Wat is die beste manier om werknemers terug te betaal vir kilometers?

Wat is die beste manier om werknemers vir kilometers te vergoed vir hul besigheidsrit? Ek het hierdie vraag met Craig Powell, uitvoerende hoof van Motus, bespreek. Motus bied 'n voertuigbestuurs- en vergoedingsplatform wat regverdige en akkurate terugbetalings vir mobiele werknemers verseker.

Wat is die opsies vir die opstel van 'n bestuurstelsel vir my besigheid?

Korporatiewe werksmagte word toenemend mobiel, met meer werknemers wat daagliks vir besigheid bestuur.

U het twee alternatiewe vir u besigheid : 'n vlootprogram van motorvoertuie, of 'n vergoedingsprogram vir werknemers wat hul eie motors bestuur.

'N Vlootprogram (maatskappye in besit van motors) is 'n aangename opsie vir werkgewers wat vervoer benodig vir spesifieke funksies, soos dienswaens, vragmotors, afleweringsvoertuie, of dié met ander toerustingvereistes. Die vlootprogram gee jou besigheidsbeheer en toesig oor dinge soos versekering en voertuigonderhoud en die vermoë om die voertuig-eienskappe wat die maatskappy belangrik vind, te kies. Dit sluit in funksies soos korporatiewe handelsmerke, veiligheidselemente en telematika om 24/7 insig te kry in waar hul voertuie geleë is en wat bestuur word.

'N Vergoedingsprogram vir werknemers wat hul eie motors bestuur, word gebruik deur maatskappye wat nie spesiale voertuie of vragmotors vir hul werknemers benodig nie, soos verkope en diensbesighede.

Vergoeding bied buigsaamheid en keuse vir werkers, vereis minder interne administrasie, en vereis nie vooraf koste of dreineer op kapitaal nie.

Wat is belangrik om te besluit watter stelsel om te gebruik?

Ongeag die model - vloot of vergoeding - moet jy werknemers behoorlik terugbetaal vir die besigheidsgebruik wat met hul voertuie verband hou, of die gevolge daarvan, soos duur IRS-oudits, of erger, klagte-regsgedinge .

Vir 'n vlootprogram, vra jouself die primêre doel vir die program - as 'n werknemer voordeel (voordeel) of om voorsiening te maak vir jou besigheid se vervoerbehoeftes. As u primêre doel is om 'n sakeversameling te verskaf, moet u die vlootuitgawes verminder deur die koste te verhaal wat verband hou met werknemers se persoonlike gebruik van voertuie.

Met 'n vergoedingsprogram kan u óf 'n vaste motor toelaag, sent per myl-program, óf die standaard IRS-kilometers bereken om hul werkers te vergoed. Maar al drie van hierdie opsies kan veroorsaak dat maatskappye duisende dollar per werknemer elke jaar verloor omdat hulle nie akkuraat rekening hou met elke individuele bestuurder se koste nie, soos wisselende gaspryse en die aantal myl wat aangedryf word.

Wat is FAVR en hoekom is dit die beste alternatief vir kilometersvergoeding?

FAVR is 'n IRS inkomste proses wat werknemers belastingvry terugbetaal vir vaste en veranderlike koste wat verband hou met die bestuur van besigheid. Vaste koste kan versekering-, lisensie- en registrasiefooie insluit, terwyl veranderlike koste brandstof en instandhouding insluit.

FAVR is die mees akkurate terugbetaling oplossing, want dit bied 'n persoonlike vergoeding aan elke mobiele werknemer, gebaseer op die persoon se plaaslike koste en besigheids kilometers, wat maandeliks kan wissel.

Maar akkuraat opneem van al die vaste en veranderlike koste kan kompleks wees om te administreer - daarom gebruik die meeste werkgewers dit nie.

Baie werkgewers kies eerder vir eenvoudiger woonsteltoelaes as 'n "one size fits all" -benadering (byvoorbeeld $ 500 per maand per werknemer, byvoorbeeld). Maar hierdie metode maak nie rekening met die feit dat geen twee besigheidsuitstappies dieselfde is nie, dus geen twee werknemers moet dieselfde bedrag vergoed word nie. 'N sent per myl program vergoeding is regverdiger, maar steeds nie akkuraat nie.

Waarom is die IRS standaard kilometers nie die beste alternatief nie?

Die meeste maatskappye gebruik die IRS se kriteria om te bereken wat elke individuele werknemer terugbetaal moet word. Maar die IRS-koers is nie 'n vereiste vergoedingskoers nie, aangesien dit gebaseer is op die nasionale gemiddelde koste van die bestuur van 'n voertuig gedurende die vorige jaar.

Die IRS-koers is 'n punt-tot-tyd gemiddelde van koste met behulp van vorige jare se data, nie 'n werklike vergoedingskoers nie. Werknemers kan meer op reis spandeer as wat hulle vergoed word, of hulle kan vergoed word indien gaspryse gedaal het - en geen aanpassings sal gemaak word in wat hulle betaal word nie omdat dit op verlede jaar se syfers gegrond was.

Wat word die meeste maatskappye verkeerd wanneer dit kom by woonsteltoelaes teen vergoeding?

