Beantwoord jou telefoon met 'n behoorlike besigheids telefoon groet.
Byvoorbeeld, wanneer jy die telefoon beantwoord, sê iets soos, "Cypress Technologies. Susan praat. Hoe kan ek jou help?" Dit laat die oproeper nie net weet dat hulle 'n besigheid bereik het nie, maar stel die onus op hom om die vraag te beantwoord. Spaar tyd op verkenningsvrae soos, "Is dit Cypress Technologies?", En ledig chit-chat.
Dink en prioritiseer soos jy praat.
Is die oproep die beste hanteer nou of later? Baie van die telefoonoproepe wat besighede ontvang, is vinnige navrae wat maklik beantwoord kan word, soos: "Hoe laat is jy oop?" Maar ander behels meer komplekse en tydrowende antwoorde. As dit die geval is, vertel die oproeper so en vra wanneer dit gerieflik sou wees om haar terug te bel om dit te bespreek.
Gebruik Parafrasering en opsomming om oproepe te hou.
As jy praat met iemand op die foon wat wil praat of van die punt wil praat, sê iets soos, "So wat ek jou hoor sê is ..." of "So die belangrikste punte is ..." of "Is (voeg opsomming) 'n regverdige opsomming van wat jy gesê het?" Dit is moeilik om met iemand te praat wat weier om te gesels.
Sluit elke oproep met 'n opsomming van die aksie wat u en die oproeper ooreengekom het
Alhoewel dit in die meeste gevalle net sekondes neem, kan dit baie tyd bespaar deur foute te vermy en die noodsaaklikheid om te kontroleer. Byvoorbeeld, na 'n gesprek waartydens jy 'n vergadering met 'n kliënt gereël het, kan jy sê: 'Goed.
Ek ontmoet jou by jou kantoor by (plaas plek) om 10:00 môre en ons gaan saam die monsters oor. "
Hou 'n Boodskap Pad deur die telefone, sodat jy kan besonderhede tydens die oproep.
Dit is nie net goeie tydsbestuur op die oomblik nie, maar help om jou gefokus te hou op die oproep, maar 'n hulp aan tydbestuur later as jy die besonderhede van 'n bepaalde gesprek moet vind en / of hersien.
Gee u kliënte en kliënte die e-posopsie
Baie van hulle sal e-pos gebruik om jou te kontak eerder as om te bel of hulle weet wat jou e-posadres is. Maak seker dat jou maatskappy se e-pos adres op jou besigheidskaartjies en op jou webwerf voorkom as jy een het. As jy hul e-posadresse het, stuur e-pos aan jou huidige kliënte en kliënte, en noem die e-posopsie en stel dit voor as 'n manier om kommunikasie te verbeter.
Gebruik tegnologie om die tyd te bestuur wat jy spandeer om die telefoon te beantwoord
As 'n minimum moet u besigheid 'n antwoordmasjien en stempos hê. Stel dit op met toepaslike sakeskripte en gebruik hulle om die telefoon vir jou te beantwoord wanneer jy buite die kantoor is of op iets ononderbroke moet werk. Skeduleer dan 'n tyd om hierdie telefoonboodskappe elke dag te beantwoord. In terme van tydsbestuur, sal jy waardevolle tyd kry deur gesprekke saam te groepeer.
As jy 'n tuisonderneming bedryf, kry 'n aparte besigheids telefoon of lyn
Jy moet 'n tweede "besigheids-net" telefoon hê met sy eie "besigheids-alleen" antwoordmasjien en / of stempos. Nie net is dit meer professioneel nie, maar dit sal jou spaar oor die tyd wat dit neem om boodskappe te wadeer en te bepaal watter sake verband hou.
Dit is altyd die beste om 'n persoon te hê. Beantwoord die telefoon
As u 'n masjien oplaai of erger is, is 'n outomatiese interaktiewe stemrespons (IVR) stelsel 'n regte afskakel wat u besigheid sal kos wanneer mense nie pla om boodskappe te verlaat of terug te bel nie. As u inkomende telefoongesprekke beantwoord, neem te veel tyd gedurende u dag, oorweeg om 'n ontvangsdame of 'n professionele antwoorddiens te huur om die telefoon vir u te beantwoord. Die koste van iemand anders om dit te doen, kan meer as geneutraliseer word deur die toename in jou produktiwiteit en beter verkope .
Hou 'n geskrewe skrif van algemene vrae wat deur u selfoon gepos word.
Dit spaar jou en jou werknemers tyd as hulle nie vir antwoorde moet soek of dink oor hoe om 'n spesifieke versoek te beantwoord wanneer jy die telefoon beantwoord nie.
Telefoon wenke opsomming
Onthou, die telefoon is veronderstel om 'n besigheidsgereedskap te wees, nie 'n opdringerige tydverwarmer wat jou werkdag bepaal nie. Om u inkomende telefoonoproepe te hanteer volgens hierdie tydbestuurswenke, sal u help om u tyd beter te bestuur, u produktiwiteit te verbeter en u telefoon weer op sy regte plek te plaas - u help om u besigheid te bestuur eerder as om u te bestuur.