Riglyne vir die sluiting van die kantoor vir vakansie

Die voorbereiding van u kantoor vir 'n tydelike sluiting as gevolg van 'n vakansie of ander rede, is so maklik soos om hierdie kontrolelys te volg. Klaar behoorlik, jou kliënte, verkopers en werknemers sal goed bewus wees van jou geskeduleerde besigheid / kantoor sluiting, en jy kan kwaad kliënte vermy en ontevrede werknemers op jou terugkeer. Daarbenewens kan jy ook geld spaar. Kliënte sal waardeer om te weet hoe lank die besigheid gesluit is sodat hulle nie gefrustreer word deur te wag vir 'n antwoord van jou besigheid terwyl jy weg is nie.

Kantoor vakansie sluiting: Stel werknemers, kliënte en verkopers in kennis

Maak seker dat u belanghebbendes in u maatskappy minstens twee tot vier weke voor die tyd in kennis stel. Werknemers kan in kennis gestel word / herinner word deur 'n insetsel in hul salaris te gebruik. Kliënte kan op jou webwerf en via jou outomatiese assistent-boodskap op jou foonstelsel in kennis gestel word. Verkopers (veral diegene met herhaalde afleweringsskedules) kan per e-pos of gereelde pospos in kennis gestel word.

Stel sekuriteitspersoneel / diens in kennis

Stuur 'n memorandum aan u sekuriteitspersoneel of sekuriteitsdiens wat hulle in kennis stel van die sluitingsdatums. Maak seker dat u noodkontakelys op datum is met sleutelwerknemers telefoonnommers.

Verander outomatiese Attendant Groet

Skeduleer jou outomatiese bediende groet op jou foonstelsel om te besin dat die kantoor gesluit is. Maak seker jy meld ook wanneer die kantoor heropen sal word. As jy nooddienste voorsien (bv. Verhitting en verkoeling, loodgieterwerk, ens.), Moet jy jou bellers vertel hoe om jou antwoorddiens of jou selfoon tydens die afsluitings te bereik.

Stel antwoorddiens in kennis

As jy 'n antwoorddiens gebruik, maak seker dat jy hulle in kennis stel van die datums waarop die kantoor gesluit gaan word en maak seker dat jou kontaklys op datum is met die telefoonnommer van die werknemer wat op die roep is.

Verander Stempos Groete en Skep Outomatiese Antwoord E-pos

As u foonstelsel u0026 # 39; n eksterne oproepe direk kan skakel na jou werknemers se lessenaars, moet jy seker maak dat hulle 'n tydelike of 'buite- kantoor'-voicemailgroet gebruik wat die oproeper weet dat hulle nie op kantoor is nie.

Jou werknemers moet ook die beller laat weet wanneer hulle terugkom en wat om te doen as hulle onmiddellik hulp benodig terwyl die kantoor gesluit is vir die vakansie. Daarbenewens, maak seker dat u 'n Out-Office e-pos outeur skep .

Verminder termostaat

Spaar 'n bietjie energie en 'n bietjie geld deur jou kantoor termostaat terug te sit (of herprogrammering) tydens die staking.

Backup van bedieners

As u kritiese rekenaars en bedieners het, maak seker dat die rugsteunsiklus behoorlik voor en na die afsluitings loop. Verminder jou blootstelling aan 'n ramp deur jou offsite-rugsteun te skeduleer vir 'n vroeë afhaalproses, eerder as om te wag nadat die vakansiestop afgelaai het.

Skakel Kantoor Toerusting

Skakel rekenaars en randapparatuur af

Moenie afskakel nie