfirma. Die proses moet dieselfde wees of die oudit uitgevoer word deur 'n werknemer van die versekeraar of 'n kontrakteur.
Rekords wat jy benodig
Die ouditeur sal verskeie finansiële inligting benodig vir die tydperk wat deur die beleid geouditeer word. Hier is die tipe inligting wat u gevra mag word om te voorsien:
- Rekeningkunde grootboek
- Belastingvorms, veral vorms 941 en 944, Werkgewers Federale Belastingopgawe (kwartaalliks en jaarliks, onderskeidelik)
- Rekords van kontantuitbetalings
- Betalings vir dienste wat deur onafhanklike kontrakteurs verskaf word. Die ouditeur sal moet kontroleer dat hierdie werkers nie u werknemers is nie.
- Betalings vir dienste deur subkontrakteurs verskaf
- Sertifikaat van versekering vir elke subkontrakteur wat u gehuur het
- W-2 en 1099 vorms
- Werksbeskrywing vir elke werker. Maak seker dat dit die werker se pligte akkuraat beskryf.
- Beskrywing van u besigheidsaktiwiteite
- Loonrekords vir die termyn van die polis. Die ouditeur moet alle bronne van betaling wat aan elke werker voorsien word, verifieer (salaris, bonusse, ens.).
- Loonlimietbeperkings van toepassing op uitvoerende beamptes, vennote, eenmansake ens. Wat onder die polis gedek word
- Jou ervaringsgradering werkblad
Sodra u die nodige data versamel het, moet u dit organiseer. Plaas al u betaalstaatrekords (soos W-2 vorms, betaalstubs en oortydrekords) saam sodat die inligting maklik toeganklik is. Plaas ook alle inligting wat verband hou met onderaannemers, insluitende betalingbedrae en versekeringsertifikate, op een plek. Jou pogings sal betaal, die oudit makliker en vinniger maak.
Wat is ingesluit in die betaalstaat?
Jou werker se vergoedingspremie word bereken deur ' n tarief tye jou betaalstaat te vermenigvuldig en dan die uitslag met 100 te verdeel. Die NCCI en meeste staatswerkers vergoedingsowerhede verwys na betaalstaat as vergoeding . Hierdie terme word dikwels uitruilbaar gebruik. Beide beteken die monetêre waarde van die dienste wat u werknemers aan u organisasie verskaf.
Die koste wat ingesluit word in vergoeding wissel ietwat van staat tot staat. Hulle sluit egter gewoonlik die volgende in:
- Bruto salarisse en lone, insluitende terugwerkende salarisse en lone
- Kommissies. Dit sluit in totale kommissies wat deur 'n werker ontvang word en enige trek teen kommissies.
- Bonusse, insluitend voorraad bonusplanne
- Vakansie, vakansie en siek betaal
- Oortyd betaal. In alle, behalwe 'n paar lande, sluit vergoeding oortyd in, bereken teen die reguit tydkoers. Stel byvoorbeeld dat 'n werker se normale uurlikse tarief $ 20 per uur is. As die werker $ 600 vir 20 ure oortyd betaal is, sal jy slegs $ 400 van die oortydbetaling insluit.
- Betalings deur u gemaak wat andersins van werknemersvergoeding weerhou is soos vereis deur die wet vir Maatskaplike Sekuriteit, Medicare of 'n pensioenplan
- Betaling aan werkers op 'n ander grondslag as tyd gewerk. Voorbeelde is stukwerk, winsdeling of aansporingskemas.
- Betaling of toelaes vir handgereedskap of handgereedskap wat werkers gebruik om hul werk te verrig
- Huurwaarde van 'n woonstel of huis wat aan 'n werknemer voorsien word. Ook die waarde van ander verblyf en etes wat deur 'n werker ontvang word as deel van sy of haar betaling
- Betalings afgetrek van werkers se bruto salaris vir aftree-, kafeteria- of spaarplanne
- Loonstaat vir werknemers van onversekerde onderaannemers (sien kommentaar hieronder)
Wat is uitgesluit van die betaalstaat?
Daar is 'n aantal kostes wat tipies uitgesluit word wanneer loonstaat bereken word vir die doel van vergoedingversekeringsversekering. Alhoewel dit per staat verskil, sluit dit dikwels die volgende in:
- Wenke en ander gratifikasies ontvang deur werknemers
- Skeidingsbetaling (behalwe vir gewerkte tyd)
- Afslag op goedere wat van die werkgewer aangekoop word
- Terugbetaalde besigheidskoste
- Betaal vir aktiewe militêre diens
- Uniforme toelaes
klassifikasie
Een van die ouditeurs se primêre take is om te verseker dat die versekerde besigheid behoorlik geklassifiseer word. Werkersvergoedingsklassifikasiestelsels is ontwerp om besighede , nie individuele werknemers, te kategoriseer nie. Die ouditeur sal u maatskappy se bedrywighede hersien om vas te stel of die basiese klassifikasie wat op u polis aangedui is korrek is.
Die basiese klassifikasie is die klassifikasie wat jou algemene besigheid die beste beskryf. Dit is dikwels dieselfde as die regerende klassifikasie (die klassifikasie het die meeste betaalstaat gekry). Veronderstel byvoorbeeld dat jy 'n masjienwinkel bedryf. Sommige van u werknemers werk met draaibanke terwyl ander boorpers of stampmasjiene gebruik. Die spesifieke aktiwiteite wat deur u werknemers uitgevoer word, kan wissel van werker tot werker. Tog pas hulle almal jou basiese klassifikasie, masjienwinkel.
