Voor, Gedurende, en Na 'n Oudit of Inspeksie
- Plaaslike owerhede , vir brandinspeksies, boukodes, gesondheids- en veiligheidskwessies, en moontlike oortredings van die Amerikaners met Gestremdhede (ADA)
- Staatsagentskappe , vir verkoopsbelasting, besigheidsregistrasie en indiensnemingskwessies
- Federale agentskappe, insluitend OSHA, die ADA, die Loon en Uur departement, en immigrasie / gewoontes (ICE).
Hier is 'n lys van staats- en federale agentskappe wat u besigheid kan kontroleer of inspekteer.
Soorte oudits en inspeksies
- Sommige agentskappe moet jou besigheid inspekteer wanneer dit oopmaak. Dit is tipies plaaslike besighede soos die departement van gesondheid of gebou.
- Sommige agentskappe inspekteer gereeld . Plaaslike brand- en gesondheidsinspekteurs kom gewoonlik op 'n roterende skedule.
- Sommige agentskappe kan sonder enige rede vir u besigheid onaangekondig wees . OSHA is een van die agentskappe.
- Sommige agentskappe kom in reaksie op 'n klagte van 'n werknemer of kliënt of ander persoon. Immigrasie inspekteurs, ADA inspekteurs en OSHA inspekteurs reageer op klagtes van 'n werknemer of kliënt. IRS-ouditeure of staatsamptenare-belasting ouditeure kan kom in reaksie op 'n klag van 'n onafhanklike kontrakteur.
Wees voorbereid voor 'n oudit of inspeksie
Maak tyd om voor te berei vir moontlike oudits of inspeksies:
- Maak 'n lys van moontlike agentskappe wat u spesifieke besigheid kan inspekteer. Sluit agentskappe in wat mag voorkom as gevolg van die spesifieke aard van u besigheid. Byvoorbeeld, voedselgebaseerde ondernemings het dalk 'n gesondheidsinspekteur.
- Ken jou regte vir elke tipe inspeksie. Kan jy die inspekteur vra om later terug te keer, wanneer dit vir jou geriefliker is? Het u die reg om die inspekteur of ouditeur te vergesel?
- Sit saam met jou prokureur en bespreek jou regte en verantwoordelikhede tydens hierdie oudits en inspeksies.
- Stel prosedures vir jou en jou personeel om te volg wanneer 'n inspekteur of ouditeur optree, en oefen jou personeel in wat om te doen. Dit kan dalk goed wees om hierdie prosesse êrens in 'n notaboek te plaas.
- Besluit wie moet in kennis gestel word wanneer 'n inspekteur aankom. Wat moet u personeel doen as u nie beskikbaar is nie? Wie is die volgende in beheer? Moet u prokureur in kennis gestel word en wanneer?
- Gaan jou besigheidsdokumente wat verband hou met hierdie inspeksie om seker te maak hulle is akkuraat, volledig en in ooreenstemming met die wet. Byvoorbeeld, 'n federale of staatsloon- en uurinspekteur sal tydskrifte of ander tydopnames wil sien.
Die nommer een ding wat tydens 'n inspeksie of oudit gedoen moet word:
Wees beleefd en nuttig. Jou houding moet wees, "Ons wil die leuen gehoorsaam en die regte ding doen. Help ons om te weet wat dit is. As daar probleme is, wil ons hulle regstel."
- Verifieer die inspekteur se identiteit en maak seker dat die inspekteur die korrekte papierwerk het, insluitend 'n lasbrief, indien nodig. Valse inspekteurs toon soms dat werkgewers probeer intimideer om na inspeksies te stuur, dan boetes of boetes te betaal of om nakomingsstelle te koop.
- Stel dan jou plan in plek.
- T ake foto's, of hou 'n logboek van die inspeksie of oudit. Volg die inspekteur of vra of u op die oudit kan sit.
- Moenie enige iets vrywillig gee nie . As jy 'n vraag gevra word, beantwoord dit. Moet niks by jou antwoord voeg nie.
- Aan die einde van die oudit of inspeksie, vra vir 'n hersiening. Die meeste inspekteurs of ouditeure sal nie aan iets spesifiek verbind nie, maar hulle moet jou 'n algemene idee gee van of daar oortredings was en wat om te verwag.
Na 'n oudit of inspeksie
As oortredings beweer word deur die inspekteur, kan u die reg hê om 'n appèlproses te doen. Hoe hierdie stap hanteer word hang af van die spesifieke agentskap. As 'n opvolg moet enige agentskap u 'n skriftelike rekord van oortredings verskaf, of dit reggestel kan word en hoe en watter boetes en boetes opgelê word.
Op hierdie punt sal jy waarskynlik jou prokureur kontak om 'n antwoord te bespreek.
As daar geen oortredings uit die inspeksie kom nie, bespreek met u werknemers wat goed gegaan het, wat u gehoor of gesien het en wat u die volgende keer beter kan leer.
Vir bykans elke besigheid sal daar 'n volgende keer wees.