Dit is een les wat ek vinnig as 'n lokaalkoördineerder geleer het, en ek het later my eie opstellingskontrolelys ontwikkel om kliënte tevrede te hou (en besig) gedurende die stresvolle opstellingstydperk.
Hou jou karre gereed
Die eerste ding wat u kliënt sal wil doen, is om al hul byeenkomste uit hul voertuig uit te pak. Dit kan 'n moeilike taak wees, veral as die parkeersituasie moeilik is om te navigeer. Stel jou voor dat iemand met 'n vrag swaar bokse in jou plek ingaan - wat is die eerste ding waarna hulle sal soek? Die antwoord is natuurlik 'n kar of iets anders wat hulle vrag verlig en die onheilspellende werk van losmaak aansienlik makliker maak. Om karre beskikbaar te hê wanneer hulle in die lokaal stap, is 'n maklike manier om hulle "opgelos" te laat voel net deur op te daag.
Stel die registrasietabelle op
Volgende op die lys van dinge om te doen vir die meeste kliënte, word registrasie opgestel. Dit beteken dat jou plek beter is om al die registrasie-komponente in plek te hê voordat hulle aankom.
Dit sluit alle tafels, stoele, elektriese en vloerlys in. Organisering van naamplaatjies en inleermateriaal sal baie tyd vir die gebeurtenisbeplanners verduur, en hulle hoef nie te wag vir jou om hierdie eenvoudige dinge in plek te kry sodat hulle kan begin nie.
Het al die kamers tafels en linne
Om al die tafels en stoele in die ruimte te plaas, kan natuurlik tyd neem.
Hopelik, as u van 'n vorige gebeurtenis afkom, het u vooraf aan die kliënt gesê wanneer u moet verwag dat al die kamerkomponente ingestel moet word. As jou kliënt stap in 'n kamer met dosyne werkers wat na tafels en stoele stapel, word hulle waarskynlik paniekerig. Ideaal gesproke sal u bedryfspan alles met tafelbeddings opgestel het sodat die beplanners begin kan word met die middelpunt, items, ens.
Kry al die tekens vroeg
Net omdat die hoofbeplanner weet hoe om die gebou te navigeer, beteken dit nie dat haar ondersteuningspersoneel dit doen nie. U kan almal baie onnodige moeite spaar deur die sein in u gebou op te dateer sodra die opstellingstydperk aan die gang is. Hou in gedagte dat verskaffers soos bloemiste en DJ's ook moet weet waarheen om te gaan. Dit is alles wat u voor u byeenkoms met u kliënt moet hersien, maar dit is ook nodig om op die groot dag uit te kyk.
Hersien BEO's en fakture
Weereens, u het hierdie dokumente al verskeie kere gedurende die dae wat aan die gebeurtenis gelei het, gepos, maar dit raak nooit seer om dit een keer te hersien nie. Alhoewel die opstellingstyd hektief is, moet jy 15 minute uitsny om hierdie dokumente saam te kyk. Plekkoördineerders moet 'n pakkie gereed hê vir hul kliënt wat die BEO, kamerdiagram en voornemende faktuur insluit.
Baie min ervare beplanners sal die geleentheid kry om hierdie kritiese referate te hersien.
inleidings
Maak seker dat u die sleutellede van u span na u kliënt bring vir 'n formele inleiding. Hierdie lys sluit in die spysenier bestuurder , banket kaptein, operasionele toesighouer en klank / visuele koördineerder. Dink namens jou kliënt by die bekendstelling van die span - is daar enige besonderhede wat van aangesig tot aangesig met jou bestuurspan bespreek moet word? Om 'n kort gesprek te begin, is 'n effektiewe manier om te verlig wie in beheer van elke area is.
Hierdie kort kontrolelys van gebeurtenisopstelling-items sal 'n lang pad volg om jou kliënt gelukkig te hou by aankoms. As primêre verteenwoordiger vir u plek, is dit altyd die beste om die kliënte u selfoonnommer te gee as daar iets fout gaan terwyl u in u kantoor werk.
Onthou, hulle kan dalk gefrustreerd raak as hulle iets nodig het, maar hulle sal selfs meer gefrustreerd wees as hulle niemand kan vind om hulle te help nie!