Die seminaar is dalk die mees algemene gebeurtenis wat beplanners sal organiseer. En die meeste seminare is geskeduleer as 'n ½ dag of 'n volle dag. Vir diegene wat belangstel in die skep van 'n kontrolelys vir die beplanning van 'n seminaar , bied die volgende 'n hoëvlakstruktuur vir die beplanning en uitvoering van 'n seminaar.
En vir diegene wat 'n multi-dag of multi-sessie konferensie beplan, oorweeg om 'n soortgelyke benadering te neem. Jou tjeklys vir seminaarbeplanning sal egter net langer wees.
01 - Bevestig die doel van die gebeurtenis
- Wie is die gehoor?
- Wat is die onderwerp van die seminaar?
- Waar moet geleë wees?
- Hoekom sal mense bywoon?
- Wat is die seminaar se agenda?
02 - Hersien die Apex Event Specificaties Gids
Die Konvensie Nywerheidsraad het 'n reeks gereedskap opgestel wat as 'n uitstekende bron van beste praktyke beskou moet word, wat die geleentheid of byeenkomsbeplanner sal help om die besonderhede van beplanningsgeleenthede by te hou. Met gratis aflaai gereedskap, sal dit enige gebeurtenis beplanner help om 'n lys van relevante besonderhede te skep. Dit sluit in, maar is nie beperk tot:
- Gebeurtenisprofiel (datum, tye, ligging, kontakte, ens.)
- Event organiseerder / gasheer kontakbesonderhede
- Verskaffer se kontakbesonderhede
- Woonprofiel
- Ruimte benodig
- Kos en drank
- A / V vereistes
- Funksie / kamer opstel
03 - Skep 'n Gebeurtenisprofiel
Sodra 'n beplanner 'n paar van die basiese vrae rondom die geleentheid het, is dit tyd om moontlike lokale vir die vergadering te ondersoek. Dit is belangrik om nou saam met die gebeurtenis organiseerder / gasheer te werk om die tipe plek te bepaal en waar die seminaar die beste vir beide organiseerder en gas kan wees (die lys idees kan eindeloos wees):
- Plaaslike hotel
- Plaaslike konferensie fasiliteit
- Private restaurant ruimte
- Private klub museum / kunsgalery
04 - Oorsig Seminaar Behoeftes en Reqeuest Plek Voorstelle.
Die meeste plekke bied graag 'n skatting vir 'n moontlike seminaar. Die spyseniering of verkope kontak sal die volgende BEO inligting nodig hê:
- Moontlike datum (s) vir die geleentheid
- Aantal deelnemers
- Styl van die kamer opstel (klaskamer, u-vorm, ens.)
- Tyd van die gebeurtenis (rekening vir opstelling / afbreek)
- Voedsel en drank vereistes
- A / V-behoeftes (insluitend skerms, musiek, ens.)
- Kamer opstel
Wenk: Huur 'n A / V-tegnikus wat toegewy sal wees aan u geleentheid vanaf die hotel.
05 - Bevestig en / of Ontwikkel die Agenda
Dit is van kritieke belang dat die gebeurtenis beplanner nou saamwerk met die gebeurtenis organiseerder / gasheer omdat die gebeurtenis agenda gereeld van die eerste gesprek sal verander tot die werklike dag van die gebeurtenis. Die gebeurtenisbeplanner moet gereed wees om die plan aan te pas en nou saam met die lokaal te werk om seker te maak dat alles glad verloop.
06 - Bevestig die BEO-ooreenkoms
Sodra die beplanner die geteikende aantal deelnemers en logistieke vereistes vir die seminaar ken, moet hy of sy die geleentheidsplek en verwante vereistes verseker. Die meeste ooreenkomste moet die beplanner die geleentheid bied om voedsel- en drankbehoeftes tot 'n sekere aantal dae voor die gebeurtenis te verminder / te verhoog. Maar baie ooreenkomste sal dop hoeveel hulle sal toelaat dat 'n groep hoeveelhede verminder, so skat goed.
07 - Skep Event Communications and Materials
Dit is 'n item waaraan sommige beplanners betrokke kan wees, terwyl ander nie kan nie. In wese sal sommige vergaderingbeplanners verantwoordelik wees vir elk van die volgende:
- Skep gebeurtenisuitnodigings
- Druk agenda en ander materiaal
- Beveiligende geskenke / raffles
- Produseer naamwapens
- Stuur gebeurtenis sein en vertoon
08 - Werk noukeurig met Event Host om Logistiek te finaliseer
Voor die geleentheid is daar 'n paar belangrike stappe wat 'n vergadering beplanner voltooi voor die gebeurtenis. Dit sluit in die bevestiging van die volgende:
- Gebeurtenis sprekers
- Gebeurtenis A / V vereistes
- Event deelnemer telling
- Gasheerrolle en verantwoordelikhede
- Gebeurtenis materiaal benodig (kyk verskeie kere)
09 - Event Setup
Maak seker dat u tyd in die BEO-skedule vir gebeurtenisopset toelaat, en dit word aanbeveel om ongeveer twee uur voor die gebeurtenis te arriveer.
Wenk: As die seminaar in die oggend geskeduleer is, vra die verkoopskontak vir die lokaal om jou groep die vorige aand voor te stel (maar laat niks waardevol op die openbare webwerf verlaat nie).
Alle gebeurtenis materiaal, handouts, tekens, vertoon, geskenke, registrasie tafels , naam badges en meer moet gereed wees vir die geleentheid.
Waarskuwing: Sprekers verander soms die skyfies die vorige aand en verskaf nuwe aanbiedings wat 10 minute voor die geleentheid by die kragpunt gevoeg moet word.
10 - Gebeurtenisuitvoering
Nadat jy voorberei het, is dit tyd vir die seminaar. Verwag die volgende:
- Sommige deelnemers sal altyd vroeg aankom.
- Sommige deelnemers sal altyd laat aankom.
- Daar is dikwels 'n soort tegniese glitch.