Die vestiging van 'n effektiewe rekening ontvangbare bestuurstrategie is 'n belangrike deel van die bestuur van 'n suksesvolle besigheid. Ten spyte hiervan handel ons gereeld met KMO's wat nie 'n metodiese benadering tot die situasie aanpak nie, en hulle is erger daarvoor. Verbetering en optimalisering van rekeninge ontvangbare prosesse bring baie voordele aan die tafel, en dit geld nie net vir AR self nie. 'N vaartbelynde en doeltreffende AR proses het ook 'n positiewe uitwerking op bemarking, verkope, kliëntediens en algehele bedrywighede.
Dit is dus die moeite werd om tyd en moeite te spandeer om dit te verbeter.
Waarom optimalisering van rekeninge ontvangbare aangeleenthede
Soos baie sake-eienaars, kan u nie dadelik die voordele sien van die proaktiewe optimalisering van u debiteureprosesse. Soos hierbo genoem, kan dit egter baie aspekte van u besigheid drasties verbeter. Dit verhoed dat die bestaande kapitaal gaan mors, wat die likiditeit verhoog. Op sy beurt is 'n onderneming beter in staat om skuld te verminder, koste te verminder, fondsgroei en in baie gevalle beter as die kompetisie te presteer.
'N belangrike deel van die optimalisering van rekeninge ontvangbare prosesse is aanhoudend oor die begin van die proses vroeg. Al te dikwels is besighede so beplan om verkope te maak dat hulle rekeninge ontvangbaar as 'n nagedagtenis behandel. Om die proses vroeg te begin beteken dinge soos betaalterme in die vroeë stadiums van die kliënt verhouding. Om vroegtydig 'n nuwe kliënt aan boord te kry met elektroniese betalings, is nog 'n voorbeeld van 'n proaktiewe benadering tot die situasie.
Voordat u enigiets anders doen, verbind u maatskappy om vroegtydig 'n prioriteit vir debiteure te ontvang.
Tipiese Rekeninge Ontvangbare Slaggate
Sake-eienaars stoot dikwels rekenings ontvangbaar op die terugbrander, met die veronderstelling dat dit goed genoeg is om goed genoeg te verlaat. Arme AR-praktyke veroorsaak egter 'n aantal probleme vir besighede.
Van die uitbreiding van krediet aan ongekwalifiseerde kliënte om nie betyds op die hoogte te bly van die agterstallige rekeninge, swak AR-praktyke tyd, geld en produktiwiteit uit 'n besigheid. Hulle produseer dikwels 'n rimpel-effek wat feitlik elke aspek van die bestuur van 'n maatskappy raak. Die ergste deel van alles is dat baie van die probleme maklik vermy kan word.
Ander algemene AR-verwante kwessies sluit in onbehoorlike toepassing en toekenning van kontantbetalings, versuim om aandag te skenk aan die akkuraatheid van fakture en rekeninge en versuim om genereer en korrek te gebruik verslae op nul oor moontlike kwessies. Enige een van hierdie en ander foute kan verreikende probleme vir selfs baie suksesvolle en winsgewende besighede veroorsaak, daarom is dit meer as die moeite werd om stappe te doen om hulle so gou moontlik te herstel.
Optimaliseer hierdie vyf aktiwiteite vir verbeterde rekeninge ontvangbare verwerking
Optimering van rekeninge ontvangbare prosesse lyk van die begin af redelik skrikwekkend. Deur 'n metodiese benadering tot die situasie te neem, kan u egter veranderinge aanbring wat redelike vinnige en dramatiese verbeterings tot gevolg sal hê. Vir u gerief het ons vyf aktiwiteite geïdentifiseer wat, wanneer dit behoorlik geoptimaliseer word, die algehele funksionering van u debiteureproses drasties sal verbeter en op sy beurt baie opwindende voordele vir u besigheid as geheel lewer:
- Onderhou akkurate kliënt data - Sentralisering van die meester data proses om die akkuraatheid van kliënte rekeninge te verseker en die inligting is 'n belangrike deel van die stigting en instandhouding van 'n effektiewe debiteure proses. Byvoorbeeld, onakkurate adresse kan veroorsaak dat fakture op die verkeerde plek gepos word, wat lei tot laat betalings. Kliëntrekeninge moet op 'n konsekwente basis geoudit word om te kyk vir afwykings soos ongewone of onvanpaste betalingstermyne, kredietlimiete, afslag en dies meer. Veranderinge aan kliënt data moet behoorlik gedokumenteer word, en kontroles moet in plek gestel word om te verhoed dat ongemagtigde mense toegang tot of wysiging van data kan hê.
- Stel 'n duidelike, konsekwente kredietgoedkeuringsproses in. Al te dikwels sak ondernemings in nadelige kredietgewoontes om verkope te bevorder. Dit lei natuurlik tot 'n bose kringloop wat uiteindelik rampspoedig vir 'n maatskappy kan wees. Uitbreiding van krediet kan 'n baie goeie ding wees, maar 'n duidelike proses om dit te doen moet gevestig word. Dit moet duidelike instruksies bevat oor wanneer en hoe om kredietlimiete te evalueer en te ignoreer, wanneer rekeninge in die wiele moet bly en hoe die aansoekproses werk. Gereelde hersiening van die kredietgoedkeuringsproses moet uitgevoer word, aangesien omstandighede verander.
