Die burgemeesterskantoor van spesiale geleenthede in Chicago en die Illinois Restaurant Association werk saam om hierdie jaarlikse voedselfees te beplan en uit te voer.
Beplan 'n Gemeenskapsvoedselfees
Of 'n groot kosfees soos die Taste of Chicago of 'n kleiner weergawe van dieselfde gemeenskapsfeeste wat beplan word, is 'n belangrike verantwoordelikheid vir plaaslike regering en munisipale gebeurtenisbeplanners. Die smaak van Chicago dien as 'n groot gevallestudie vir enige gemeenskap wat 'n soortgelyke program oorweeg. Die primêre funksionele gebiede van enige gemeenskapsvoedselfees sal die volgende insluit:
- bedrywighede
- Voedselverskaffers
- Programmering
- borgskap
- Bemarking / Openbare Betrekkinge
- Rekeningkunde / Kontrakbestuur
Ons sal dieper in elke area grawe, maar eers, laat ons 'n gevoel kry vir die tydlyn en algemene bestuur van so 'n gebeurtenis deur gebruik te maak van die werklike beplanning van die Taste of Chicago.
Gemeenskapsvoedselfees Beplanning Tydlyn
Vir enigeen wat hierdie soort gebeurtenis vir die eerste keer nader of diegene wat 'n uitbreiding na 'n bestaande fees oorweeg, is dit belangrik om ten minste een jaar voor jou geleentheid te beplan.
Vir 'n tasbare voorbeeld volg die Burgemeesterskantoor van Spesiale Gebeurtenisse die volgende rowwe skedule vir elke jaar se Taste of Chicago:
- 12 maande : Identifiseer ligging, datums en rofskets van die feeskaart. Betrek relevante stadsagentskappe elke stap van die pad
- 9 maande : Werk feeskaart op en begin funksionele area RFP's
- 6 maande : Bevestig verkopers, borge, programmering en verskaffers
- 4 maande : Finaliseer vermaak en herbevestig funksionele area
- 3 Maande : Produseer fees bemarkingsmateriaal
- 1 Week : Bestuur operasies inlaai
- 1 dag : Bestuur verkoper se invoegtoepassing
- Gebeurtenis Gevolgtrekking : Bestuur operasies laai-out
- 1 Week Na : Hou inpak-byeenkoms en maak aanbevelings
Algemene Gemeenskapsfeesbestuur
As 'n regeringsagentskap is die burgemeesterskantoor van spesiale geleenthede in beheer van die smaak van Chicago en 'n lang lys van ander geleenthede langs Chicago se meerfront, buurtfeeste en ander gebiede. Die Taste is uniek in Chicago, want dit is 'n gratis geleentheid, maar inkomste uit die Taste betaal vir die meerderheid van alle ander geleenthede wat deur die kantoor bestuur word.
Met ervaring in die bestuur van voedselfeestebesteding wat dateer uit 1980, is die meeste funksionele spanne in die Burgemeesterskantoor van Spesiale Gebeurtenisse en Illinois Restaurant Vereniging hoogs ervare in hul gebiede. Dit stel die algemene bestuurder van die Taste of Chicago in staat om te fokus op beplanning en uitvoerpogings van alle betrokke partye en hou die geleentheid op die regte spoor.
Benewens lede van die kantoor, werk die hoofbestuurder met ten minste 20 verskillende stadskantore en agentskappe, insluitende (maar nie beperk nie tot) die volgende:
- Polisie departement
- Brandweer
- Departement van Gesondheid
- Strate en Sanitasie
- Park Distrik
- Kantoor van Noodbestuurskommunikasie
Nog 'n belangrike funksionele deel van die burgemeesterskantoor van spesiale geleenthede is rekeningkundige / kontrakbestuur. As 'n staatsgebeurtenis is dit 'n hoogs gestruktureerde verkrygingsproses en alle ooreenkomste moet stadsriglyne volg.
Met 'n gebeurtenis beplanning tydlyn in plek en algemene gebeurtenis bestuur verseker, kan ons nou kyk na elk van die primêre funksionele gebiede van die gebeurtenis.
Nadat ons die geskiedenis van die Taste of Chicago-gebeurtenis bekend gemaak het en die beplanning en uitvoering daarvan as 'n gevallestudie gebruik het, is ons gereed om 'n bietjie dieper in elk van die primêre funksionele gebiede van die gebeurtenis te grawe.
bedrywighede
Die operasie area is verantwoordelik vir die voorbereiding van die terrein, verhoog en produksie, byeenkomsondersteuning, sekuriteit en meer.
Operasies benodig baie byeenkomste, en die bedryfspan is nou gekoppel aan die uitleg van die gebeurteniskaart.
Dit maak 'n groot verskil om al die stadsagentskappe vroeg in die proses te betrek, volgens die operasionele bestuurder van die Taste of Chicago. Die operasionele span bestuur prosesse vir die volgende:
- Laai-in-aan-gebeurtenis (opstelling)
- Bedryf tydens die geleentheid
- Na-gebeurtenis laai-out (skeur af)
Hierdie prosesse sluit in straatafsluiting, bou tente, vurkhysers, timmermanne, elektrisiëns, instandhoudingstoerusting en personeel, sekuriteit, logistiek vir verskaffersvragmotors, bestuursaanhangers en meer. Oorweeg wat jou bedryfspan homself sal hanteer en wat hulle sal uitkontrakteer vir jou geleentheid. Watter ander agentskappe sal jou span moet werk? Kontak hulle so gou as moontlik.
