Om georganiseer te word, behels baie meer as net net 'n stapel papier, en die rommel wat jy op jou lessenaar het, afstof. Organisasie behels die skep van stelsels en prosedures vir alle verskillende dele van u besigheid; Dit het die potensiaal om jou te help om meer produktief en winsgewend te word. Die onderstaande idees sluit in sommige van die beste maniere waarop jy meer in jou klein besigheid georganiseer kan word. Probeer net een vir stadige en volgehoue verbetering of maak 'n plan om elke maand 'n nuwe organisatoriese proses in u besigheid in te sluit.
01 - Beheer van dokumente en dokumente
Noudat jy 'n beter idee het oor die tipe dokumente waarmee jy werk, is dit tyd om jou kantoor liasseringstelsel te skep of te verbeter. Susan Ward het 'n handige gids saamgestel om 'n dokumentbestuurstelsel te skep wat u kan help om u papierproses te skep of fyn te stel en dit te organiseer.
As jy besluit om die tyd te neem om na 'n papierlose kantoor te gaan ( lees eers voor en nadele ), dan kan jy begin met die skandering en digitalisering van jou kwitansies, met behulp van aanlynfakturering- en betaaldienste soos FreshBooks, na 'n digitale handtekeningprogram soos DocuSign , en die gebruik van die wolk vir data rugsteun en argivering. As jy besigheidskaartjies by geleenthede gedurende die jaar insamel, kan dit ook 'n goeie idee wees om in 'n sakekaartskandeerder te belê, sodat jy onmiddellik kontakbesonderhede kan digitaliseer en die papierkaarte sloop.
02 - Gebruik die regte produktiwiteit gereedskap
- Kontakbestuur. Om van jou kliënte te hou om mense wat jy ontmoet tydens die netwerk te onthou, benodig elke klein sake-eienaar 'n stelsel vir die bestuur van kontakinligting. U kan kies vir 'n omvattende CRM-stelsel (Sales Relationship Management System Management), of vir kleiner skaalbestuur, kan u u bestaande kontakprogram vir u besigheid instel.
- Vergaderings en kommunikasie. Of jy nou vergaderings van aangesig tot aangesig, op die telefoon of via videokletsdienste doen, is 'n manier om die proses meer georganiseer te maak. Jy kan 'n diens soos Do gebruik om jou vergaderings meer georganiseer te kry - voor, gedurende en na.
- Rekeningkunde en boekhouding. Organiseer en vaartbelyn die manier waarop jy faktureer, betalings neem en kontantvloei bestuur met gereedskap soos Quickbooks Online, Xero en Wave.
- Reis en koste dop. U kan programme soos Expedia en TripAdvisor gebruik om reisplanne makliker te maak. Sodra u op pad is, help programme soos Expensify u om uitgawes op te spoor en verslag te doen wanneer u tuis meer gereël word.
- Sosiale media bestuur. Ons weet almal hoeveel tyd op sosiale media vermors kan word as u dit nie op 'n sistematiese en georganiseerde manier nader nie. Dit is waarom gereedskap soos Hootsuite en Buffer vir klein sake-eienaars van onskatbare waarde kan wees.
- E-pos bestuur. As jy Gmail in jou klein besigheid gebruik, het jy toegang tot 'n hele paar Google-uitbreidings wat jou inkassie vinnig kan organiseer. As jy 'n ander e-posprogram gebruik, probeer SaneBox vir outomatiese filter, onthounotas en meer.
- Projekbestuur. 'N Goeie projekbestuursprogram sal jou help om take op te spoor, lêers te deel en saam met spanmaats op een plek te werk. Dit kan een van die beste gereedskap wees wat jy kan gebruik om jou werk georganiseer te kry. Probeer Basecamp of Asana vir 'n alles-in-een projekbestuur oplossing.
Produktiwiteit is 'n baie persoonlike proses en die programme wat jy nodig het, sal spesifiek vir jou die werk wees wat jy doen en hoe jy werk. Neem tyd om te verken wat u behoeftes is voordat u 'n nuwe instrument in u proses inkorporeer. Jy mag dalk nie soveel as wat jy dink. Vir meer produktiwiteit instrument inspirasie, lees hierdie artikel met 101 klein besigheids produktiwiteit apps en verken hierdie 27 tyd spaar apps .