- Stel 'n effektiewe faktuurproses in . Die faktuur en fakturering van kliënte moet akkuraat en vaartbelyn wees om doeltreffend te wees. Foute in prysbepaling, meeteenhede en dies meer kan ernstige verwoesting veroorsaak. Voorts moet fakture geskep en gestuur word betyds, en die wyse waarop dit geproduseer word, moet konsekwent en gedefinieer wees. Een manier om faktuur en fakturering te verbeter, is om soveel moontlik daarvan te automatiseer, moenie bang wees om hier op tegnologie te vertrou nie. Gebruik uitsonderingsverslae om probleematiese rekeninge te identifiseer. Stel indien moontlik 'n kliëntportaal op om van die werk na kliënte te skuif terwyl hulle 'n gevoel van outonomie gee.
- Skep die kontantaansoekproses - By aankoms moet betalings korrek toegepas word. Hulle moet toegepas word op die korrekte kliënt en op die toepaslike fakture. Andersins, as dispute of probleme later opduik, sal dit baie moeilik wees om op die aanvanklike probleem nul te probeer. Betalings moet ook vinnig toegepas word om te verseker dat u op enige gegewe tydstip weet watter rekeninge tans en wat agterstallig is. Een moontlike manier om die proses te optimaliseer, is deur 'n beperkte aantal betaalopsies vir eenvoud te bied. Plaas joernaalinskrywings betyds en lank voor afsnydatums. As dit moontlik is, vermy dumping kontant in spaarrekeninge totdat jy die tyd het om uit te vind waar dit eintlik veronderstel is om te gaan.
- Optimaliseer die versamelproses - Korrekte optimalisering van rekeninge ontvangbaar maak dit baie makliker om betaling betyds en effektief te versamel. Wanneer betalings behoorlik toegepas word, is dit byvoorbeeld maklik om vas te stel watter rekeninge die risiko loop om in wanbetaling te gaan. Versamelpogings moet konsekwent en metodies wees. 'N Duidelike omskrewe proses vir die onderhandeling van betalingsplanne moet gestig word om te verseker dat dit met die maatskappy se algehele doelwitte daal. Prosesse moet soveel as moontlik geoutomatiseer word om die risiko van foute uit handmatige invoer te verminder.
Agt beste praktyke om aan te pas om rekeninge ontvangbare prosesse te verbeter
Die American Productivity and Quality Center, of APQC, het 'n stel standaarde bekend as Open Standards gevestig. Hulle beskryf beste praktyke vir debiteureverwerking, en hulle moet van onskatbare waarde wees as u werk om u AR-prosesse te honing. Ons het die agt belangrikste punte van die APQC Open Standards vir u gerief opgesom:
- Verwyder hindernisse om betalings te ontvang - Byvoorbeeld, ondersoek jou kliënte om uit te vind watter betaalmetodes die beste vir hulle werk. Van daar oorweeg om 'n ander keuse van betaalopsies te bied om kliënte makliker te maak om betyds hul fakture te betaal.
- Prioriteer Kredietbestuur - Moenie kredietgerus uitlok nie, net om die verkope te hou. Hierdie strategie val oor die langtermyn en is net een voorbeeld van die baie potensiële probleme wat kan ontstaan as gevolg van swak kredietbestuursprosesse.
- Bepaal rekeninge wat gereeld ontvangbaar is - Stel 'n spesifieke skedule op vir die monitering en evaluering van die staat van u debiteure. Ideaal gesproke moet dit ten minste een keer per week gedoen word. Hoe gouer jy foute vind, hoe gouer kan jy hulle regstel - en hoe minder waarskynlik dat dit groot probleme vir jou besigheid sal veroorsaak.
- Oorweeg Korting Betalingsvoorwaardes - Daar is geen wet wat sê dat alle kliënte netto-30 betaal terme moet hê. Meestal, met die gebruik van korter betalingsterme, word stadige betalende kliënte gevra om ten minste 'n bietjie vinniger te betaal, dus dit is 'n moeite werd om te oorweeg.
- Skep 'n proses vir Billing Dispute Resolution - Stel 'n spesifieke proses vir die hantering van faktuur geskille. Dit sal nie net die proses vaartbelyn nie, maar dit sal algehele kliëntetevredenheid verbeter omdat jou span presies weet wat om te doen wanneer 'n dispuut ontstaan.
- Outomatiseer - Ondersoek verskillende soorte sagteware en ander vorme van tegnologie vir die outomatisering van soveel debiteure as moontlik. Hoe meer as wat jy die menslike element kan verwyder, hoe meer akkuraat en betroubaar sal die hele proses wees. Baie programme is duur, maar die ROI is aansienlik, aangesien daar minder foute is, en in baie gevalle word die produktiwiteit van werknemers ook 'n hupstoot.
- Vestig 'n Proaktiewe Versamelingsproses - Maak versamelings 'n topprioriteit en handhaaf dit deur 'n duidelike, bondige versamelstrategie te vestig. Ideaal, doel om vroeg in te gryp. Wanneer 'n rekening in die kolom wat verby is, gly, moet jou span daaroor wees en weet net wat om te doen.
- Wetsontwerp elektronies - As jy die middele het om dit te doen, begin elektroniese fakturering van kliënte. Terwyl daar sommige sal wees wat nie elektroniese fakture en betalings kan ondersteun nie, is die meeste maatskappye vandag aan boord. Hoe minder papier kontrole wat jy moet verwerk en pos, moet jy stuur, hoe makliker en akkuraat die hele proses sal wees.
Soos u kan sien hoef u nie van nuuts af te begin om u debiteure te verbeter en te optimaliseer nie. Jy kan kies om een area op 'n slag in te neem, of jy kan volle stoom vorentoe druk en dit alles op een slag herlaai. Hoe dan ook, enige stappe wat u neem om u debiteure te optimaliseer, sal op die langtermyn baie goed betaal.