Wenke oor hoe om 'n effektiewe werknemer kredietkaart beleid te ontwikkel

Hoe om onnodige uitgawes te verminder

Tans probeer beide klein en groot ondernemings om alle uitgawes te verminder wat verband hou met reis of enige ander aankope wat deur werknemers gemaak word ten bate van die ondernemings. Een van die beste maniere om onnodige werknemerkoste te besnoei, is om 'n werknemer se kredietkaartbeleid te skep. Om die misbruik van die maatskappy se kredietkaart te verminder, moet die maatskappy reëls en regulasies opstel oor hoe die besigheidskredietkaart gebruik moet word.

Egter nie baie maatskappye is bewus van die beste maniere om 'n kredietkaart beleid te ontwikkel. Baie sake-eienaars het altyd die begeerte om hierdie beleide te skep, maar het geen rigting oor hoe om dit te doen nie. Hierdeur is hier 'n helder beskrywing van hoe maatskappye effektief werknemers kredietkaart beleid kan skep.

Verantwoordelikhede van die Kaarthouer

As 'n maatskappy kredietkaarte aan sy werknemers uitreik, moet daar reëls wees wat die gebruik van die kaart bepaal. Die werknemers moet verantwoordelik gehou word vir die sekuriteit van die kaart asook die privaatheid van enige inligting wat verband hou met die maatskappy. Die werknemers moet verseker dat die kaart op 'n veilige plek gehou word, die kaart is vry van bedrieglike aktiwiteite en die kaart se identifikasienommer is beskerm. Die maatskappy moet ook verklaar dat die besigheidskredietkaart slegs beperk is tot die gebruik van die werknemer en nie enige ander individu nie.

Spelling Out Spending Limits

Die maatskappy moet in staat wees om reëls op te stel wat dikteer op aktiwiteite of transaksies waar die kredietkaart gebruik moet word.

Trouens, die uitgawes moet beperk word tot die behoeftes van spesifieke werknemers. Elke departement moet hul eie bestedingslimiete hê. As 'n maatskappy, is dit goed om elke werknemer in te lig oor die uitgawegrens ten tyde van die uitreiking . Daarbenewens moet elke werknemer nie hierdie limiet oorskry nie, en as dit wel gebeur, word dit aangegaan oor die limietgelde.

Ten slotte moet die maatskappy se kredietkaarte nooit vir kontantvoorskotte gebruik word nie.

Gereelde gebruiksverslag

Elke maatskappy moet werknemers verantwoordelik hou vir enige maatskappy kredietkaart se gebruik. Kom ons sê dat elke werknemer aan die einde van elke maand 'n volledige uiteensetting moet gee van alle koste, kwitansies en die korrekte rekeningkundige kodes. Elke werknemer moet seker maak dat hulle die uitgawes ontvangs aan die maandelikse staat heg voordat dit ter verifikasie aan die maatskappy voorgelê word. Al hierdie moet betyds gedoen word om laat betalings te vermy. Dit sal verseker dat die maatskappy sy maandelikse uitgawes gemaklik monitor en ouditering makliker word.

Geen gebruik van kaarte op individuele uitgawes nie

Die maatskappy moet baie streng op die gebruik van die werknemer kredietkaart wees, omdat niemand dit mag gebruik vir persoonlike uitgawes nie. Kortom, die gebruik van die kaart moet beperk word tot besigheidsverwante aktiwiteite. Die definisie van persoonlike gebruik, in hierdie geval, is 'n onkoste wat nie verband hou met die bedryf van die onderneming nie. Die maatskappy moet baie hard wees op enige werknemer wat die kaart op sy / haar eie betalings gebruik.

Gebruiksoorsig

As 'n maatskappy uitbetaal werknemer kredietkaarte, word dit aanbeveel om 'n kaart se hersiening na 'n spesifieke tydperk te doen.

Die hersiening van die kaart moet gedoen word deur die werknemers se onmiddellike toesighouer tesame met 'n lid van die maatskappy se rekeningkundige departement. Die toesighouer van die werknemer moet toesien dat die gebruik van die kaart beperk is tot waarvoor dit bedoel is. Aan die ander kant moet die rekeningkundige departement nagaan of alle kwitansies en ander uitgawedokumente wat deur die werknemer ingedien is, outentiek is.

Daarom moet elke maatskappy 'n effektiewe en betroubare werknemerskredietkaartbeleid hê om individue se misbruik van die kaart te verhinder. Dit sal 'n maatskappy in 'n goeie finansiële posisie plaas aangesien geen werknemer sy kaart vir persoonlike uitgawes misbruik nie. Die maatskappy moet ook seker maak dat beide die studieleier en die rekeningkundige departement alle aspekte van die beleid verstaan.