Hoe om bywoning by seminare en sake-geleenthede te verhoog

by Rob Hard

Wenke om u korporatiewe bywoning te verhoog

Die belangrikste stap om vrese oor 'n gebrek aan bywoning by 'n gebeurtenis te oorkom of om die RSVP-lys te verhoog, is om te erken dat mense regtig geniet om goed-uitvoerende seminare en ander geleenthede by te woon. Deur byeenkomste by te woon, kry die deelnemer die geleentheid om nuwe inligting te leer en met eweknieë en leiers in hul veld te kommunikeer. Maar die mees suksesvolle ontmoetings gaan verder as 'n ster-studded keynotes en inspirerende aanbiedings; hulle skep 'n warm, vriendelike omgewing vir almal - wat hulle meer aangenaam maak. Hier is hoe jy 'n aangename sake-geleentheid kan beplan wat 'n goeie opkoms sal trek.

01 - Skep 'n goeie agenda

Sodra leërskare verstaan dat mense geniet om geleenthede by te woon, is dit belangrik om 'n program te skep wat die moeite werd is om by te woon. Die agenda moet gefokus word op 'n enkele tema om nie deelnemers te oorweldig nie, maar moet genoeg verskeidenheid hê om die belang van die deelnemers te handhaaf. Byvoorbeeld, die volgende voorbeeld halwe dag seminaar skedule oorweeg die vergadering deelnemers se behoeftes van voedsel te breek na aanbiedings:

8:00 am Aankoms en Ontbyt
08:45 Welkom Boodskap
9:00. Hoofspreker
10:00 Breek
10:15 Paneelbespreking
11:30 am Sluitingsopmerkings

02 - Wees sensitief vir die kalender en die klok

Ten spyte van die beste agenda het voorgangers voorkeure oor wanneer hulle sulke programme wil bywoon en wanneer hulle dit nie doen nie. In sommige seisoenbedrywe is dit soms ook 'n kwessie van kan nie. Oorweeg die volgende wanneer skedulering datums en tye vir jou gebeurtenis:

Deelnemers verkies oggendskedules vir seminare
Deelnemers verkies waarderingsgeleenthede onmiddellik na werk
Dinsdae en Donderdae is gewilde ontmoetingsdae
Moenie vergaderings op Vrydae hou indien moontlik nie
Vermy skedulering van vergaderings op vakansie en die vooraand van vakansiedae
Wees sensitief vir die ewige reisvereistes vir die geleentheid

Net so belangrik is om 'n reputasie te skep om betyds te begin en betyds te eindig - veral vir jaarlikse of herhaalde gebeurtenisse.

03 - Identifiseer 'n unieke en gerieflike ligging

Die meeste besigheidsvergaderings word in hotelle gehou en daardie soort lokaal op sigself is nie so uniek nie. Jy kan kies om die vorm te breek en 'n goeie hotelle te vind, of jy kan erken dat alle hotelle nie gelyk geskep is nie en 'n goeie hotel kry. Die belangrikste punt hier is om 'n plek te kies waar u gaste wil gaan. Hulle sal immers 'n omweg uit hul roetine maak en wil graag die geleentheid geniet. Oorweeg die volgende faktore:

Kies 'n plek wat naby die meerderheid van die deelnemers is
Kies 'n plek waar die deelnemers hulself sal geniet
Kies 'n plek wat ervaar word om soortgelyke geleenthede te ontvang

Vir meer wenke oor die keuse van 'n lokaal, kyk gerus na ' n Gebeurtenisbeplanner se gids vir lokale beplanning .

04 - Stel 'n gepaste gaslys op

Suksesvolle vergaderings het 'n spesifieke onderwerp of boodskap en teikengehoor vir daardie boodskap. Dit is waardevol om 'n gaslys op te stel wat toepaslike deelnemers insluit, selfs al word dit in volgorde van belangrikheid ingedeel. Te dikwels sal leërskare slegs 'n meesterlys van voornemende gaste saamstel om dan die vergadering vir die massas oop te maak. Dit sal slegs werk as jy stelle probeer vul op grond van die nommerspel.