Sommige werknemers kan take uitvoer wat aparte klassifikasies vereis. Byvoorbeeld, in jou masjienwinkel word 'n klerkwerker gebruik wat sy werk in 'n afgeslote kantoor van ander werkers verrig. Hierdie werknemer sal waarskynlik die klassifikasie klerklike kantoorwerknemer toegewys word eerder as masjienwinkel.
Werkersvergoedingsklassifikasiestelsels is uiters kompleks. Jou ouditeur kan jou besigheid herklassifiseer op 'n manier wat jy nie verstaan nie of dit maak nie sin vir jou nie. Vra in hierdie geval die ouditeur vir 'n verduideliking. As jy steeds verwar is oor die veranderinge, vra jou agent of makelaar om hulp.
Vergadering Met Die Ouditeur
Om die oudit uit te voer, moet die ouditeur met u of 'n vertroude verteenwoordiger van u firma vergader. As jy hierdie taak aan iemand anders delegeer, maak seker dat hy of sy:
- ken jou besigheid goed
- verstaan alle fases van u onderneming se bedrywighede
- weet watter take deur elke werknemer uitgevoer word
- verstaan jou maatskappy se werkersvergoedingsbeleid , insluitende die klassifikasies wat dit bevat
- verstaan jou firma se finansiële rekords, insluitend betaalstaatdata, sodat hy of sy vrae van die ouditeur kan beantwoord
Wanneer u met die ouditeur vergader, moet u of u ontwerper koöperatief wees en die ouditeur se vrae so goed as moontlik beantwoord. Moenie inligting verskaf wat nie aangevra is nie.
Soos baie ondernemings, kan u firma 'n buitepos boekhouer aanstel om u rekeningkundige en betaalstaatfunksies te hanteer. Moet u boekhouer namens u namens die oudit vergader? Die antwoord is nee. Jou boekhouer kan die ouditeur die finansiële rekords gee wat hy of sy nodig het om die oudit te doen. Die ouditeur sal egter u perseel moet besoek om 'n fisiese oudit uit te voer.
subkontrakteurs
Baie lande het wette wat aanspreeklikheid oplê op kontrakteurs wat onversekerde onderaannemers huur. Hierdie wette sal op u van toepassing wees as u besigheid as kontrakteur werk, en dit onderaannemers werk aan ander.
Veronderstel byvoorbeeld dat u maatskappy, ABC Construction, 'n onderaannemer genaamd P & J Loodgieter aanstel om pypwerk te doen by 'n gebou wat u opknapping. 'N Werknemer van P & J is beseer op die werk en poog om 'n werkersvergoeding eis in te dien. P & J het egter nie werkers se vergoedingsdekking gekoop nie. In die meeste lande kan die beseerde werker voordele onder jou werker se vergoedingsbeleid soek.
Versekeraars word deur die wet verplig om voordele aan werknemers van onversekerde onderaannemers te bied. So sal u ouditeur u belastingdokumente hersien en kyk vir 1099 vorms wat aan subkontrakteurs uitgereik word. Hy of sy sal seker maak of u 'n versekeringsertifikaat ontvang het van elke subkontrakteur wat u gehuur het. As enige subkontrakteur wat u aangestel het, nie bewys gelewer het van vergoeding vir werkersvergoeding nie, sal die ouditeur u 'n addisionele premie hef vir die versekeringsdekking van daardie kontrakteur.
Die tarief vir 'n onversekerde onderaannemer hang af van die soort werk wat die onderaannemer gedoen het. Byvoorbeeld, as die onderaannemer dakwerk gedoen het, sal die tarief vir die toepaslike dakklassifikasie gebruik word. Die koers sal toegepas word op alle of 'n gedeelte van die koste van die onderaanneming. As die geld wat jy aan die onderaannemer betaal het, net vir arbeid was, dan sal die totale koste (gedeel deur 100) as basis van die premie gebruik word.
Kontrakteur versus Subkontrakteur
As u besigheid nie 'n kontrakteur is nie, is u verantwoordelik vir beserings wat deur werknemers van onafhanklike kontrakteurs u aangeleer word? Die antwoord is oor die algemeen nee. Die kontrakteur bedryf 'n besigheid wat onafhanklik van joune is. So, die kontrakteur is verantwoordelik vir die verskaffing van werkers vergoedingsvoordele aan sy eie beseerde werknemers.
Veronderstel byvoorbeeld dat jy 'n kleinhandelaar besit. Jy huur 'n Fabulous Flooring, 'n vloerkontrakteur, om 'n ou linoleumvloer in jou winkel te skeur en dit met 'n nuwe een te vervang. U gee 'n oorsig van die resultaat wat u wil hê ('n nuwe vloer) en Fabulous doen die werk. 'N Fabulous toesighouer hou toesig oor die vloerwerkers. Die toesighouer stel werkskedules en dikteer hoe werknemers hul werk verrig. As 'n Fabulous werknemer beseer word terwyl jy jou nuwe vloer installeer, moet Fabulous (nie jou firma) aan die werker aanspreeklik wees nie.
Daar is 'n paar situasies waar 'n maatskappy aanspreeklik gehou kan word vir beserings aan werknemers van 'n onafhanklike kontrakteur. U moet dus aandring dat alle onafhanklike kontrakteurs wat u huur huur bewys lewer dat hulle werkversekeringsversekering gekoop het.