5 maniere om af te sny op die tyd wat jy inskryf
Maar ongelukkig haat dit of nie, as jy 'n klein besigheid bedryf, moet die liassering gedoen word, of jy sal gou jou lessenaar inmekaar val onder die gewig van al die papier wat ophoop. Wat is 'n haat van liassering om te doen?
Daar is twee benaderings tot die probleem wat kan help.
U kan probeer om u tydsinskrywing so kort moontlik te maak ('n metode wat ek amper volmaak het met die bestuur van 'n kantoor) of u tyd soveel pret moontlik maak (iets wat ek steeds probeer doen). Kom ons kyk na wenke vir die vermindering van die hoeveelheid tyd wat u eintlik eers inskrywing bestee.
Vernietig en herwin as dit moontlik is
Die eerste vraag oor 'n stukkie papier wat staar terwyl jy wag om ingedien te word, is: "Moet hierdie dokument geliasseer word?"
Baie van die dokumente wat in die pos kom, kan direk in die shredder gaan. Wat is die punt in die indien van advertensies of inligtingbriewe van ander maatskappye, byvoorbeeld? As jy te doen het met pos, lees een keer per pos, besluit of jy dit nou 'n jaar nodig het en dit dienooreenkomstig lê of versplinter.
Die kans is goed, jy maak ook baie harde kopieë van dokumente wat jy nie hoef te liasseer nie - en moet nie eers in die eerste plek druk nie.
Daar hoef nie papierkopieë van fakture of briewe te lê nie, byvoorbeeld, as u elektroniese lêers georganiseer word en u behoorlike rugsteunprosedures volg .
Dus, wanneer jy daardie stapel van liassering aanpak, sny die "papier wat jy kan lewe sonder".
Gebruik 'n liasseringstelsel wat ander kantoor take makliker maak, nie harder nie.
Die meeste van die vraestelle wat ek moet liasseer, hou verband met die proses van sake doen - en hierdie dokumente moet in die rekeningkundige stelsel ingeskryf word voordat enigiets anders met hulle gedoen word.
In plaas daarvan om die kwitansie vir 'n drukker tonerpatroon te neem en dit onder "P" in my hoof liasseringstelsel in te dien, lê ek dit in my "eerste" liasseringstelsel, 'n reeks vouers gemerk per maand en jaar.
Byvoorbeeld, as ek die tonercartridge in September 2017 gekoop het, is dit die lêer wat dit gaan in, tesame met al die ander rekeninge, kwitansies en ander besigheidsdokumente wat binne daardie maand plaasgevind het. Dan is dit 'n eenvoudige saak om aan die einde van die maand deur die gids te werk en maak al die rekeningkundige inskrywings wat gemaak moet word (of as jy dit nie self doen nie, om die maandelikse gids aan jou rekenmeester of boekhouer oor te gee) .
Let daarop dat ons 'n diensbesigheid bedryf , nie 'n kleinhandelsonderneming nie, dus sit en werk op die rekeninge een keer per maand vir my werk. U moet die maandelikse gids-idee dienooreenkomstig verander as u u rekeninge meer gereeld moet opdateer.
Dink voordat jy lêer
Wat gebeur nadat ek die maandelikse dopgehou gebruik het om die rekeningkunde te doen? Die dokumente moet verskuif word na die "hoof" liasseringstelsel . Maar eerder as om elke dokument individueel te liasseer, afhangende van die titel, lê ek logies volgens die groep, 'n liassering proses vind ek baie vinniger.
Kom ons kyk weer na die voorbeeld van die tonerpatroon van die drukker.
In plaas van die ontvangs van hierdie kwitansie onder "P" vir die printer toner cartridge, sou ek hierdie een onder Office Supplies - Ontvangste, op dieselfde plek as wat ek dokumente sal lê, soos 'n kwitansie vir 'n versameling post-it notas of 'n kwitansie vir drukker papier. Dit maak nie net liassering vinniger nie, maar maak dit baie makliker om dokumente daarna te vind.
Gebruik hele woorde en frases op u lêer gids etikette, nie net briewe nie
Daar is geen reël wat sê dat jy slegs beperk is tot enkelbriewe wanneer jy die afdelings van jou liasseringstelsel skep nie. En as jy dit doen, maak jy jou liassering onnodig stadig en ingewikkeld. Pas jou liasseringstelsel aan sodat jy voordeel kan trek uit die indiening van 'n groep en vind die regte plek om 'n dokument vinniger te plaas.
Byvoorbeeld, in plaas van net 'n gedeelte van my liasseringstelsel met die naam "C" te hê, het ek ook 'n afdeling genaamd "Kliëntlêers".
Die lêers in "Kliëntlêers" word alfabeties georganiseer. Die skoonheid van die aanpassing van u liasseringstelsel op hierdie manier is dat dit altyd verder onderverdeel en georganiseer kan word indien u dit nodig het. So 'n groot kliënt kan 'n lêerstelselverdeler met haar naam in die "Kliëntlêers" -afdeling hê om dokumente wat verband hou met haar, makliker te maak.
In hierdie voorbeeld sal die etikette op die liasseringstelsel "B", "C", "Kliëntlêers", "D" lees. Kyk hoeveel makliker word jou liassering?
Nog 'n indieningstip om jou indiening te bespoedig: moenie vergeet om die alfabet ook aan te pas nie. In plaas daarvan om net 'n "M" -afdeling te hê, merk ook een "Mc".
Hou jou "eerste" liasseringstelsel naby en gerieflik
Die ander groot ding met die gebruik van 'n tweefase-liasseringstelsel soos die een wat ek hierbo beskryf het, is dat dit baie makliker sal wees om die eerste fase van jou liasseringstelsel (die maandelikse vouers) fisies naby jou werkplek te hou . Jy sal baie meer geneig wees om dokumente dadelik te plaas in plaas van om hulle te laat opstap as jy 'n noue, georganiseerde plek het om hulle te lê.
Plaas dus jou laaste, huidige en volgende maand se maandelikse dopgehou in 'n skinkbord of gebruik 'n konsertina-lêer en plaas dit binne armlengte in jou werkruimte. Die grootste deel van u liasseringstelsel (die "hoof" liasseringstelsel, soos ons dit hierbo genoem het, kan heeltemal oor die kamer of selfs in 'n ander kamer wees, maar in die besonder om tyd te spaar , hoef jy nie op te staan nie doen jou eerste stadium liassering.
Hoe om Filing Pret te maak
Die vullis wenke wat ek jou tot dusver gegee het, moet jou help om die tyd te bespaar wat jy spandeer, en om breinvries te voorkom. Maar hoe gaan dit met jou tyd om meer pret te maak?
Trouens, die enigste strategie waarmee ek hier gekom het, is die omkoopgeld wat my met 'n koekie beloon as ek vir 'n sekere hoeveelheid tyd lê. Dit sal werk, maar kan lei tot 'n groot hoeveelheid pond as jy baie aansoek doen.
Of jy kan 'n meer artistieke benadering gebruik, met al die verskillende kleure vir jou lêergidse en gebruik ongewone fonts of kalligrafie vir die etikette. Of dit nou meer pret maak, dit maak dit beslis aantrekliker.
En wie weet? Miskien is net die feit dat jou indiening soveel vinniger is, aangesien dit so georganiseer is, dit baie meer pret sal maak.