Hoe die APEX-inisiatief Korporatiewe Gebeurtenis Beplanning verander het

Die oorspronklike druk om kommunikasie in die gebeurtenisbedryf te standaardiseer

Een van die mees algemene versoeke onder korporatiewe geleentheid en byeenkomsbeplanners is vir gestandaardiseerde gebeurtenisbeplanningsagteware om te help in die kommunikasie tussen professionele kundiges en algehele doeltreffendheid. Terwyl een heeltemal gestandaardiseerde en voorgeskrewe stelsel of programmatuur nog nie deur die bedryf aangeneem is nie, het die Konvensie-industrie-raad (CIC) 'n inisiatief geloods wat 'n ongekende rigting vir gebeurtenisbeplanners, beroepsbeoefenaars van die bedryf en uiteindelik gebeurtenisbeplanningsprogrammatuurontwikkelaars dwarsdeur die land met wat bekend staan ​​as APEX.

Die CIC se Aanvaarde Praktyke-uitruil

APEX staan ​​vir die "Accepted Practices Exchange", 'n inisiatief van die Konvensie-industrieraad (CIC) wat geloods is om die hele vergaderings, konvensies en uitstallingsbedryf te verenig om vrywillige standaarde vir gebeurtenisbeplanningsagteware en ander instrumente te ontwikkel en te implementeer. Ten spyte van sy vrywillige aard, was dit 'n spel-wisselaar in die bedryf.

Meer as 2500 bedryfslede in 60 stede in die VSA en Kanada het deelgeneem aan praktiese besprekings. Meer as 350 professionele beroepslui was sedert 2001 betrokke as vrywilligers. As gevolg van samewerking, het diegene wat by APEX betrokke was, gehoop om die hele wêreld aanvaar te word. praktyke, wat die standaarde vir gebeurtenis beplanning sagteware en ander gereedskap sal definieer. Hierdie inisiatief het uiteindelik ontwikkel tot die skepping van die APEX-gebeurtenisbeplanningsinstrumente, wat 'n reeks hulpbronne vir gebeurtenisbeplanners insluit en die voortgesette ontwikkeling van nuwe gebeurtenisbeplanningsprogrammatuur.

APEX Tools and Resources

Terug in 2001 was die APEX-inisiatief die enigste bedryfswye en samehangende stoot om standaarde vir die beplanning van gebeurtenisse te ontwikkel. Uiteindelik het dit gelei tot die ontwikkeling van gereedskap, templates en beste praktyke riglyne wat baie gebeurtenisbeplanners vandag nog in een of ander vorm gebruik. Al die hulpbronne is steeds beskikbaar vir aanlyngebruik of beskikbaar vir aflaai in Microsoft Word van PDF-formate.

Die gereedskap is gratis beskikbaar.

1. Die Online APEX Industry Glossary
   Hierdie interaktiewe, aanlyn-hulpmiddel is die omvattende verwysing vir die terminologie, jargon en akronieme wat in die vergadering- en gebeurtenisbedryf gebruik word. Dit maak 'n goeie hulpbron om konsekwentheid van terme te verseker en blyk steeds 'n nuttige opleidingsinstrument vir nuwe werknemers te wees.
2. Die ESG (Event Specifications Guide) Sjabloon
   Gebeurtenis beplanners gebruik om die term "hervat" te gebruik vir verwysingsvergaderingspesifikasies. Die akroniem ESG (wat vir die spesifikasiegids staan) vervang hierdie termyn na die bekendstelling van APEX met 'n gestandaardiseerde instrument wat gebruik kan word vir die voorbereiding en deel van volledige instruksies en besonderhede vir gebeure van alle groottes.
3. APEX Behuising & Registrasie
   Hierdie aanvaarde praktyke is ontwikkel vir die versameling, rapportering en herwinning van volledige behuisings- en registrasie data vir vergaderings, konvensies en ander gebeurtenisse. Dit was ook 'n bron vir die hantering van behuisingskwessies soos behuisingsverskaffers, internetkwessies, internasionale behuising en openbaarmaking.
4. Die PER (Na-Gebeurtenisverslag) Sjabloon
   Die vervanging van die ou "geskiedenis" verslae, die Na-Gebeurtenisverslag of PER is steeds die aangewese formaat van die gebeurtenis en vergaderings vir die versameling, berging en deel van akkurate en deeglike verslagdata oor gebeure van alle tipes (hoewel nuwe weergawes bestaan ​​in verskeie programme).

1. Versoek vir Voorstel (RFP) Templates
   Saam met 'n witskrif gepubliseer deur die CIC in samewerking met APEX afgevaardigdes en die Global Business Travel Association (GBTA), bied die CIC steeds standaard RFP formate wat die kerninligting en unieke behoeftes vir 'n verskeidenheid RFP-behoeftes insluit, insluitend: oudiovisuele, bestemming bestuursmaatskappy, diens kontrakteur, enkel fasiliteit, vervoer, funksie skedule, en funksie opstel. Hierdie templates maak dit makliker om die korrekte inligting te verkry, antwoorde te vergelyk, en ingeligte besluite te neem.

Gebeurtenisbeplanning Hulpbronne en Sagteware

Die doel van die APEX-inisiatief van die Konvensie Nywerheidsraad was om die manier waarop professionele personeellede oor die vergaderings en gebeurtenisse bedryf van gebeurtenisbeplanners aan verkopers, verskaffers, kontrakteurs en ander professionele personeellede oor die algemeen verander het.

Voor APEX, sy gestandaardiseerde riglyne, beste praktyke en uiteindelik sy aanlyn-gereedskap en -bronne was kommunikasie die primêre uitdaging vir professionele persone in die bedryf.

Daar is baie verander sedert die vroeë 2000's. Terwyl die idee vir APEX en hierdie doelwitte so vroeg in 1997 begin het, en die CIC hoofsaaklik gefokus het op die konseptuele stadium vanaf 2000-2004 en wag tot 2004 en 2005. Sedert die bekendstelling van die APEX-standaarde en -gereedskap, het baie ander bronne en gebeurtenisse beplanningsprogrammatuur is ontwikkel, maar geen gesag het die CIC oorheers in die voorskryf van bedryfstandaarde van die praktyk nie.