Hoe om 'n professionele stemboodskap te verlaat

Maak seker dat jy respek teenoor kliënte en ander oproepers oordra

Stempos het 'n standaard deel geword van elke besigheidsklas telefoonstelsel . Nie net sal weet hoe om 'n professionele voicemail-telefoon boodskap te verlaat, positief op jou maatskappy weerspieël nie, dit is ook belangrik vir jou professionele beeld .

Elke werknemer wat die telefoon as deel van hul werk gebruik, moet weet hoe om 'n professionele telefoonboodskap te verlaat. Hier is 'n paar wenke vir nuwe of onervare werknemers om die soorte professionele, hoflike foonboodskappe wat terugkom, te verlaat.

  • 01 - Dink eers

    Voordat jy die telefoon optel, breek vir 'n oomblik en doen 'n mini-repetisie (in jou kop as dit meer gepas is). Bepaal die doel van die oproep in een of twee sinne. Meer as 50 persent van die oproepe gaan na stempos, dus wees voorbereid op wat jy sal sê as die persoon wat jy bel, nie optel nie. U moet bereid wees om 'n bondige stemposboodskap te stuur wat u doel aandui en niemand se tyd mors nie.
  • 02 - Stel jouself voor

    Begin elke stemposboodskap deur jouself bekend te stel, sodat die ontvanger weet wie dadelik bel. Dit moet jou volle naam en maatskappy se naam insluit. Voorbeeld: "Dit is Jane Doe wat van Company X vir Suzy Jones van jou rekening bel." Maak seker jy weet hoe om die naam van die persoon wat jy bel, te verklaar, jy wil hulle nie beledig voordat jy selfs met hulle gepraat het nie.

  • 03 - Praat Stadig

    Praat stadig genoeg sodat die persoon wat die boodskap ontvang, elke woord kan hoor. Dit is baie frustrerend wanneer jy gaan om net 'n boodskap te kry om vas te stel dat die ander persoon te vinnig praat om te verstaan. Maak seker dat as jy 'n terugbelnommer verlaat, herhaal dit twee keer, sodat die persoon dit kan neerskryf.

  • 04 - Spreek duidelik

    Praat direk in die mondstuk van jou telefoon in 'n duidelike en voldoende gemoduleerde stemtoon. Moenie die telefoon tussen jou wang en skouer hou sodat die mondstuk deur jou nek geplaas word nie; Dit is goed as jy bel of terwyl die foon aan die ander kant bel, maar nie een keer as jy gekoppel is nie.

  • 05 - Hou dit kort

    Jy hoef nie elke detail op jou stemposboodskap te verlaat nie. Die meeste besigheidsfoonstelsels het een tot twee minute se tydsbeperking vir boodskappe voordat die oproep beëindig word. Laat 'n kort opsomming van die rede vir u oproep en sluit met 'n versoek om terugbel.

  • 06 - Beëindig dit professioneel

    Net soos 'n professionele sakebrief, eindig deur jou kontakinligting te gee. As jy die persoon onbekend is met jou of dalk probleme ondervind met die plasing van jou, herhaal jou naam en maatskappy saam met die beste manier om jou te bereik. As jy reeds 'n sterk werksverhouding het, kan jy dalk jou naam herhaal, maar gee hulle die beste nommer om jou terug te bel, en hoe laat sal jy beskikbaar wees.

  • 07 - Droppe Oproep?

    As jy glo dat jou stemposboodskap deur die stemposstelsel gedaal is voordat jy klaar was, probeer die oproep weer en lei af deur die persoon te vertel dat jy glo dat jou vorige boodskap dalk laat val het. Probeer dit kort hou; jy wil nie soos 'n plaag kom nie. Gee net jou naam weer en laat jou nommer, met 'n begroeting soos: "Ek wou net seker wees dat jy my boodskap gekry het. Dit het geklink asof ons ontkoppel is. Dankie!"

  • 08 - Oefen en toets jouself

    As jy onseker is of senuweeagtig is om besigheidsboodskappe te verlaat, e, oefen saam met 'n vriend of kollega. Laat hulle 'n voorbeeld van die stempos en vra hulle vir kritiek: praat jy te vinnig, of is jy andersins moeilik om te verstaan? Dit kan selfs die moeite werd wees om jouself 'n stempos te gee om te luister na hoe jy klink.