Nie genoeg opstellingstyd toelaat nie
Daar is altyd 'n wedloop teen die tyd wanneer jy 'n gebeurtenis opstel , maar jy moet 'n skatting hê van hoeveel tyd jy nodig het om alles in plek te kry. Niks lyk erger as om 'n kamer vol werkers te hê wanneer die eerste gas aankom. Die doel moet wees om alles ten minste 15 minute voor die deure oop te maak.
Nie 'n deurlopende skedule met kliënte voorskryf nie
Spreadsheets, e-pos en banket gebeurtenis bestellings is uitstekende gereedskap vir die kommunikasie van die besonderhede van 'n gebeurtenis. As jy egter net op dokumente staatmaak om 'n foto van die geleentheid te verf, kan dit lei tot toesig. Die beter strategie is om die reisplan deur te gaan met u kliënt ter plaatse waar moontlik. Bespreek elke oomblik en detail asof die gebeurtenis voor jou gebeur het.
Vergeet om u verskaffers te bevestig
Jou gemiddelde gebeurtenisverskaffer dien verskeie kliënte in verskeie verskillende kategorieë.
Kortom, dit beteken dat hulle baie moet onthou. U wil altyd 'n mondelinge of e-pos bevestiging van alle verskaffers kry 48 uur voor aanvangstyd. E-pos is gewoonlik beter, want jy kan jou verwagtinge uitspel en versoek hulle om skriftelik te antwoord.
Met uitsig op mededingende gebeurtenisse
As jy ooit 'n "lawaaierige buurman" gehad het, weet jy reeds hoe afleiding hierdie situasies kan wees.
Om teen ander geleenthede in jou plek op te tree, kan 'n groot uitdaging wees. Daarom moet jy hierdie scenario vooraf met lokaalbestuur en jou kliënte bespreek. Vind uit wie dieselfde gemeenskaplike areas en openbare hulpbronne met jou partytjie sal deel, en identifiseer wie die gesag het om geluidskwessies op te los as hulle 'n probleem word.
Nie 'n Gebeurlikheidsplan
Wat gebeur met jou gebeurtenis in die geval van slegte weer, of selfs die sluiting van jou plek? Dit is nie maklik om te beplan nie, maar hulle word onmoontlik om op die dag van die vertoning te bestuur. Bepaal jou gebeurlikheidsstrategie ten minste 2 weke voor die tyd vir goeie maatreëls. Selfs as jy van plan is om die gebeurtenis te kanselleer, het jy nog 'n georganiseerde metode nodig om al jou gaste te kontak.
Nie genoeg hulp op die byeenkomsdag gehad nie
Arbeidskoste is altyd 'n probleem wanneer jy die gebeurtenisbegrotings probeer balanseer . Dit gesê word, dat dit nie meer help as om hande te help nie, groter probleme kan veroorsaak as om oor die begroting te gaan. Jy kan nie verwag om alles self te doen as jy die geleentheidsbeplanner is nie. Die koördinering van werknemers, verskaffers en besonderhede is genoeg om u alleen te bewaar. Moenie bang wees om 'n paar honderd dollar te spandeer om addisionele werkers te huur nie, want jy sal nie in staat wees om sodra dinge beweeg nie.
Nie 'n paklys gebruik nie
Die bestuur van 'n off-site gebeurtenis vereis gewoonlik 'n omvattende lys van voorrade. Natuurlik het jy gewoonlik 'n paar weke om al hierdie voorrade in orde te kry, maar hulle sal nie goed doen as hulle dit nooit by die lokaal maak nie. 'N Paklys gee 'n onmiddellike opknapping van die dinge wat jy in die motor moet laai. Seker, jy sal waarskynlik penne en band vind om by die lokaal te leen, maar wat gebeur as jy jou naametikette of jou skootrekenaar vergeet? Maak 'n paklys en kyk dit twee keer voor jy vertrek.
Die goeie nuus is dat hierdie gebeurtenis beplanningsfoute almal maklik voorkombaar is. Om die waarheid te sê, kan jy hierdie artikel druk en dit plaas om te dien as 'n herinnering aan wat om nie te doen nie. Onthou, voorkoming is altyd makliker as herstel!