In die meeste lande is verreweg die grootste aantal verbruikersklagte, kommissieregtings en lisensie-opskortings en herroepings verwant aan eiendomsbestuur . Dis nie dat daardie lisensiehouers eiendomsbestuur doen nie, is dom.
Dit is dat dit 'n baie transaksie-intensiewe besigheid is. Terwyl 'n gemiddelde agent 'n dosyn verkoopstransaksies per jaar met 'n koopooreenkoms en verwante dokumente kan doen, kan die gemiddelde eiendomsbestuurder honderde kleiner transaksies doen.
Die feit dat hulle kleiner is, maak nie die transaksies minder belangrik nie en verminder nie die risiko om dit te doen nie. As 'n eiendomsbestuurder kontrakteer jy met 'n eienaar om hul eiendom te bemark en te huur, die huurgeld in te samel en aan die eienaar te oorreed, en om die eiendom te bestuur, van instandhouding tot huurderreëls.
Deur dit te doen, doen u sake met eienaars, huurders, herstelmaatskappye, reklamemedia, kontrakteurs en ander. Elkeen van hierdie transaksies stel 'n mate van risiko in jou besigheid. Dit is nie noodwendig 'n baie risiko in elke geval nie, maar dit is kumulatief.
Die finansiële funksies is verreweg die grootste moontlike om probleme vir die makelaar te skep.
Finansiële funksies behels:
- Die bemarkings- en finansiële funksie vereis rekords van uitgawes en inkomste, sowel as belastingrekords, advertensiefakture en meer,
- huurder bestuur behels rekords van al hul versoeke, huur betaling geskiedenis en reëls oortredings, en
- fasiliteit instandhouding en herstelwerk vereis onderhoud skedules, herstel rekords vir waarborg, en personeel en subkontrakteur personeel rekords.
Die risikobestuurskomponent is natuurlik baie belangrik. 'N Groot ramp kan die oorlewing van die eiendom ekonomies bedreig. Die rekords wat aangehou word, is 'n deel hiervan, aangesien enige regsaksie deur ander aangeneem kan word, indien daar gedetailleerde rekords is wat hul eise weier.
'N deel van risikobestuur is die bepaling van risiko teenoor beloning. 'N Goeie voorbeeld is 'n bubbelbad of swembad op die eiendom. Die eiendomsbestuurder en eienaar moet die waarde van die swembad balanseer met die risiko's wat aangegaan word. Wanneer 'n risiko soos hierdie geïdentifiseer word, is daar drie maniere waarop dit aangespreek kan word:
1. Vermyding - Die besluit kan geneem word om die bubbelbad of swembad te verwyder, aangesien die addisionele huurinkomste nie die koste van versekering of die risiko's waardasie is, werd is nie.
2. Beheer - As die warmbad gebêre word, sal dalk 'n gekodeerde slot en heining geïnstalleer word om jonger kinders uit te hou.
3. Risiko-oordrag - Die mees algemene manier om risiko te hanteer, is om versekering te koop om die risiko aan die versekeraar oor te dra.
Die suksesvolle eiendomsbestuurder sal vir probleme beplan, uitstekende lêers en rekords van elke aktiwiteit behou, en evalueer hierdie funksies voortdurend om te bepaal of verandering nodig is.
Dokumente en e-pos
In baie lande word u slegs benodig om transaksierekords vir ses jaar te handhaaf.
Dit is egter raadsaam om dit langer te hou, veral as u dit in elektroniese formaat mag doen. U kan wed dat indien enige van die partye 'n eis mag hê, iemand wat u vir ses jaar en tien dae gelede wil dagvaar, nog steeds hul kopieë het. Dit is baie moeiliker om jou saak te pleit as jy al jou kopieë vernietig het.
Wat e-pos betref, kan enige hofsake wat 'n federale gewaarborgde lening behels (byna al ons residensiële transaksies) u dwing om e-posse met betrekking tot die transaksie en kommunikasie met u kliënt / kliënt te produseer. Daar is verskeie maniere en sagteware produkte om verwante e-pos te stoor, maar lees 'n paar van die artikels hier oor Evernote, 'n oplossing om baie redes. Hier is hoe om e-pos te hanteer met Evernote en jou Gmail-argiewe.
Wysig om jou e-pos oplossing te pas.
- Stel outomatiese deurstuur in Gmail van elke e-pos na of van jou kliënt / kliënt.
- Hulle gaan in 'n notaboek in Evernote vir die transaksie.
- 'N paar weke na die sluiting, trek al die e-posse in Evernote op en druk dit in chronologiese volgorde na 'n PDF-lêer.
Aangesien PDF-lêers soekbaar is, kan jy vinnig enige e-pos wat iemand met sleutelwoorde wil hê, vinnig ophaal. Dit werk redelik goed.