Die uitreiking van hierdie kaarte aan werknemers beteken dat hulle sekere transaksies namens die besigheid kan doen en later aan die einde van elke maand alle ontvangste aan die hoof finansiële bestuurder kan stuur. As 'n maatskappy, in plaas van kontantvoorskotte aan elke werknemer uit te reik, is korporatiewe kredietkaarte die beste opsie, aangesien jy nie in die moeilikheid sal wees om kontant uit te gee nie.
Voordat u besigheidskaartjies uitreik, moet u voorsorgmaatreëls tref. Sonder om dit te doen, is daar 'n moontlikheid vir sommige werknemers om besigheidsfondse te misbruik . Die risiko van ongemagtigde aankope neem toe wanneer die korporatiewe kredietkaarte in hul hande is en daar is geen beskermende maatreëls in plek nie. Om hierdie risiko te beheer, sal die volgende beleide help:
Aan die begin, stel verwagtinge in
By die uitreiking van die kaarte, is dit raadsaam om al die werknemers te stel en in te lig oor wat van hulle verwag word as dit met kaartgebruik verband hou. U moet 'n beleid opstel wat die verantwoordelikheid van die kaarthouer duidelik uiteensit, die tipe uitgawes waarop die kaarte gebruik moet word en die tipe dokumente wat u vir elke uitgawe moet indien.
Dit is een van die sleutels wat elke maatskappy moet installeer om te bekamp hoe die kaarthouer die kaart gebruik. Sonder om dit te doen, sal u besigheid ekstra uitgawes aangaan wat nooit begroot is nie, wat op lang termyn die koste van die bestuur van die onderneming verhoog.
Maak seker dat die kaartreëls behoorlik verstaan word
Soos ons weet, het die meeste werknemers nie die leeskultuur nie. Dit beteken dat as jy net werkskaartkorporatiewe kaarte regmaak met 'n wettige boete van die reëls sonder om hulle te gebruik oor hoe of wat verwag word met betrekking tot kaartgebruik, sal dit nie help nie aangesien baie van hulle die kaart kan gebruik sonder om die kaart te lees reëls.
Om bostaande scenario te vermy, is dit goed om 'n vergadering met die werknemers te organiseer en hulle deur die beleid te neem. Nadat dit gedoen is, sal dit goed wees vir hulle om die begrip van die beleid skriftelik te erken. Dit beteken dat indien 'n werknemer in stryd is met die beleid, moet toepaslike maatreëls getref word.
Wees bekommerd oor besteding
Soms is die meeste werknemers geneig om te gaan teen die reëls en uiteindelik meer bestee as wat in die beleid uiteengesit word. Met dit in gedagte, is dit goed om tabbladen te hou oor die gebruik van die besigheidskredietkaarte . Die hoof finansiële beampte moet toesighouers in elke departement inlig dat hulle 'n verantwoordelikheid sal kry om die werknemers met kaarte in daardie departement te toesig.
Dit sal op 'n manier die misbruik van kaarte van werknemers verminder. Wanneer 'n werknemer weet dat daar iemand se kaarte besteding is, sal hulle vrees om betrokke te raak by enige nie-toegelate aankope wat nie in die polis vermeld word nie.
Beskerm Maatreëls in plek
Geld is 'n ekonomiese hulpbron, en daarom is dit baie skaars. Dit beteken dat wanneer 'n werknemer hul kaartverbruiksregte misbruik, die las onmiddellik van hulle na die maatskappy oorgedra word. Met dit in gedagte, is dit goed dat jy op elke kaart spandoeklimiete stel.
Diegene in bestuursposisies kan hoër perke kry as in die onderste geledere. Hierdie maatreël is bedoel om die risiko van ongemagtigde transaksies te verminder. Die bestedingslimiet moet nooit oortref word nie en moet in die beleid vermeld word. Indien enige werknemers die perk oorskry, moet die ekstra bedrag afgetrek word van hul betaalstaat plus 'n boete.
Doen altyd 'n jaarlikse oorsig
Die kredietkaartprogram van die maatskappy moet jaar na jaar hersien word. Dit is omdat sekere werknemers van een departement na 'n ander oorgebly het en aangesien elke departement 'n spesifieke bestedingsperk het, is daar 'n jaarlikse hersiening van die program nodig.
Deur dit te doen, kan hoofde van departemente ook nuwe uitgawes perk uitreik ooreenkomstig die verantwoordelikhede van elke werknemer. As 'n werknemer in 'n departement werk wat nie meer 'n korporatiewe kredietkaart benodig nie, kan hy / sy uit die program verwyder word.
Verhoog doeltreffendheid deur volgop te doen
Dit is goed vir u om iemand wat nie deel van u maatskappy is of nie 'n kaarthouer te hê om transaksies namens die maatskappy te doen nie, aan te bied en aan die einde van elke maand aan u voor te lê. Die hoofdoel van hierdie aangewese persoon sal wees om die name van werknemers wat nie tydige verduidelikings en verklarings oor hul kaartgebruik gegee het nie, te lys.
Dit is 'n maklike manier om te monitor watter werknemers voldoen aan die kaartbeleid en watter nie. Na 'n sekere tydperk kan jy kies om 'n sweep op die ewige kaarthouers te kraak wat altyd teen die polisse gaan, óf deur die kaarte tydelik of selfs permanent weg te neem.
Assesseer die Outliers
Onthou, 'n werknemer-uitgereikte korporatiewe kaart moet slegs gebruik word op sekere items wat vir die maatskappy nuttig is en moet nooit gebruik word om persoonlike items te koop nie, tensy dit noodsaaklik is. Daar is dus 'n behoefte om alle uitgawes wat elke werknemer op die kaart gebruik, aan die einde van elke maand te monitor.
Indien een of meer werknemers die kaart op persoonlike items gebruik, moet 'n deeglike assessering gedoen word om te bepaal of dit weens 'n noodgeval was of nie. As dit nie 'n noodgeval was nie, moet dissiplinêre maatreëls teen die kaarthouer geneem word. Aan die ander kant, as dit weens 'n noodgeval was, moet die uitgawes aangegaan word, van die kaarthouer se salaris afgetrek word sonder dat enige dissiplinêre stappe teen hulle geneem word.
Verdeel die risiko
Jou korporatiewe kaart beleid moet verseker dat die werknemer gebruiker op eie risiko persoonlik verantwoordelik is vir al die kredietkaart saldo's. Met so 'n beleid in plek sal die maatskappy slegs fondse aan individuele kaarthouers moet terugbetaal volgens die bedrag van goedgekeurde uitgawes.
Dit is waarna ons verwys as risikoverdeling tussen die maatskappy en die werknemers. Dit is 'n goeie manier om met werknemers te kommunikeer wat hul persoonlike goedere gebruik om die kaart te gebruik, aangesien hulle slegs 'n bedrag ontvang wat slegs met die goedgekeurde uitgawes pas.