Wat jy moet weet om kliënte verwarring te vermy
Dit is ewe frustrerend vir gesoute professionele persone wat gekonfronteer word met kliënte wat die dienste wat aangebied word, verkeerd verstaan.
"Gebeurtenisbestuur" en "Gebeurtenisbeplanning" word dikwels omruilbaar geslinger, alhoewel hulle twee baie verskillende dinge is. Heel eenvoudig is beplanning en bestuur nie dieselfde nie. Terwyl die vaardighede van hierdie twee funksies oorvleuel, is dit twee afsonderlike funksies. Dit skep probleme vir diegene wat omgaan met kliënte wat verkeerdelik dink hulle benodig 'n gebeurtenisbestuurder wanneer hulle 'n gebeurtenisbeplanner benodig. En vir die kliënte wat onder die indruk is dat alle gebeurtenisbestuurders ook geleentheidsbeplanning hanteer. Dus laat ons die verwarring uitklaar omdat dit belangrik is dat u en u kliënte dieselfde begrip het.
Gebeurtenisbeplanning
Kom ons begin met gebeurtenisbeplanning . Die sleutel-operatiewe woord hier is beplanning . Alle geleenthede - van bruidoue tot mylpaalverjaarsdagvieringe tot groot korporatiewe byeenkomste - begin met 'n plan van een of ander aard.
Die eerste besprekings met kliënte aangaande gebeurtenis idees, temas, wenslike datums en begroting riglyne maak deel uit van die gebeurtenis beplanningsproses.
Gebeurtenisbeplanning begin van die begin af , vanaf die vroeë stadiums van die konsep, en gaan voort tot die werklike gebeurtenis plaasvind. En eerlik, vir 'n paar weke na die gebeurtenis as gebeurtenis beplanners wrap besonderhede en hanteer opvolg items.
Gebeurtenisbeplanning behels die noue samewerking met die kliënt om 'n gebeurtenis te ontwerp wat die kliënt se visie van die byeenkoms weerspieël en voldoen aan die doel van die gebeurtenis. Kliënte wat 'n gebeurtenis beplanner huur, huur iemand om alle aspekte van die gebeurtenis te beplan, insluitende die verwante besonderhede en aksie-items, en om daardie gebeurtenis deur te sien tot die voltooiing daarvan.
Gebeurtenisbeplanningsverantwoordelikhede kan insluit, maar is nie beperk nie tot:
- kies 'n algehele tema vir die geleentheid
- die ontwikkeling van 'n begroting
- kies 'n lokaal
- onderhandeling hotel kontrakte
- huur buite verkopers
- beplanning van die spyskaart
- huur van 'n spysenier
- reël vir gassprekers of vermaak
- koördinering van vervoer
- kies die kleurskema
- ontwikkelende uitnodigings
Gebeurtenis beplanning is alles wat aangaan om 'n gebeurtenis saam te stel. Hierdie funksie val onder die groter sambreel van gebeurtenisbestuur.
Gebeurtenisbestuur
Elke tipe gebeurtenis bestaan uit talle dele wat bymekaar pas soos stukke van 'n legkaart. Al hierdie stukke kom uiteindelik saam om 'n geleentheid te skep. Suksesvolle gebeure het al die verwante stukke bymekaar op die regte tyd en die regte plek, glad en doeltreffend en volgens plan. Hierdie proses word gebeurtenisbestuur genoem. Dit is eenvoudig, projekbestuur van die gebeurtenis self.
Gebeurtenisbestuur behels die skep, koördinering en bestuur van al die verskillende komponente van 'n gebeurtenis sowel as die spanne van mense wat vir elke aspek verantwoordelik is. Sommige aspekte van gebeurtenisbestuur kan insluit, maar is nie beperk tot:
- 'n plek vir 'n gebeurtenis bespreek
- koördineer buiteverkopers
- die ontwikkeling van 'n parkeerplan
- die ontwerp van noodvoorsieningsplanne
- nakoming van gesondheids- en veiligheidstandaarde
- bestuur van personeel verantwoordelik vir elke funksie
- toesig oor die uitvoering van 'n gebeurtenis
- monitering van die geleentheid
- Oplossing van gebeurtenis situasies op die webwerf
Event Bestuurders en Event Planners Werk saam
Om hierdie twee funksies te definieer, is uitdagend omdat dit nie net nou verwant is nie, maar die verantwoordelikhede oorvleuel dikwels. Individuele gebeurtenisbeplanners kan geleentheidsbestuurdienste aanbied, en gebeurtenisbestuurders kan ook geleentheidsbeplanning aanbied.
Dit hang alles af van die individuele beplanner of korporatiewe gebeurtenisbestuurspan, die lokaal en die geleentheid self.
Dit is belangrik om die verskille tussen die twee te verstaan en om te bepaal watter dienste u sal voorsien. Byvoorbeeld; As u geleenthede beplan vir 'n grootskaalse gebeurtenis, sal u werk met 'n gebeurtenisbestuurder wat u dienste sal koördineer met die van die spysenierbestuurder, die oudiovisuele span, ens. Definieer u rol en die dienste wat u sal voorsien en duidelik kommunikeer. dit aan voornemende kliënte om verwarring tydens die beplanningsproses te vermy.