Begin nie vroeg genoeg nie
Uitstel is jou vyand. Dit is een van die mees algemene gebeurtenis beplanningsfoute wat u wil vermy.
Versuim om vroegtydig die gebeurtenisbeplanningsproses te begin kan 'n hele paar probleme ondervind. Sodra 'n datum gekies is en jy 'n algemene omvang van jou geleentheid en die begroting het, kry jy werk. Hotelle en ander plekke moet vooraf bespreek word, so veilig is dit so gou moontlik. As u dit nie doen nie, sal u venue keuses beperk en u sal ongelukkig gelaat word met watter plek u ookal beskikbaar is. Gaste sprekers en lewendige vermaak neem ook besprekings voor die werklike gebeurtenis datum. Sodra u afspraakdatum veilig is, doen u navorsing en as u besluit om u keuse van u keuse te kies, kry u 'n kontrak dadelik onderteken.
Om jouself te organiseer met 'n tjeklys vir die beplanning van gebeurtenisse, is 'n ander taak wat dadelik aangepak moet word. Deur al die stappe in die beplanningsproses te bepaal, te bepaal wanneer dit voltooi moet word en 'n rooster vir elkeen te ontwikkel, sal u 'n waardevolle gids hê om u te begin en u op die regte spoor te hou.
Begin te laat is een van die mees algemene gebeurtenis beplanningsfoute.
Nie Kontroleer Vir Kompeterende Gebeurtenisse
Het jy ooit jou geleentheid geskeduleer om net te leer - sodra die beplanningsproses begin het en die afspraakdatum ingestel is - dat daar op dieselfde dag nog 'n wedyweringskompetisie is? Slegs een gebeurtenis sal die skare teken, moenie jou kanse vat en jou vingers oorsteek nie. Diegene wat genooi is, sal jou geleentheid kies.
Vermy die situasie heeltemal.
Doen jou due diligence en kyk na enige gebeurtenis konflikte voordat dit te laat is. Kyk na skedules vir industriële byeenkomste (groot sowel as klein), naby aan vakansiedae, groot sportbyeenkomste en plaaslike byeenkomste wat verwoesting kan veroorsaak vir diegene wat na die geleentheid ry. Sodra jy besluit het op 'n datum vir jou geleentheid, kry die woord aan jou gaste. Die notas 'Stoor die datum' en 'Aankomende gebeurtenisse'-lyste gee diegene wat belangstel die geleentheid om jou gebeurtenis op hul kalenders te merk.
Nie bevestig Verkopers
'N Ondertekende verkoperskontrak is 'n wetlik bindende ooreenkoms en gee jou iets skriftelik om die verskaffer verantwoordelik te hou vir dienste wat hulle moet lewer. Dit beteken egter niks vir u ten tye van die gebeurtenis wanneer u besef dat die ondernemer 'n no-show is nie. Daardie kontrak in die hand sal nie kos vir jou honger gaste bedien of tafels en stoele na 'n leë balsaal aflewer nie. Bevestig met elke verkoper nie een keer nie, maar twee keer. Ja, twee keer . Bevestig die ontvangs van u getekende kontrak op die tydstip waarop u albei die bepalings aanvaar. Bevestig weer voor die gebeurtenis self. Dit is nie die gesprek wat u sal hê oor besonderhede oor voedsellewering of dekor nie; Dit is 'n opvolg om spesifiek te verseker dat u gebeurtenis nog op hul kalender is.
Eventverkopers boek verskeie gebeurtenisse en dit is baie maklik vir jou papierwerk om verlore te raak in die shuffle of misfiled deur iemand anders in die maatskappy. Maak dus seker dat dit nie gebeur deur hulle terug te sirkel om in te gaan nie en te bevestig dat u gebeurtenis en die besonderhede aangaande die datum, tyd en dienste wat voorsien moet word, eintlik op hul skedule is. En hou die verskaffer kontrak geredelik beskikbaar.
Nie 'n "Plan B" hê nie
Om 'n gebeurlikheidsplan te hê, is 'n moet vir enige gebeurtenis, maar spesifiek vir die gebeure wat buite beplan word. Weerstoestande is onvoorspelbaar en as 'n orkaan, swaar windadviserende of freak hail storm dreig om jou gebeurtenis te kanselleer, moet u 'n rugsteunplan hê. Reën datums, alternatiewe gebeurtenis plekke, en 'n aangepaste aktiwiteit skedules is al die opsies as jou buitelug gebeurtenis - of deel daarvan - binnekant verskuif moet word.
Benewens die voorbereiding op weerversekerhede, kan ander ongewone omstandighede ook vroegtydig aangespreek word. Kragonderbrekings kan verminder word deur 'n kragopwekker op die perseel te hê. Oorloop parkering kan verskuif na 'n ander, voorafbepaalde plek. Probleme met hotelkamer beskikbaarheid kan opgelos word deur 'n paar ekstra kamers op u bespreking in u hotelblok te hou . Oorweeg die besonderhede van u gebeurtenis en dink aan die gebiede wat meer vatbaar is vir probleme wat ontstaan. Deur vooruit te beplan en alternatiewe scenario's te ontwikkel, kan jy een van die duurste gebeurtenis beplanningsfoute vermy.
Nie Huur Genoeg Hulp
As dit gaan om die verhuring van gebeurtenispersoneel, is meer beter. Dit sal jou meer geld kos, maar dit kan jou geleentheid red. Stel dit voor: 'n rugsteun van motors wat wag om 'n parkeerterrein te betree terwyl parkeerverskaffers frantelik probeer om tred te hou. 'N lyn van gefrustreerde gaste wat wag om 'n drank te bestel as een bediener sukkel om tred te hou met die vraag. Event registrasie werkers oorweldig deur die groot aantal gaste wat pas aangekom het, sodat moeg reisigers te lank wag om in te gaan. U kry die idee. Met ekstra byeenkoms personeel byderhand om te help tydens besige tye, addisionele diens aan gebiede in nood, probleme op te los wat voorkom of 'n verwelkomende teenwoordigheid om gaste te ontvang met vrae, kan u gebeurtenis van 'n goeie geleentheid tot 'n uitstekende geleentheid verhoog.
Wanneer u die geleentheidspersoneel inhuur , kyk vir daardie personeellede met ervaring wat die tipe gebeurtenis beplan wat u beplan. Huur slegs professionele, hoogs aanbeveel personeel. Onderrig hulle op waaroor jou gebeurtenis handel, die gaste wat bywoon, jou verwagtinge, en wie hul kontakpunt is as hulle 'n vraag of probleem het. Gebeurtenispersoneel - selfs al word dit deur 'n buiteverkoper verskaf - verteenwoordig jou en jou geleentheidsbeplanning. 'N Negatiewe ontmoeting met gebeurtenispersoneel sal voortduur in die geheue van beide die gas en die kliënt en kan selfs die mees goed beplande gebeurtenisse versuur.