Skep 'n professionele out of Office Voice Message

Dit is somer! Tyd om kwaliteit tyd saam met familie en vriende te spandeer en om op vakansie te gaan. Dit beteken dat stemboodskappe en e-posse gewysig moet word om die status van die kantoor te weerspieël. Dit is van kritieke belang dat 'n professionele stemboodskap en Out of Office e-pos outo-antwoord geskep word om kliënte en kollegas te waarsku dat ons 'n breek van die besigheid onderneem.

Belangriker nog, dit is nodig om inligting te verskaf oor hoe om iemand in die besigheid te kontak terwyl hy weg is.

Dit sal baie frustrerend wees vir 'n kliënt om weggedraai te word en nie weet hoe om u te kontak nie. Dit maak nie saak of jou posisie in verkope, diens of selfs produkontwikkeling is nie. Alle kliëntoproepe is belangrik en moet op professionele wyse bygewoon word.

Die inhoud van die e-pos waarskuwende kliënte en kollegas wat per e-pos met u kommunikeer, moet ooreenstem met die inhoud van die stemboodskap wat bellers sal groet. As u Outlook 2010 gebruik en verbind is via 'n Microsoft Exchange-bediener, klik eers op die Lêer-oortjie en klik dan op die ikoon Outomatiese antwoorde.

Dit sal dan begin met die skepping van 'n tydelike e-pos wat gestuur word aan almal wat 'n e-pos gestuur het terwyl u buite die kantoor is. Die outomatiese antwoord word uitgestuur omdat jy hierdie tydelike boodskap aangeskakel het. 'N stap vir stap lys van instruksies vir die skep van hierdie e-pos kan hier gekyk word: Out of Office e-pos vir Outlook Exchange

As jy nie via 'n Microsoft Exchange-bediener verbind word nie, is die proses effens anders omdat daar geen "outomatiese antwoorde" -ikoon op hierdie tipe e-pos rekeninge is nie. 'N stap vir stap gids vir die skep van dieselfde soort e-pos vir nie-Exchange gebruikers kan hier gekyk word: Out of Office vir alle ander

Die volgende stap is om die inhoud van die e-pos te skep wat gestuur sal word aan almal wat u e-pos stuur terwyl u weg is van die kantoor. Hierdie e-pos moet meedeel hoe lank jy buite die kantoor sal wees, hoe jy bereik kan word tydens jou afwesigheid (indien van toepassing) en wie in die besigheid om in plaas van jou te kontak as jy nie wil bereik word gedurende jou tyd weg van die kantoor.

voorbeeld:

hallo,

Dankie vir jou e-pos. Ek is tans buite die kantoor en sal op Maandag 1 Desember terugkeer. Ek sal gedurende hierdie tyd beperkte toegang tot e-pos hê, dus my antwoord kan effens vertraag word. As u onmiddellik hulp benodig, stuur asseblief 'n e-pos aan my assistent, Barbara Colson. Haar e-pos adres is bcolson@xyz.com.

Gelukkige vakansiedae!

Shahira

Microsoft bied templates en ander voorbeelde wat hier gevind kan word: Out of Office templates en voorbeelde. Moenie vergeet om hierdie tydelike boodskap af te skakel wanneer u na die kantoor terugkeer nie. Andersins sal enigeen wat u epos na u terugstuur by die kantoor dieselfde boodskap ontvang.

Noudat jy die uitgaande e-pos geskep het, is dit maklik om 'n soortgelyke, konsekwente uitgaande stemboodskap te skep wat al jou bellers begroet. Gebruik dieselfde woorde uit die e-pos, verwysing wat in u afwesigheid en staat gekontak moet word wanneer u terugkom.

Vir die stemboodskap is dit nodig om die persoon se telefoonnommer in plaas van hul e-posadres te verskaf.

voorbeeld:

hallo,

Jy het die lessenaar van Shahira Raineri bereik. Luister asseblief na hierdie hele boodskap. Ek sal uit die kantoor wees tot Maandag, 5 Januarie. As u onmiddellik hulp nodig het, bel my assistent, Barb Colson. Haar telefoonnommer is 212-555-xxxx.

Ek sien uit daarna om met jou te praat wanneer ek terugkom. Dankie.