W-4, I-9, werk aansoek, staat registrasie, en meer
U eerste verantwoordelikheid vir papierwerk en regulasies vir nuwe werknemers kom onmiddellik na huur. Voordat die werknemer begin werk en sy / haar eerste salaris ontvang , is daar sekere vorme waarvan u die werknemer moet voltooi. Hierdie vorms moet deur elke werknemer voltooi word, volgens beide federale en staatswette.
In die meeste gevalle hoef jy nie die vorms aan iemand terug te stuur nie, maar jy moet dit behou. Wanneer hierdie vorms voltooi is, moet jy hulle op 'n spesifieke plek hou, beskikbaar vir werknemers en ander wat dit nodig het. Die Amerikaanse Departement van Arbeid (onder die afdeling Loon en Uur) het spesifieke vereistes vir betaalstaat en personeelrekords wat op alle werknemers gehou moet word.
Federale, staats- en plaaslike agentskappe kan ook u werknemerrekords om verskeie redes, oudit , sodat dit belangrik is om rekords te hou.
01 - Vorm W-4 vir Federale Inkomstebelasting Weerhouding
Alle nuwe huurders moet Vorm 4 voltooi voordat hulle hul eerste salaris ontvang. Hierdie vorm bevat inligting oor huwelikstatus, aantal afhanklikes en aangewese bykomende terughoudingsbedrae. Dit word gebruik om weerhouding vir federale inkomstebelasting te bereken . Jy hoef nie kopieë van alle W-4 vorms te hou nie, net die mees onlangse een.
Werkgewers moet nie werknemers se advies gee oor hoe om hierdie vorm te voltooi nie, maar jy kan hulle na 'n IRS-artikel stuur wat hulle help om hierdie vorm te voltooi.
Maak seker dat jy die mees onlangse weergawe van die W-4 vorm gebruik. Die Wet op Belasting en Werkgeleenthede in 2017 het beduidende veranderings aan die onttrekkings tafels aangebring, en werknemers sal moontlik hul terugbetaling wil verander om te verhoed dat hulle te veel belasting uit hul salarisrekeninge neem. Jy moet die 2018 W-4-vorm gebruik vir nuwe huurgeld en vir werknemers wat hul vorms wil verander.
Werknemers kan hul W-4-vorm so dikwels as wat hulle wil, verander. Byvoorbeeld, 'n werknemer kan 'n bonus ontvang en wil weerhouding verander. Dit is u verantwoordelikheid as die werkgewer om die nuutste verandering by te hou en om seker te maak dat die werknemer se salarisrekeninge die wense van die werknemer weerspieël vir weerhouding.
02 - Vorm I-9 en E-Verifieer Stelsel vir Indiensneming
As werkgewer moet u die geskiktheid van nuwe werknemers om in die VSA te werk, dokumenteer. Die dokument wat u moet gebruik, is F orm I-9 , Werkversoekverifikasieverifikasie, wat deur elke nuwe huur voltooi moet word. Die nuwe werknemer moet dokumentasie verskaf van (a) identiteit en (b) werk in aanmerking.
Daar is twee stappe vir die I-9 proses. Eerstens vul die werknemer die vorm uit en bepaal watter identiteits- en werk-inskrywingsdokumente gebruik sal word. Dan moet jy as die werkgewer na daardie dokumente kyk en seker maak hulle is voldoende en toepaslik.
U moet hierdie vorm in die werknemer se rekord hou, maar u hoef dit nie aan enigiemand te stuur nie. As 'n immigrasiebeampte by u maatskappy kom of u werknemendokumente wil inspekteer, is die vorm u bewys dat u die werk se werkwaardigheid geverifieer het.
Groter werkgewers (met baie werknemers) kan inteken vir die E-Verify-stelsel en gebruik dit om te kyk na die geskiktheid van nuwe werknemers om in die VSA te werk. Die stelsel gebruik die inligting op vorm I-9 om met federale databasisse te vergelyk.
03 - Werksaansoekvorm
Elke nuwe werknemer moet 'n aansoekvorm invul, selfs al het die persoon reeds 'n CV vir die werk ingedien. Die aansoekvorm bevat inligting oor die nuwe werknemer wat geverifieer kan word, soos vorige werkgewers en onderwys. Dit bevat ook verskeie stellings wat die aansoeker moet onderteken.
Een verklaring op die aansoekvorm bevestig dat die inligting op die aansoek waar en korrek is, terwyl ander verklarings die werkgewer toelaat om naslaan kontrole en agtergrond tjeks uit te voer.
Met 'n aansoekvorm vir elke werknemer beskerm u as 'n werkgewer van 'n aansoeker wat bedrieglike eise maak, en kan u aksie neem indien die aansoekvorm nie akkuraat is nie.
04 - Staat weerhouding en registrasie
Werkgewers moet nuwe werknemers registreer met hul staat se nuwe huur-kennisgewingstelsel; Hierdie registrasie stel die staat in staat om kinderondersteuningsbetalings van hierdie werknemers in te vorder. 'N lys van die staat kennisgewing stelsels is ingesluit in hierdie artikel.
Elke staat wat inkomstebelasting versamel, het vereistes vir werkgewers om daardie belasting te rapporteer en te betaal. Kontak u staatsdepartement van inkomste (of ekwivalent) vir inligting oor hoe om as 'n werkgewer in die staat te registreer. Hierdie staatsagentskap sal u ook inligting verskaf oor die onttrekkingsvorms en vereistes vir die rapportering en terugbetaling van bedrae.
Vir state wat 'n inkomstebelasting het, moet u hierdie belasting aftrek van werknemer salarisrekeninge en die terugbetaalde belasting aan die toepaslike staatsagentskap stuur.
05 - ' n kontrolelys vir die aanstelling van nuwe werknemers
Hier is 'n 12-stap kontrolelys van nuwe huurprosesse, sodat jy niks vergeet nie. Dit sluit in om 'n Werkgewer-ID nommer, ('n federale werkgewer identifikasienommer) te registreer by die IRS vir belastingverslagdoening en -betalings, en om by u staat se belastinginstansie te registreer (indien staatsinkomste belasting vereis word). Ander registrasies en vereistes word ook gelys.
06 - Een meer ding - Jou werknemerhandboek
As u besigheid verskeie werknemers het, moet u 'n werknemerhandboek of beleids- en prosedurehandleiding hê. 'N Handboek kan werksbeskrywings en voordele bykomend tot beleide en prosedures insluit.) Alle nuwe werknemers moet 'n afskrif van hierdie handboek ontvang en moet teken dat hulle dit gelees en verstaan het.
Die werknemerhandboek word 'n wetlik bindende dokument vir beide u en u werknemers. Met werknemers lees die werknemer handboek kan help om ontevrede werknemers, onvervulde verwagtinge, en moontlike regsgedinge te voorkom.