'N Besigheidsvergadering, konferensie of seminaar moet nie as 'n direkte pospoging beskou word met 1-3% RSVP-tariewe nie. Ek verkies die afrigting van kliënte om spesifieke lyste van geteikende deelnemers te genereer - mense wie hulle regtig hopelik wil bywoon met RSVP-tariewe van 50% of beter.

'N Finale gedagte oor die deelnemers: Probeer individue van soortgelyke rang en ervaring vir die vergadering uitnooi.

05 - Nooi, nooi, nooi!

Een van die sleutels om goeie bywoning van jou geleentheid te behaal, is om mense vroeg en op te nooi. Dit beteken die stuur van onthounotas aan diegene wat nie RSVPed en bevestigings aan diegene wat het. Om 'n gebeurtenis herinnering net voor die gebeurtenis te stuur aan gaste wat bevestig is, is ook nie 'n slegte idee nie.

Dit is belangrik om opgewondenheid rondom die geleentheid te genereer. Tradisionele gedrukte uitnodigings is gepas, maar dit word die norm om ook na e-pos en selfs sosiale media te kyk, afhangende van jou gehoor. Probeer hierdie benadering:

Noem die geleentheid vir gaste wat jy of jou span persoonlik weet voordat jy uitnodigings stuur.
Stuur die datum vroeg in die beplanningsproses (papier of elektronies).
Stuur 'n gedetailleerde uitnodiging, insluitende agenda hoogtepunte (papier of elektronies) met 'n RSVP versoek.
Stuur die gedetailleerde uitnodiging weer met 'n persoonlike aantekening aan persoonlike vriende of kennisse (elektronies). *
Opvolg met bevestigde gaste een tot twee dae voor die geskeduleerde gebeurtenis (elektronies of oor die telefoon).

* U kan ook kies om gaste formeel te bel en 'n persoonlike uitnodiging na die geleentheid uit te brei.

06 - Moenie die krag van persoonlike uitnodigings onderskat nie

'N Fisiese uitnodiging - hetsy gedrukte of elektroniese - is lekker, maar dit moet nie gesien word as 'n plaasvervanger vir 'n persoonlik uitgebreide uitnodiging aan vriende, kollegas of kennisse (tensy jy natuurlik 'n groot simposium of konvensie beplan met 500 of meer deelnemers). Dit is die stap wat baie leërskare cringe maak ... hulle wil nie die foon oplaai nie, maar dit kan die verskil beteken tussen hoë RSVP-tariewe (met lae nie-vertoningsyfers) en 'n minder as ideale uitkoms.

Vir sommige geleenthede kan dit help om hierdie verantwoordelikheid te deel. Die gaslys van 'n gebeurtenis word dikwels saamgestel uit kontaklyste wat deur 'n verskeidenheid individue gehandhaaf word. Diegene met die naaste verhoudings met die genooides moet 'n direkte uitnodiging na hul eie gaste uitstrek.

07 - Stel 'n reputasie vir die lewering van uitstekende programme

Almal het goeie konferensies en slegte konferensies bygewoon. Dieselfde geld vir seminare en ander waarderingsgeleenthede. Gelukkig vir gebeurtenisbeplanners, mense geniet meer dikwels die vergaderings wat hulle bywoon.

Die sleutel hier is om jou kliënt te help om 'n reputasie te vestig vir die lewering van uitstekende sakeprogramme. Eenvoudig soos dit mag lyk, as iemand jou laaste geleentheid geniet het, is hy of sy meer geneig om toekomstige programme by te woon - en dalk selfs 'n vriend of kollega bybring.

08 - Stuur opvolg kommunikasie en dank deelnemers

Omdat mense vergaderings bywoon om nuwe inligting in te samel, waardeer baie deelnemers bykomende bydragte en materiaal wat deur aanbieders en ander mense binne jou organisasie verwys is. Die opvolg is 'n uitstekende geleentheid om daardie inligting te deel en om boodskappe uit te brei aan diegene wat die geleentheid bygewoon het.

Die dank aantekening en opvolg kommunikasie is iets wat baie organisasies dikwels oor die hoof sien, maar diegene wat nie die voordele maai nie.