Eenvoudige motor toelaes is net nie regverdig wanneer dit kom by die vergoeding van werknemers wat op verskillende plekke woon. Byvoorbeeld, een werknemer mag in 'n gebied woon waar gaspryse 12 sent goedkoper is as die pryse in die volgende dorp waar 'n ander werknemer woon. Ook die vaste koste van besigheidsreise , soos die prys van motorversekeringspremies en belasting, verskil aansienlik op plek.

Ander bestuurskoste wissel ook. Byvoorbeeld, die motorversekeringspremies wissel geweldig per staat, van $ 825 in Charlotte, Noord-Carolina tot $ 3,150 in Detroit, Michigan. Belasting vir dieselfde $ 21,000 sedan kos $ 249 in Nevada, maar kan tot $ 1,689 in Rhode Island kos. Jaarlikse herstelkoste is nie dieselfde in elke staat nie, óf gemiddeld $ 393 in New Jersey, maar slegs $ 270 in Vermont. Om dieselfde afslag te betaal aan werknemers wat op verskillende plekke woon, ignoreer hierdie afwykings heeltemal.

Omdat motor toelaes behandel word as vergoeding, is hulle ook belasbaar aan beide die werkgewer wat FICA belasting betaal (Social Security and Medicare belasting), en die werknemer wat beide FICA en inkomstebelasting betaal. Dit beteken dat die maatskappy die motorvergoedingsbedrag plus die gepaardgaande FICA-belastingbydrae betaal, terwyl die werknemer die motorvergoedingsbedrag, minder inkomstebelasting en hul FICA-bydrae huis toe neem. In 'n belastingvrye vergoedingsmodus hou ek van FAVR, die werknemer "neem huis toe" presies die bedrag wat die werkgewer vergoed.

Watter foute maak maatskappye in die laai vir persoonlike gebruik van 'n vlootvoertuig?

Sommige werkgewers stel hul werknemers in staat om vlootvoertuie in maatskappy-besit te gebruik as 'n voordeel vir hul persoonlike bestuur. Maar jy sal verbaas wees oor hoeveel maatskappye nie besef dat hierdie persoonlike gebruik aan die werknemer belasbaar is nie. Maatskappye het ook nie 'n goeie manier om die bedrag te bereken wat elke bestuurder vir hierdie belasbare voordeel moet betaal nie.

Dikwels organiseer organisasies bloot 'n vaste bedrag om persoonlike gebruik oor al hul bestuurders te dek, ongeag hoeveel persoonlike myl hulle bestuur. Dit kan uitwerk as 'n groot geldelike voordeel vir werknemers wat vlootvoertuie heelwat vir persoonlike gebruik gebruik. Maar werknemers wat vlootvoertuie streng vir besigheidsgebruik bestuur en hul eie motors vir persoonlike gebruik buite die werksomstandighede hou, kan onbillik oorlaai word.

Wat gebeur as 'n besigheid nie sy werknemers akkuraat vergoed nie?

Onjuiste vergoeding van werkers vir besigheidsverwante bestuurskoste kos baie maatskappye duisende dollars elke jaar (ongeveer $ 3,000 dollar per werknemer per jaar, soos deur Motus bereken). Dit is egter niks in vergelyking met die koste van regsgedinge. In die afgelope jaar het werkers hul werkgewers suksesvol gedagvaar vir soveel as $ 7 miljoen dollar om te vergoed vir onbillike vergoedingspraktyke. In die staat van Kalifornië is hierdie regsgedinge vinnig besig om die reël te word, nie die uitsondering nie, omdat die California Labor Code-afdeling 2802 besonder streng is.

Die Kalifornië kode verseker dat 'n werkgewer sy of haar werknemer skadeloos sal stel vir alle nodige uitgawes of verliese wat deur die werknemer aangegaan word, direk as gevolg van die ontslag van sy of haar pligte. Dit is algemeen deur werkgewers geïnterpreteer as beperk tot die koste van toerusting of gereedskap wat op die werk gebruik word, maar word nou meer en meer in kilometers vergoedingsgevalle gebruik (byvoorbeeld Radio Shack en Toys "R" Us voorbeeld).

Vlootprogramme kom ook met hul eie stel uitdagings ten opsigte van die akkurate terugbetaling van werknemers vir persoonlike gebruik van hierdie voertuie. Die persoonlike gebruik van maatskappyvoertuie moet toepaslik gedokumenteer word en werknemers word vir persoonlike gebruik terugbetaal. Persoonlike kilometers wat nie gerapporteer is nie, stel maatskappye teen die risiko van duur IRS-oudits en kan die maatskappy in gemiste terugbetalings kos.

Wat is 'n paar hulpbronne wat my besigheid kan help?

Jou besigheid kan dieselfde tegnologie gebruik wat die nuwe digitale werkplek bemagtig om hul besigheidskoste vir kilometers te bepaal. Hier is 'n paar voorbeelde:

Met die regte mobiele toepassings en sagtewareplatform kan jy bestuurders se handelinge uitskakel om produktiwiteit te verhoog, koste te verlaag, en voldoening aan IRS te verseker - alles terwyl jy insig in bestuursgedrag en mobiele werkmag-doeltreffendheid verkry.