Die manier waarop jy 'n kliënt oor die telefoon begroet, is belangrik vir jou besigheid
Vandag se gesofistikeerde telefoonsisteme kan dinge makliker maak vir besighede met 'n hoë volume oproepe, maar dieselfde stelsels is dikwels frustrerend vir bellers wat net met iemand wil praat.
Wanneer kliënte uiteindelik 'n lid van u personeel bereik, is dit van kardinale belang dat die persoon wat die telefoon beantwoord, die bellers met die grootste hoflikheid behandel. Eenvoudig gestel: behandel jou bellers op 'n manier wat jy op 'n besigheidsoproep behandel wil word.
Hier volg 'n paar belangrike punte wat u moet volg wanneer u professionele telefoniese interaksies uitvoer wat u en u werknemers sal help om 'n besigheidsfoonkultuur in u onderneming te skep.
01 - Oordrag van oproepe
02 - Plaas 'n oproeper aan die gang
Wanneer 'n oproeper op die spel geplaas word, lyk dit vir ewig 'n minuut, maak nie saak hoe aangenaam jou maatskappy se houmusiek mag wees nie. Probeer om te wag vir 'n pouse in die gesprek voordat jy die oproepers vertel wat jy aan die gang hou. Dit is, vermy onderbrekers as dit moontlik is. Maak seker dat hulle verstaan waarom jy hulle aan die gang hou, en wees waarheid oor hoe lank dit mag neem. Verontschuldig jou vir die ongerief, en as hulle nie in staat is om vas te hou nie, is dit die beste om jou terug te bel, eerder as om hulle te vra om jou terug te bel. En probeer om empaties te wees vir jou oproeper; Niemand hou daarvan om in die wiele te bly nie, so wees so beleefd soos wat die situasie dit toelaat.
03 - Beëindiging van 'n oproep
Daar is verskeie redes wat u nodig mag hê om 'n oproep te beëindig voordat die oproeper gereed is. As 'n oproeper beledigend is of onbeskof of taalgebruik gebruik, hoef jy nie sulke gedrag te verdra nie. Sê vir hulle dat jy die oproep beëindig weens hul aanstootlike taal, maar moenie beledigings of heen en weer doen nie. Maak seker dat u sulke oproepe aan u toesighouer rapporteer.
As jy 'n oproep moet beëindig omdat 'n oproeper net langdurig is (wat meer dikwels die geval is), wag vir 'n pouse en probeer om dinge hoflik te beëindig. Jy kan iets sê, "Dit was lekker om met jou te praat, maar ek moet nou weer bel." Vra of die oproeper enige ander vrae het voordat die persoon laat gaan, maar wees duidelik dat u die oproep beëindig.
04 - Individuele Stempos Groete skep
'N Stempos begroeting is 'n verklaring van wie jy is en wat jou maatskappy waardes. 'N kort en abrupte stempos begroeting skep nie 'n goeie eerste indruk, en 'n lang, uitgelate groet frustreer bellers. Probeer doeltreffend op die punt staan: meld wie jy is, die naam van die maatskappy, en waarom kan jy nie die oproep beantwoord nie (buite kantoor, op 'n ander oproep, vir 'n tydperk weg). Jy hoef nie te veel besonderhede te verskaf nie, net genoeg sodat die oproeper weet dat hy of sy gehoor is en dat jy die oproep sal terugbesorg.
05 - Skryf 'n skrif vir 'n outomatiese assistent
Die eerste ding wat u kliënte en sake-medewerkers hoor wanneer hulle u maatskappy bel, sal u telefoonstelsel se outomatiese bediende wees. Gee die genommerde opsies aan die hand van die feit dat u beller nie vertroud is met die maatskappy nie en leiding nodig het. Maak seker dat oproepers weet dat indien hulle 'n direkte uitbreiding vir 'n spesifieke persoon het, hulle daardie persoon direk te enige tyd kan bereik.
Vir alle ander bellers, probeer om die bekendste nommers vir elke uitbreiding te gebruik (byvoorbeeld "Druk nul vir die ontvangsdame"). Beskryf die departement voordat u die nommer gee. Byvoorbeeld, "Vir kliëntediens, druk 5."
06 - Skryf 'n outomatiese Attendant Script vir Na-Ure of Besigheidsluitings
As jou besigheid na 'n sekere tyd of naweke gesluit word en niemand beskikbaar is om jou bellers te beantwoord of te help nie, skep 'n na-ure outomatiese bediende groet. Vertel jou oproepers voor dat die besigheid gesluit is, en aan die einde, vra hulle om terug te bel. Onthou om u normale werksure in te sluit.
07 - ' n professionele telefoonboodskap verlaat
Stempos het 'n standaard deel geword van elke besigheids-klas telefoonsisteem, en weet hoe om 'n professionele voicemail-telefoonboodskap te verlaat - benewens hoe om 'n positiewe antwoord op jou maatskappy te gee. Alle werknemers wat die telefoon as deel van hul werk gebruik, moet weet hoe om 'n professionele telefoonboodskap te verlaat.