Hoe om die telefoon behoorlik op u besigheid te beantwoord

Telefoon Antwoord Wenke om Besigheid te wen

Telefoongespreksvaardighede is van kritieke belang vir ondernemings. Selfs in hierdie dae van SMS en e-pos, is die foon steeds die belangrikste besigheid se primêre kontakpunt met kliënte . En die manier waarop jou maatskappy se selfoon beantwoord word, sal jou kliënt se eerste indruk van jou besigheid vorm. Hier is hoe om die foon behoorlik te beantwoord en besigheid te wen:

1) Beantwoord alle inkomende oproepe voor die derde ring.

2) Wanneer jy die telefoon beantwoord, wees warm, entoesiasties en professioneel .

Jou stem op die telefoon is soms die enigste indruk van jou maatskappy wat 'n beller sal kry.

3) Wanneer u die telefoon beantwoord, verwelkom u bellers hoflik en identifiseer jouself en u organisasie dadelik. Sê byvoorbeeld: "Goeie more. Cypress Technologies. Susan praat. Hoe kan ek jou help?" Niemand sal ooit moet vra of hulle sulke en so 'n besigheid bereik het nie.

4) Verduidelik duidelik, hou jou stemvolume gematig en praat stadig en duidelik wanneer jy die telefoon beantwoord sodat jou oproeper jou maklik kan verstaan.

(My gratis Praat vir Sukses aanlyn-ekourse sal jou leer hoe om meer professioneel te praat.)

5) Beheer jou taal wanneer jy die telefoon beantwoord. Moet nie slang of buzzwords gebruik nie . In plaas daarvan om te sê, "OK" of "Geen probleem", byvoorbeeld, sê "Sekerlik", "Baie goed" of "Goed". As jy 'n persoon is wat vulstowwe gebruik wanneer jy praat, soos "uh huh", "um" of frases soos "soos" of "jy weet", lei jouself sorgvuldig op om dit nie te gebruik wanneer jy telefonies praat nie. .

( Leer meer oor die spraakprobleem van vulstowwe en hoe om die probleem op te los .)

6) Trein jou stem en woordeskat om positief te wees wanneer die telefoon beantwoord, selfs op 'n "af" dag. Byvoorbeeld, eerder as om te sê, "Ek weet nie", sê: "Laat ek uitvind wat vir jou."

7) Neem foonboodskappe heeltemal en akkuraat.

As daar iets is wat jy nie verstaan ​​of kan spel nie, soos 'n persoon se van, vra die oproeper om dit te herhaal of vir jou te spel. Maak dan seker dat die boodskap na die voornemende ontvanger kom.

8) Beantwoord al jou oproepe binne een werksdag. Ek kan hierdie een nie genoeg beklemtoon nie. Onthou die vroeë voël? Die vroeë oproeper kan die kontrak , die verkoop , die probleem opgelos kry ... en die gunstige indruk van u besigheid wat u wil versprei, versterk. Min dinge irriteer bellers wat probeer om jou besigheid meer as ongeremde oproepe te bereik.

9) Vra altyd die oproeper of dit reg is om haar in die hande te kry wanneer u die telefoon beantwoord, en moenie mense aan die slaap hou nie. Verskaf oproepers elke 30 tot 45 sekondes met vorderingsverslae. Bied hulle keuses indien moontlik, soos "Die lyn is nog besig. Sal jy voortgaan om te hou of moet ek ________ bel jou terug?"

10) Moenie 'n sprekerfoon gebruik nie, tensy dit absoluut noodsaaklik is. Speaker fone gee die oproeper die indruk dat jy nie heeltemal op sy oproep konsentreer en hom laat dink dat sy oproep nie privaat is nie. Die enigste tyd om 'n sprekerfoon te gebruik, is wanneer jy meer as een persoon nodig het om by die gesprek aan jou einde te wees. Vra die beller as u dit op die luidsprekerfoon kan plaas voordat u dit doen.

11) As jy spraakpos of 'n antwoordapparaat gebruik om oproepe te beantwoord wanneer jy nie kan nie, maak seker dat jy 'n professionele boodskap aangeteken het, dit doen dieselfde as punt # 3, en gee oproepers enige ander relevante inligting voordat dit rekords hul boodskappe. Dateer jou stemposboodskap op soos nodig. Byvoorbeeld, as jou besigheid gesluit gaan word vir 'n vakansie, dateer jy jou stemposboodskap om dit te sê en om te sê wanneer jou besigheid heropen sal word.

12) Leer almal wat die telefoon beantwoord om op dieselfde manier te antwoord, insluitende ander familielede as jy 'n tuisonderneming bedryf . Kyk hoe die besigheid se telefoon beantwoord word deur in te bel en te sien of die telefoon op professionele wyse beantwoord word. As hulle nie die toets slaag nie, gaan oor hierdie "hoe om die telefoon te beantwoord" -lys saam met hulle om seker te maak dat almal by jou besigheid weet hoe om foonoproepe behoorlik te beantwoord.

Sien ook:

Tydbestuur wenke vir Inkomende telefoonoproepe

8 Reëls vir Goeie Kliëntediens

10 maniere om positiewe mondelinge mond vir jou besigheid te kry

10 Lae-koste maniere om jou besigheid te bevorder