U kan inderdaad gevra word as u 'n partytjiebeplanner of 'n vergadering beplanner is. In die geval van beplanningsprofessie is die werkstitels so uiteenlopend en talryk as die dienste wat aangebied word. Dit kan dikwels moeilik wees om een van die volgende te beskryf en te onderskei.
Dit kan moeilik wees om 'n gebeurtenisbeplanningsportefeulje op te stel, werk te soek of om met 'n kliënt te werk wat nie die korrekte begrip van jou werksfunksie en verantwoordelikhede het nie.
Event Management vs Event Planning
Terwyl baie nou verwant is, is gebeurtenisbestuur en gebeurtenisbeplanning twee baie verskillende funksies. Die sleutelverskil lê in hierdie twee woorde: bestuur en beplanning. In baie eenvoudige terme bestuur gebeurtenisbestuurders die geleentheid en gebeurtenis beplanners beplan die gebeurtenis.
Daar word gesê dat gebeurtenisbestuurders ook aspekte van gebeure kan beplan en gebeurtenisbeplanners kan sekere komponente van die gebeurtenisbeplanningsproses bestuur. Event bestuurders en gebeurtenis beplanners werk langs mekaar, en hul verantwoordelikhede kan oorvleuel.
Om sake nog meer verwarrend te maak, bied individuele gebeurtenisbeplanners gereeld gebeurtenisbestuursdienste, en gebeurtenisbestuurders kan ook geleentheidsbeplanning aanbied. As al hierdie dinge jou gekrap het, laat ons eers begin kyk na gebeurtenisbestuur.
Gebeurtenisbestuur behels Projekbestuur
Gebeurtenisbestuur behels die skep en ontwikkeling van grootskaalse gebeurtenisse wat konferensies, konvensies, konserte, vertonings, feeste en seremonies insluit. Gebeurtenisbestuur behels die identifisering van die teikengroep, die formulering van die geleentheidskonsep, die beplanning van die algehele logistiek van die gebeurtenis en die uitvoer van projekbestuur van die gebeurtenis as geheel. Dit sluit in die bestuur van die spanne van mense wat verantwoordelik is vir elke funksie, die begroting en die toesig oor die uitvoering van die gebeurtenis.
Gebeurtenisbestuurders hou ook toesig oor die dienste van alle buiteverskaffers en professionele persone, wat gebeurtenisbeplanners insluit.
Spesifieke verantwoordelikhede van 'n gebeurtenisbestuurder kan insluit:
- Keuse en bespreking van lokale
- Koördineer buiteverkopers
- Betrokke sprekers of vermaak
- Reël vir vervoer en parkering
- Verkryging van nodige permitte en toepaslike versekering
- Verantwoordelikheid vir die nakoming van gesondheids- en veiligheidstandaarde
- Ontwikkeling van noodvoorsieningsplanne
- Krisis- en situasiebestuur by geleentheid
- Ontwerp van 'n sekuriteitsplan
- Monitering van die gebeurtenis
Hierdie lys is geensins volledig nie. Afhangende van die omvang van die geleentheid en die ander gehuurde professionele persone, kan die werksverantwoordelikhede wissel.
Die rol van gebeurtenisbestuursdienste
Gebeurtenisbestuursfirmas word gereeld gehuur om grootskaalse maatskappyvergaderings en spesiale geleenthede te beplan en uit te voer. Terwyl troues en konserte algemene gebeurtenisse is vir 'n gebeurtenisbestuurspersoon, sportbyeenkomste, reünies en groot partye, is daar ook geleenthede wat voordeel kan trek uit gebeurtenisbestuur.
Regeringsentiteite, niewinsorganisasies, verenigings en korporasies gebruik almal gebeurtenisbestuursmaatskappye om belangrike geleenthede en vergaderings te koördineer. Die gebeurtenisbestuursfunksie kan dikwels gevind word binne 'n korporatiewe bemarkings- of openbare betrekkinge-afdeling of as deel van hul spesiale geleenthede.
Vaardighede om te slaag
Soos met die meeste gebeurtenisbeplanningsfunksies, vereis gebeurtenisbestuur uitstekende organisatoriese vaardighede om te slaag. Die vermoë om baie bewegende dele te multitask en jongleren, is noodsaaklik en saam met die top-notch organisasie kom die behoefte aan doeltreffende tydbestuursvaardighede.
Om te kan prioritiseer en op die taak te bly, is wat lei tot 'n suksesvolle gebeurtenis. Gebeurtenisbestuur begin met die proses om 'n visie vir die gebeurtenis te skep en dan deur te sien tot uitvoering, wat oproepe vereis vir beide kreatiwiteit en buigsaamheid.
Omdat projekbestuur 'n sleutelelement is en behels die bestuur van nie net funksies nie, maar ook spanne van mense, is interpersoonlike vaardighede ook belangrik. Interaksie met individue op alle vlakke van 'n organisasie is deel van die werk en met sterre kommunikasievaardighede en gemaklik en persoonlik sal 'n lang pad in die ontwikkeling van die verhoudings gaan.