Hoe om betaalstaat sagteware vir u klein besigheid te kies

Kenmerke om te soek in Online Payroll Software

Trek jy jou hare oor loonstaat uit? Om jou eie betaalstaat te doen, selfs vir net een werknemer, het baie slaggate vir die klein sake-eienaar. Daar is baie om te weet, en om tred te hou met baie federale, staats- en plaaslike loonbelastingregulasies is 'n pyn. Daarbenewens het u sperdatums om te ontmoet, vir betalings en verslae aan al hierdie agentskappe.

Dit is geen wonder dat baie klein ondernemings omskakel na betaalstaatdienste vir hierdie take nie.

Maar watter betaalstaatdiens is die beste?

Wat is betaalstaatdienste?

Daar is twee soorte betaalstaatdienste: aanlyn dienste en (vir gebrek aan 'n beter termyn) persoonlike dienste. Die aanlyn-dienste kan programme of aanlyn-gebaseerde wees. Die persoonlike dienste is 'n besigheid wat deur 'n individu besit word wat aanlyn betaal kan word of wat plaaslike kan wees.

Die evalueringsproses werk op dieselfde manier vir beide tipes betaalstaatdienste. Maar hierdie artikel sal fokus op die aanlyn-dienste. Hier is 'n paar eienskappe wat u in ag moet neem:

Hoeveel kos 'n aanlyn betaalstaatdiens?

Die eerste ding wat sake-eienaars vra wanneer hulle na 'n betaalstaatdiens soek, is: "Hoeveel kos dit?" Terwyl koste belangrik is, is ander faktore net so belangrik.

Oorweeg die koste van die diens nou en in die toekoms. As u 'n baie klein onderneming met slegs een of twee werknemers het, kan u u koste beperk deur 'n skaalbare diens te gebruik, waar die koste vir slegs 'n paar werknemers minimaal is en wat toeneem as u werknemers en dienste byvoeg.

Vir die meeste van die betaalstaatdienste waarna ek gekyk het, is die koste per maand, so jy kan enige tyd verander. Die meeste is gebaseer op die koste van die aantal werknemers. Sommige bied 'n 1099 opsie om kontrakteurs, verkopers of vryskutters te betaal. (U sal 'n kort lys met koste aan die einde van hierdie artikel vind.)

Kostes kom op twee vlakke vir sommige dienste: 'n basiese diens wat net betaalrekenings bereken en lewer, miskien 'n W-2 diens en 'n volle diens opsie wat ook die afbetaling en betaling van loonbelasting en belastinglêers insluit, insluitende Vorm 941 (die kwartaallikse betaalstaat belastingverslagvorm).

Wat moet 'n volle diens betaalstaat diens insluit?

1. Opstel, Opleiding en Dashboard. Die stelsel moet maklik wees om op te stel. U moet 'n dashboard hê om u te lei deur prosesse en u toe te laat om aktiwiteite soos inskrywings en betaaldeposito's na te gaan. Opleiding moet eenvoudig wees, met goeie video's om jou te help om deur die verskillende prosesse te werk. Watter vlak van betaalstaatkennis neem hulle aan dat jy het? Die meeste sake-eienaars het min kennis, daarom moet u diens gedetailleerde basiese kennis van betaalstaatsterme, salarisse en inskrywings verskaf.
2. Paychecks . Elkeen van hierdie stelsels laat u toe om die inligting vir elke werknemer in te vul, insluitend die W-4-vorm vir die terugbetaling van federale inkomstebelasting en ander inligting wat nodig is om salarisrekeninge voor te berei. Stelsels moet toelaat dat u gedrukte tjeks skryf of tjeks direk gedeponeer het (die beste manier). Kontroleer met jou bank op sy vereistes.
3. W-2 vorms. U diens moet u voorsien W-2 vorms , die jaarlikse werknemervoon- en belastinginligtingvorm wat u in Januarie aan werknemers moet gee. Die full-service opsie moet ook hierdie vorms by die Social Security Administration vir u op die regte tydstip indien.
4. Lêer- en deposito-loonbelasting. Dit is waarskynlik die belangrikste diens. Om iemand te hê en hierdie belasting te betaal, is 'n groot verantwoordelikheid. 'N Volle diensstelsel moet alle relevante betaalstaatbelasting- en werkbelastingdokumente vir u indien. Hulle moet namens u betaal met die toepaslike federale, staats- en plaaslike regulerende agentskappe. Vorms moet Vorm 941 - Kwartaallikse Loon- en Belastingstaat en federale en staatswerkloosheidsbelastingvorms insluit.

Die diens moet ook tred hou met staats- en plaaslike loonbelasting, wat 'n groot hulp is as u werknemers in verskillende stede en state werk.

Watter ander eienskappe moet jy verwag?

