Wat as jy jouself as super georganiseer beskou en jy alreeds 'n kontrolelys gebruik wanneer jy 'n gebeurtenis beplan, maar jy het situasies beleef waar jy te laat besef het dat jy nie 'n paar belangrike besonderhede neig nie. Waar het jy verkeerd gegaan?
Elke gebeurtenis vereis 'n tjeklys vir die beplanning van gebeurtenisse wat ontwerp is met die spesifieke gebeurtenis in gedagte en aangepas by die individuele gebeurtenis spesifikasies. So elke gebeurtenis beplanning kontrolelys is anders. Daar is egter vyf items wat jy moet hê op jou kontaksessie se kontrolelys, ongeag of jy 'n klein verjaarsdagpartytjie of 'n groot korporatiewe funksie beplan.
Teken gebeurtenis kontrakte
Dit mag voor die hand liggend wees, maar wees seker dat jy teken - en ontvang ondertekende kopieë in ruil - al die kontrakte wat jy nodig het vir jou geleentheid. Dit sluit in gebeurtenis kontrakte met die kliënt, plek, verkopers, hotel, vermaak, ens. 'N Ferm handdruk is 'n goeie manier om sake te doen, maar nie die manier om die huur van enige verkopers te verseker nie en nie die manier om te pleeg om vir 'n kliënt te werk nie. .
Kry alles op skrif en doen nie enige werk of spandeer 'n duim oor die beplanning van jou gebeurtenis totdat al die papierwerk onderteken en afgelewer is nie. As jy 'n gebeurtenis beplanner is wat 'n gebeurtenis kontrak benodig vir jou gebeurtenis dienste, kliek hier.
Bevestig die gebeurtenis datum en tyd
U is knie diep in die beplanningsfase vir hierdie geleentheid.
Hoe kan enigiemand moontlik die datum verkeerd kry? Verkopers het dikwels ander sake in. Kliënte mag 'n datum en tyd vir die geleentheid aanvaar en dan net vergeet om u in kennis te stel van die verandering in planne. Voordat jy begin met die beplanning van jou gebeurtenis, maak seker dat die datum en begin- en eindtyd gekontroleer word en kry dit skriftelik sodat almal op dieselfde bladsy is.
Huur addisionele hulp
Moenie onderskat die waarde van ekstra hulp op die dag van jou gebeurtenis nie. Daar is altyd iets wat nodig is en die meeste gebeurtenis beplanners is reeds besig om die geleentheid te bestuur om hul aandag te vestig op situasies wat ontstaan. Verhuring van bykomende hulp is 'n belangrike stap wat dikwels oor die hoof gesien word, totdat dit moontlik te laat is om die beste geleentheidspersoneel vir die werk by te huur. Moenie vir oorblyfsels betaal wanneer dit by die verhuring van gebeurtenispersoneel kom nie. Plaas hierdie item op u byeenkomslys en beskerm die beste opgeleide personeel met die ervaring wat u nodig het wat pas by u gebeurtenisbegroting.
Voer 'n webwerf-deurloop uit
Niks vergelyk om iets in jou gedagtes te bedink, soos om dit eerstehands te ervaar nie. Die deurvoering van die gebeurtenis site met u kliënt en verkopers is 'n belangrike stap in die gebeurtenis beplanningsproses.
Dit bied 'n geleentheid om vrae in te samel, probleme aan te spreek en 'n ooreenkoms te bereik oor die opstel van die kamer, dekor, plasing van registrasie en algehele vloei van die geleentheid. Dikwels, selfs as ons dink dat ons duidelik kommunikeer, is ons visie op iets in skrille kontras met wat iemand anders dink, gebaseer op ons beskrywing. Gaan deur die fisiese ruimte in die beplanningsfase, so daar is geen verrassings op die gebeurtenisdag nie.
Sluit aan herinnerings om op te volg
In die ideale wêreld sal dit genoeg wees om te verseker dat die werk gedoen word. Ongelukkig werk die werklike werk wêreld nie so of ten minste nie die sake van gebeurtenisbeplanning nie. Met soveel besonderhede om te bestuur en verskeie spelers wat betrokke is by verskillende stadiums van die geleentheid, is dit maklik om iets te verloor.
Dus, wanneer jy jou kontaksessie vir die beplanning van gebeurtenisse ontwikkel om jou gereël en op skedule te hou, moet jy herinnerings vir sekere opvolgings insluit. Byvoorbeeld, as jy met die spysenier oor spyskaartidees gepraat het, sluit 'n item in op jou byeenkomsbeplanning-kontrolelys wat lees, "Opvolg met die spysenier op die voorgestelde spyskaart" en "Skedule-proe met die spysenier." In gebeurtenisbeplanning is daar geen soos iets wat te veel keer bevestig.