03 - Kry jou rekenaar georganiseer
Hier is 'n lys van dinge wat jy nou kan doen om jou rekenaar georganiseer en weer in werkende vorm te kry:
- Maak jou lessenaar skoon. Daar is 'n paar maniere om hierheen te gaan, en dit hang alles af van jou werkstyl en hoe jy jou rekenaar gebruik. Jy kan ontslae raak van alles van jou lessenaar, behalwe vir jou prullenbak (onthou dat die programikone op jou lessenaar net kortpaaie is - al jou werklike programme woon gewoonlik in jou Toepassings-lêergids). Of jy kan 'n paar kortpaaie by jou mees gebruikte programme en lêers voeg. Ek is geneig om te mislei na die eerste opsie, so gestroomlyn as moontlik, maar gebruik dikwels my lessenaar vir maklike toegang tot lêers waaraan ek tans werk. Dan beweeg ek hulle na hul permanente tuiste sodra ek klaar is.
- Stel 'n digitale liasseringstelsel op. As jy praat van jou dokumente 'n permanente huis, is dit hier waar jy 'n liasseringstelsel skep wat vir jou sin maak sodat jy die dokumente kan vind wat jy nodig het wanneer jy dit nodig het. Hierdie gids vir lêer- en lêergidsorganisasie bied 'n aantal uitstekende wenke om jou te help om aan die gang te kom.
- Update sagteware. As u rekenaar ingestel is om die program en die bedryfstelsel opdaterings outomaties te installeer, is dit goed. As dit 'n handleiding vir jou is, moet jy ten minste tweedens na updates kyk, aangesien baie sekuriteitspotte insluit. Dan, een keer per jaar, hersien die huidige weergawes van die sagteware wat jy gebruik en maak die besluit as dit tyd is om op te gradeer.
- Skandeer vir virusse en prestasieprobleme. Ongeag watter tipe rekenaar jy kan kry, kan almal virusse of malware kry (ja, selfs Macs!). As u 'n Windows-rekenaar het, sal hierdie PC-instandhoudingswenke van PCWorld u help om u rekenaar gesond te hou en glad te werk.
- Verifieer die integriteit van u data rugsteun. U rugsteun u data, reg? Indien nie, slaan al die ander voorlopig oor en doen dit eers. U kan ook 'n wolkgebaseerde data-rugsteundiens soos Carbonite, Backblaze of CrashPlan gebruik, of u kan 'n eksterne hardeskyf gebruik wat u op u rekenaar aansluit (ek doen albei). Met enige opsie, konfigureer die diens of ry om deurlopende outomatiese backups uit te voer, sodat jy niks met die hand hoef te doen nie. Dan, een of twee keer per jaar, gaan in jou rugsteundiens of ry en poke om seker te maak dat alles daar is en toeganklik is as jy kopieë na jou plaaslike rekenaar moet trek.
- Wrangle jou inkassie. Baie klein sake-eienaars het 'n liefde-haat verhouding met hul e-pos posbus. Hulle is mal oor dit omdat dit 'n hoogs produktiewe en doeltreffende kommunikasie instrument is; Tog haat hulle dit omdat dit vinnig buite beheer kan wees, wat onnodige stres veroorsaak. Daar is dinge wat jy kan doen om jou inkassie in lyn te hou, soos die gebruik van outomatisering, stroomlyn wat jy daagliks ontvang, en die beperking van hoe gereeld jy e-pos nagaan tydens jou dag. Lees hierdie artikel vir e-posbestuurwenke wat jou inkassie 'n kragtige produktiwiteitstoerusting sal maak en nie 'n belangrike tyd suig nie.
Die bostaande wenke sal jou help om jou klein besigheid onmiddellik meer georganiseer te kry, maar onthou hoe vinnig dinge buite beheer kan wees. Koppel hierdie aktiwiteite met 'n resolusie om 'n vinnige en maklike hersiening van u vraestelle, produktiwiteitsgereedskap en rekenaarstatus 'n paar keer per maand te doen sodat u georganiseer kan word en verhoed dat dinge oorweldigende vlakke van disorganisasie bereik.