Meester u liasseringstelsel!
Neem die tyd om jou liasseringstelsel te organiseer, is noodsaaklik. Alhoewel almal graag 'n papierlose kantoor wil hê , is die realiteit dat baie klein besighede steeds papierdokumente soos fakture , kwitansies , ens. Moet berg en dit maklik kan ophaal indien nodig.
Die ontvangs van lêers is behoorlik belangrik; 'n nie-bestaande of slordige liasseringstelsel kan dae van ekstra moeite by inkomstebelasting tyd voeg, aangesien jy nie belastingaftrekkings wil misloop weens ontbrekende kwitansies nie.
En as u besigheid ooit onderhewig is aan 'n oudit en u nie die vereiste dokumente ter ondersteuning van u uitgawes kan lewer nie, sal u eise waarskynlik verwerp word en u belastingopgawe sal weer geassesseer word .
As 'n klein sake-eienaar moet jy vinnig en maklik by jou lessenaar kan funksioneer . Alhoewel dit moeilik is om 'n papierlêerstelsel op te stel, is dit 'n betreklik maklike taak wat makliker gemaak kan word deur 'n paar liasseringstips en truuks.
Hoe om u lêerstelsel te organiseer
(1) Sit 'n paar minute by jou lessenaar en vind uit waar jy instinktief na dinge gaan soek.
Ek het 'n laai regs van my werkstasie. Toe ek eers my liasseringstelsel opgestel het, het ek niks daarin gehad nie. Toe ek vir penne, paperclips of my masjien sou soek, was dit die eerste plek wat ek sou sien, al het ek geweet dit was leeg. So natuurlik plaas ek die penne, paperclips en stappelaar in die laai. Vir my was dit die natuurlike tuiste vir daardie items.
Almal sal dit anders nader en wat vir een persoon werk, mag dalk nie vir iemand anders werk nie. Neem 'n paar minute om in u primêre werkplek te gaan sit en vir toerusting, voorrade en lêers te bereik. Dit sal jou help om die ideale plek te skep vir die indiening van daardie items vir jou persoonlik.
(2) Noudat jy weet waar jy vanselfsprekend na inligting soek, moet jy bepaal of 'n alfabetiese, numeriese of vak liasseringstelsel die beste vir jou sal werk.
Hoe sal jy jou papierwerk in filing kategorieë (dws uitgawes, finansiële, bemarking ) organiseer?
Hoe vind u besigheidsuitgawes- verbandhoudende papierwerk soos bankstate, nutrekeninge, uitgawes vir kantooruitgawe, voertuig kilometers, logs , ens? Wat van kliënte inligting - soek jy na dinge volgens die kliënt se naam? Deur verwysingsnommer? Dit is 'n kritieke stap, aangesien dit sal bepaal hoe u u liasseringstelsel sal opstel. Sodra jy vasgestel het watter kategorieë jy gaan gebruik, besluit of jy verder moet gaan en subkategorieë moet skep. Doen dit voordat jy enigiets vir jou liasseringstelsel koop.
(3) Bepaal dan noukeurig jou stoorbehoeftes.
Het jy 'n groot aantal lêers wat jy daagliks toegang het? Het jy net toegang tot jou lêers per week? Die antwoorde sal bepaal of jy 'n lessenaarlêer houer nodig het, 'n twee laai liasseringskas naby jou lessenaar of 'n vierlaaier-latere liasseringskas oor die kamer.
Kies versigtig. Laat toe vir die groei wanneer jy na liasseerkabinette kyk - koop iets om twee keer die lêers wat jy dink jy sal hê, te akkommodeer. Dit beperk die aantal kere wat u sal moet oordra en herorganiseer.
(4) Belê in 'n goeie etiketteringstelsel vir duidelikheid en maklike toegang.
Die lees van die lêer etikette klink voor die hand liggend, maar duidelikheid in etikettering sal u meer liasseringstyd bespaar as wat u kan voorstel.
Die meeste maatskappye wat etikette maak, verskaf templates wat integreer met die gewildste woordverwerkingsagteware. U kan dalk een van die klein etiketmaakstelsels oorweeg wat nou ook individuele poslyste kan druk. Items wat dubbel werk verrig, is gewoonlik 'n wyse belegging.
(5) Nou is jy gereed om lêergidse te koop.
Die beste belegging is om gekleurde hangende dopgehou te koop (maak seker dat die plastiek etiket oortjies ingesluit is) en gewone manila lêergidse. Gekleurde hangmouers is die beste om twee redes:
- hulle is maklik beskikbaar
- hulle maak dit maklik om kategorieë te herken
Byvoorbeeld, as u al u kliëntlêers in geel hangende dopgehou plaas, finansiële inligting in blou dopgehou en enigiets wat verband hou met bemarking in rooi dopgehou, kan u maklik sien waar u na 'n spesifieke lêer moet soek.
Eenvoudig is die beste
Die KISS-beginsel is van toepassing op die opstel van 'n liasseringstelsel wat maklik is om te gebruik en maklik om te groei. Hou dit eenvoudig Sweetheart! Breë vakkategorieë sal jou toelaat om maklik nuwe lêers by te voeg terwyl jy groei, en sal die behoefte om gereeld jou oplaaistelsel op te gradeer of herorganiseer, uitskakel.
Deur dit eenvoudig te hou, sal dit ook makliker wees om jou papier- en digitale lêers te integreer as deel van jou algehele dokumentbestuurstelsel .
Gaan papierlose waar moontlik
As jy jou besigheid probeer groen maak en die verskuiwing na 'n "Papierlose Kantoor" maak, kan jy uitgawes ontvang en dit stoor met jou ander digitale rekeningkundige inligting. Sommige van die nuwer wolkgebaseerde rekeningkundige sagteware-toepassings vergemaklik dit deur mobiele programme te gebruik wat u toelaat om 'n selfoonknoppie van 'n uitgawekvittering te neem en dit op te teken (sien The Best Accounting Software for Canadian Small Businesses ).
Hou in gedagte dat papierkopieë of digitale beelde van uitgawekwitansies oor die algemeen aanvaarbaar is vir die Canada Revenue Agency (CRA), mits dit duidelik leesbaar is. Indien nie, kan die KOR eis om die oorspronklike dokumente te sien tydens 'n oudit of roetine-versoek om dokumentasie, dus moet die oorspronklike altyd vir die voorgeskrewe tyd gehou word. (Kyk Hoe lank moet ek my besigheidsrekords hou? Vir meer inligting.)