Belasting waarborge. U diens moet verseker dat belastingvorms voor alle sperdatums gestuur word en dat die betalings betyds gemaak sal word, sodat u nie boetes of boetes aangaan nie. Die diens moet ooreenkom om boetes of boetes te betaal vir laat indiening of betaling. As hulle nie hierdie waarborg maak nie, gebruik dit nie.

Mobiele toeganklikheid. Jy moet toegang hê tot die dashboard en veranderinge maak, inligting op jou rekenaar, selfoon of tablet stuur, of selfs inligting inbel.

Werknemer self-diens. Sommige van hierdie dienste het 'n dashboard waarmee werknemers kan inteken en inligting kry oor hul jaarlikse paychecks.

Hulle kan moontlik W-4 inligting aanlyn verander.

Integrasie met u rekeningkundige stelsel. As u u betaalstaatdiens integreer met u rekeningkundige stelsel, spaar u tyd en geld. Intuit Payroll word slegs verkoop met QuickBooks Online, dus dit kan dalk 'n goeie opsie wees as jy reeds QBO het. Die Patriot sagteware het 'n rekeningkundige stelsel wat u by u betaalstaatdiens kan byvoeg.

Ander belangrike vrae om te vra

Ondersteuning en Diens. Hierdie een is baie belangrik. Dinge gebeur en betaalstaatse moet op spesifieke tye uitgevoer word. U moet weet dat u diens beskikbaar en nuttig is.

Die hoogste vlak van diens is die telefoonoproep. Watter ure het die hulptoonbank?

Die tweede hoogste vlak is klets. Wat is hul ure?

Die derde vlak is e-pos. Hoe vinnig reageer jou diens op e-posse?

Gedurende die proefperiode of die eerste 30 dae, maak seker dat jy verskeie kere kontak maak om die ondersteunde ondersteuning te evalueer.

Updates. Loonbelasting regulasies en belastingkoerse verander altyd. As jy stelsels evalueer, vra hoe hulle hul sagteware opdateer en hoe hulle hierdie opdaterings aan jou kommunikeer.

Sekuriteit. Hoe veilig is hul stelsel? Is dit in die wolk (waarskynlik)? Hoe gereeld rugsteun hulle?

Ander addisionele dienste wat jy dalk wil hê

1099 diens. Sommige van hierdie stelsels het 'n add-on (teen ekstra koste) waarmee u kontrakwerkers, verskaffers en vryskutters kan betaal en 1099-MISC-vorms aan hulle uitreik (soortgelyk aan W-2 vorms vir werknemers). Die diens moet ook die indiening van 1099-MISC-vorms by die IRS verskaf.

Rugsteun weerhouding . As u nie-werknemers betaal nie, moet u dalk terugbetaal word van hul betalings. As u die 1099-diens het, moet u diens dit kan doen en verslae kan uitreik.

Waar om na potensiële dienste te kyk

As jy jou keuse vir 'n paar dienste verlaag het, check hulle uit. Gaan aanlyngraderings na, maar moenie te veel van hulle afhanklik wees nie. 'N Beter plek om te kyk is die Beter Besigheidsbureau . Sien watter klagtes teen hierdie maatskappy ingedien is en hoe dit opgelos is.

Wat is sommige betaalstaatdienste om te oorweeg?

Jy sal baie betaalstaatdienste vind as jy aanlyn soek. Hier is net 'n paar om jou soektog te begin. Ons het die volle diens opsie vir elkeen gekies.

Ek ntuit volle diens betaalstaat. Hierdie diens is 'n byvoeging aan QuickBooks Online. Die prys hang af van watter weergawe van QBO jy wil hê en die vlak van betaalstaatdienste wat jy nodig het. Die prys is maandeliks.

Patriot Payroll Software. Hul volle diens betaalstaatstelsel begin met $ 25 per maand vir een werknemer, wat met die aantal werknemers toeneem.

Paychex. Hul stelsel is gebaseer op getalle werknemers. Hulle benodig 'n skriftelike bod van 'n potensiële kliënt voordat prysinligting vrygestel word.

Gusto: Hulle pryse is $ 39 per maand basisprys plus $ 6 per maand per persoon (Ons aanvaar dat dit beteken dat per persoon betaal word).

ADP het drie vlakke van betaalstaat, insluitend HR. Geen pryse was beskikbaar nie.

Hoe om 'n betaalstaatstelsel uit te probeer

Een laaste probleem: Die probleem met die uitprobeer van hierdie stelsels is dat hulle jou moet "gaan leef", en jy kan nie meer as een keer paychecks uitreik nie. Patriot en Gusto het demo weergawes wat jy kan probeer. ADP het twee gratis maande betaalstaat, maar dit beteken dat jy verbind is om twee maande met hul stelsel te hardloop.