Restaurante / Verskaffers
Gegewe die kompleksiteit en grootte van voedselfeeste soos die Taste of Chicago, neem die Illinois Restaurant Association die leiding oor die bestuur van die voedselverkopers wat deelneem aan die jaarlikse gebeurtenis. Vir die 2015 Taste of Chicago het die geleentheid met 60+ voedselverkopers saamgewerk, waaronder 19+ nuwe restaurante wat baie van Chicago se afsonderlike wyk verteenwoordig. Natuurlik, in Chicago, sal sekere items altyd by voedselverkopers gekies word vir die geleentheid, insluitend pizza, ribbes, roomys en kaaskoek. Jou gemeenskapsvoedselfees sal waarskynlik ook sy tradisionele kosse hê.
Dit is 'n gesogte plek om gekies te word as 'n restaurantverkoper wat deelneem aan hierdie spesifieke kosfees. Kriteria vereis dat deelnemers plaaslike restaurante moet wees wat Chicago se wykies weerspieël. Daarbenewens moet hulle die volume kan hanteer en 'n heeltemal skoon status hê met die stad. Deelnemende restaurante ondergaan die volgende kursusse en tjeks:
- Voltooi die Sanitary Certificate Course van die Illinois Restaurant Association Summer Festival
- Chicago Departement van Openbare Gesondheid besoek hutte drie keer per dag
- Bestuur die vloei van voorraad tussen hul hutte en verkoelde vragmotors
As dit by jou gemeenskapsgebeurtenis kom, dink aan watter kriteria jy mag benodig van deelnemende voedselverkopers en hoeveel jy wil hê. Die eerste jaar kan moeilik wees, maar met elke jaar se sukses sal jy waarskynlik vind dat jy meer en meer gewillige deelnemers het.
Programmering
Die smaak van Chicago is 'n algemene gemeenskapsgebeurtenis. Dit beteken dat terwyl "kos" is wat die skare trek, is dit die ander aktiwiteite wat mense daar hou. Oor die jare het die programmeringspan baie van die volgende elemente in die algehele program ingesluit:
- Gratis konserte op verskeie stadiums (nasionale en plaaslike entertainers)
- Kook demonstrasies paviljoen met top sjefs en kookboek skrywers
- Familie dorpie insluitend 'n kinderstadium
- Omgewing tent vir "groen" onderwys
- Sport paviljoen met fiksheid wenke
- Internasionale paviljoen (inkopies)
- 2 myl loop
- Voedselverskaffers
- Budweiser Clydesdales en hul Dalmatiese metgeselle
- Vermaaklikheidsritte
- Vuurwerke program
- Openingseremonie
Oorweeg watter ander programme en aktiwiteite jy dalk in jou kosfees wil insluit.
borgskap
Die smaak van Chicago behels verskeie kategorieë vir borgskappe , wat 'n belangrike bron van befondsing en in natura is. Korporatiewe bemarkers en korporatiewe geleentheidsbeplanners is geneig om deel te neem aan gemeenskapsgebeure soos die Taste om hul handelsmerk te versterk en blootstelling te kry.
Gasvryheid is 'n element wat sommige van die borge in hul pakkette insluit, sodat die borge gunstige toegang tot sommige sitplekke en privaat tente ontvang om hul eie kliëntgeleenthede te bied.
Soorte borg by die Smaak het die volgende ingesluit:
- Sellulêre kommunikasie
- Kruidenierswinkel ketting
- Drank maatskappye
- Kleinhandelwinkels en banke
- Lugdiens en hotelle
- media
- motorvervaardigers
- Voedselverskaffers
- restaurante
- Fiksheids- en gesondheidsorg organisasies
- Stadsparkdistrik en Openbare Vervoer
Oorweeg watter plaaslike korporatiewe borge dalk belangstel om jou gemeenskapsgebeurtenis te befonds, en dink aan watter soort pakkette en voordele jy aan dié borge kan bied.
Bemarking / Openbare Betrekkinge
Bemarkers wat op die Taste of Chicago werk, is in 'n benydenswaardige posisie omdat dit die tipe gebeurtenis is wat outomaties media aandag in Chicago en elders vestig. Beter nog, media sponsors help ook om die Taste te bevorder. Dit beteken dat die burgemeester se kantoor van spesiale geleenthede nie te veel moet spandeer op tradisionele vorme van reklame om die woord te versprei en die geleentheid te bevorder nie .
Bemarkers bevorder die geleentheid deur toegewyde persvrystellings aan elke area van die geleentheid te skryf, die gebeurteniswebwerf te handhaaf en die geleentheidsbrosjure te vervaardig. Hierdie items vereis noue samewerking met al die ander funksionele gebiede om skedulering en inhoudsverandering te dokumenteer soos dit voorkom.
In die begin kan dit vir gemeenskapsvoedselfeeste moeilik wees om die soort blootstelling te kry wat groot en bekende gebeurtenisse soos die Taste of Chicago versamel. Maar oorweeg watter media afsetpunte u moontlik kan uitreik vir gratis pers en begin beplanning vir daardie bemarkingsmateriaal wat u bemarkingspan sal hanteer soos 'n webwerf, flyers en brosjures.