Die dos en moenie van die gebruik van e-pos in besigheid
E-pos het so gewild geword dat mense in sommige gevalle dit meer dikwels gebruik as die telefoon. Omdat die geskrewe woord so maklik verkeerd verstaan kan word, is die begrip van behoorlike e-posetikette noodsaaklik in die besigheidsomgewing.
Ongelukkig verstaan baie mense nie hoe om e-pos tot hul voordeel te gebruik nie, en die voordele wat hulle aan 'n besigheid kan gee, word dikwels gemis. Die volgende besigheids e-pos etiketreëls kan u werknemers help om e-posse wat effektief en doeltreffend is, op te stel.
01 - Stuur slegs duidelike en bondige e-posse
02 - Gebruik altyd 'n betekenisvolle vakreël
Moet nooit die onderwerp van 'n e-pos leeg laat nie. 'N Leë vaklyn kan jou e-pos as strooipos merk, en dit sal nooit sy bestemming bereik nie. E-posse met blink vaklyne word ook dikwels oor die hoof gesien, veral as die beoogde ontvanger gewoonlik op 'n gegewe dag baie e-posse ontvang. Gebruik altyd 'n vakreël wat die inhoud van jou epos voldoende weerspieël. Dit sal jou ontvangers help om doeltreffend deur hul e-posse te sorteer en sal 'n vinniger reaksie op jou e-pos aanmoedig.
03 - Vermy oordrewe geformateerde e-posse
Stuur e-posse in professionele formate. Vermy veelkleurige lettertipes en prente vir agtergronde. Hierdie accouterments kan die leser afleiden of die boodskap moeilik lees. Enige agtergrond beelde wat jy byvoeg, kan die lêer grootte van jou e-pos opblaas. Dit kan die ontvangers met stadige verbindings dwing om lankal te wag vir jou boodskap om te laai. Nog agtergrondprente wat jy byvoeg, kan die grootte van jou epos opblaas. Dit kan die ontvangers met stadige verbindings dwing om lankal te wag vir jou boodskap om af te laai.
As u maatskappy dring daarop aan dat u bepaalde e-pos skryfbehoeftes gebruik om 'n konsekwente voorkoms en konsep te produseer, gebruik dit. Die maatskappy se logo en die handtekening lyn kan 'n professionele beeld op jou e-pos projekteer.
04 - Stuur tydige antwoorde
Moenie mense laat wag vir tydige antwoorde op hul e-pos nie. Reageer dadelik met 'n duidelike, bondige boodskap. As jy meer tyd benodig om 'n antwoord te ondersoek of meer inligting te versamel, vertel jou e-pos-sender wanneer hulle 'n antwoord kan verwag.
05 - Gebruik buite-kantoor-antwoordhulpmiddels
As jy van die kantoor af weg is en nie jou e-pos kan lees nie, gebruik die out-of-office hulpmiddel van die e-posstelsel om outomaties te reageer op enigiemand wat jou wil kontak. Maak seker dat jou outo-antwoord laat senders weet wanneer hulle kan verwag om 'n antwoord te ontvang.
06 - Moenie Wolf Met Hoëprioriteit Vlae Skree nie
Die meeste e-pos stelsels laat u toe om 'n e-pos te merk as "Hoë Prioriteit" of "Rush." Moenie hierdie jou standaard epos vlag maak nie. Gebruik dit spaarsaam, of jou ontvangers sal die prioriteitsvlag ignoreer. As jy uiteindelik 'n eintlik belangrike e-pos stuur, sal dit nie die aandag kry wat dit verdien nie.
07 - Oorweeg of "Alles Beantwoord" noodsaaklik is
Moenie instinktief op die knoppie 'Antwoord al' klik vir elke e-pos wat verskeie senders of ontvangers het nie. Oorweeg die onderwerp en besluit wie jou antwoord moet lees. Deurlopend te reageer op almal onnodig, sal jou gou 'n reputasie as 'n "besigheidspammer" verdien, en mense kan jou e-posse heeltemal ignoreer.
08 - Afsonderlike Besigheids- en persoonlike e-posrekeninge
Tensy dit 'n noodgeval is, gebruik nooit jou besigheids e-pos vir persoonlike korrespondensie nie. Selfs as jy jou eie besigheid besit, is dit 'n goeie idee om twee afsonderlike e-pos rekeninge te hê. Dit sal jou toelaat om jou e-posse te prioritiseer en nie-verwante persoonlike boodskappe uit die besigheidsnetwerk te hou nie.
09 - Gebruik professionele e-pos rekening name
Gebruik u eie naam as deel van enige besigheids e-pos adres. Byvoorbeeld james.bucki@example.com, of jbucki@example.com. Vermy byname, handvatsels, monikers of obskure verwysings. Gebruik byvoorbeeld nie sokker.mom@voorbeeld.com of baseball.nut@voorbeeld.com.
10 - Is e-pos die beste vir hierdie antwoord?
Moenie e-pos as jou enigste kommunikasiehulpmiddel gebruik nie. Nie alle boodskappe is e-pos geskik nie, en daar sal tye wees wanneer 'n kort telefoonoproep of 'n kort kantoorbesoek 'n doeltreffender manier is om 'n boodskap oor te dra. Ontmoeting of praat oor die telefoon kan 'n menslike element in interaksies voorstel, en dit kan die verskil maak as jy iets probeer verduidelik of jy wil iemand oorreed om 'n aksie te doen.
11 - Wees sensitief en toeganklik
Gebruik nooit e-pos om 'n verhouding of kontrak te beëindig nie. In professionele sakekorrespondensie, sluit altyd 'n handtekeninglyn in wat alternatiewe maniere bied om jou te kontak. Byvoorbeeld, u kan u kantoor-, faks- en selfoonnommers insluit, asook u kantoor se posadres.
12 - Vermy Emailing Massiewe Aanhegsels
Jy weet nooit hoe of waar jou ontvanger toegang tot hul e-pos sal kry nie. Mobiele toestelle kan die lêer aflaai om die gebruiker te vra om die aflaai te bevestig. Dit kan lank neem en bandbreedte verbruik wat die ontvanger moet betaal. Hou die gekombineerde grootte van aanhegsels onder 50 MB.
As u 'n groot lêer moet stuur, kontak eers die ontvangers en vra hoe hulle die lêer wil ontvang. U gebruik ook 'n lêer oordrag diens om die lêer te stuur.
13 - Dink voordat jy daardie e-pos stuur
Uiteindelik, neem 'n oomblik en kyk na wat jy geskryf het voordat jy die "stuur" -knoppie druk. Is dit iets wat nie in 'n e-pos gestuur moet word nie? Is dit van 'n persoonlike aard en nie gepas om die maatskappy se e-posstelsel te gebruik nie? Het jy die e-pos geskryf terwyl jy kwaad en ingesluit gedeeltes het wat jy dalk later kan spyt? Indien wel, druk die "delete" -knoppie.