Behoorlike besigheidstelefoonetikette kan 'n positiewe indruk op jou kliënte en kliënte maak. Om 'n telefoonoproep oor te dra, is meer as net om te weet watter knoppies jy op jou telefoonsysteem moet druk. Die besigheidstelefoonetiket wat u en u werknemers elke dag gebruik, is 'n direkte weerspieëling van u onderneming. Jy kan óf 'n professionele indruk of een wat ontbreek. Of jou werknemer die hoof finansiële beampte is, of 'n temp wat belas word met die fone, maak seker dat almal in jou onderneming bespoedig hoe om 'n oproep professioneel oor te dra.
01 - Verduidelik waarom jy die oproep moet oordra
Mense kan baie dinge vergewe, maar rukheid in die werkplek is nie een van hulle nie. Verduidelik aan die beller wat jy nodig het om die oproep oor te dra. Dit kan wees dat die oproeper die verkeerde afdeling bereik het, of die verkeerde uitbreiding in die regte departement. Nog 'n rede vir die oordrag van 'n oproep kan wees dat slegs 'n ander departement die vraag kan beantwoord, of jy het nie genoeg gesag om die besluit te neem wat die oproeper soek nie. Ongeag, maak seker dat oproepers presies weet waarom die oproep moet oordra sodat hulle nie dink jy gaan net die bok oorsteek nie. 02 - Gee u inligting eerste
Gee altyd oproepers jou naam en uitbreiding net as jy ontkoppel word. Dit laat hulle weet dat jy persoonlik bekommerd is oor hul situasie. U wil ook 'n situasie voorkom waar 'n beller ontkoppel word en moet van nuuts af begin en die situasie aan nog 'n verteenwoordiger van die maatskappy verduidelik. U moet ook die naam van die persoon of departement waaroor u dit oorskakel, aan bellers noem, en gee ook die uitbreidingsnommer. Maak nie saak watter besigheid jy is nie, almal is in die besigheid van goeie kliëntediens. 03 - Vra toestemming om die oordrag te begin
Sodra jy 'n verslag met die oproeper ingestel het, vra die oproeper om toestemming om die oordrag te begin. Hierdie versoek gee ook die oproeper die geleentheid om enige ander vrae te stel of enige ander besorgdheid uit te spreek. Dit gee ook die bellers die geleentheid om te sê dat hulle terug sal bel wanneer hulle meer tyd het. Soms gebeur dit dat 'n beller nie oorgedra wil word nie. Indien wel, vind uit hoekom. Verduidelik nou dat die oordrag sou verseker dat hulle so gou as moontlik hulp ontvang. Verduidelik ook dat u die volgende verteenwoordiger al die inligting op hul oproep tot dusver sal gee en dat hulle hul situasie nie weer moet verduidelik nie
04 - Wag vir 'n antwoord
Moenie die oproep blindelings oordra sodra jy die ander foonring hoor nie. Wag vir die ander persoon om te antwoord en verduidelik waarom die oproep oorgedra word. Hierdie stap gee die volgende werknemer 'n kans om voor te berei vir die oproep en voorkom dat die oproeper hul situasie of probleem weer moet verduidelik. 05 - Maak 'n inleiding
Keer terug na die oproeper en kondig die naam en / of die departement aan waarheen u dit oordra. Dank die oproeper vir sy of haar geduld en vra of jy iets anders kan doen voordat jy ophang. Dit help as u die eerste of van die persoon aan wie die oproeper oorgedra word, kan gebruik. Dit versterk die persoonlike konneksie wat u gevestig het en skep verder 'n gevoel dat die beller goed versorg word. 06 - Voltooi die Oordrag
Voltooi die oordrag deur die oproeper met die ander persoon of departement te koppel. Onthou om jou verbinding te beëindig deur die foon op te hang of om jou headset te ontkoppel. Aangesien telefoonsisteme ingewikkeld kan wees, veral in groot maatskappye, wil jy verseker dat jy jouself heeltemal van die oproep ontkoppel. As jy nuut is, betaal dit 'n paar keer met 'n kollega voordat jy eintlik 'n oproep oorplaas. Daar is verskeie redes om 'n oproep te beëindig sodra jy met die oproeper verloof is. Maar, ongeag die rede waarom jy het, maak nie saak hoe wettig dit is nie, moet jy op professionele wyse ontkoppel. Die mees algemene rede vir die beëindiging van 'n oproep is dat jy oor 'n langdurige praatjie gekom het - iemand wat te veel van jou tyd sal verbruik en verhoed dat jy oor jou besigheid gaan. Nog 'n minder algemene rede is dat die oproeper misbruik, dreigende of vulgêre taal gebruik. Ongelukkig voel mense met woedebestuursprobleme dat hulle hul vyandigheid op vreemdelinge, veral dié in die diensbedryf of in 'n dienspos, kan ontduik. Raadpleeg u maatskappy se beleid en prosedures oor hoe om hierdie tipe situasie te hanteer ten einde enige wetlike gevolge te voorkom. En onthou, dit is altyd beter om die oproeper aan die slaap te hou terwyl jy raad soek as om iets te sê wat jy later kan spyt.
Die belangrikheid van telefoonetikette
Die telefoon is dikwels die kliënt se eerste kontak met u besigheid. Jy wil hê dat die ervaring die beste is wat dit kan wees. Hoofsaaklik, jy wil nie hê dat kliënte ophang en jou kompetisie noem nie. Dit is dus die moeite werd om tyd te spandeer om jou personeel in 'n behoorlike telefoonetiket op te lei.