Vir baie besighede, kry die rekeningkundige departement nie baie aandag nie, tensy iets verkeerd loop. Daar is egter baie te wyte aan die rekeningkundige departement wat goed bestuur word. Omgekeerd, daar is baie probleme wat kan kom van een wat net saam hang. Hierdie departement het dikwels 'n groot invloed op 'n besigheid se kontantvloei , en daar is geleenthede wat verkry kan word of verloor word om voordeel te trek uit betalingsooreenkomste met verskaffers.
'N Goed bestuurde rekeningkundige departement behoort in staat te wees om voordeel te trek uit volume afslag en vroeë betalingskortings, asook om die beste manier te bepaal om die meeste kontant beskikbaar te stel vir 'n besigheid vir ander uitgawes en beleggings. Hierdie departement behoort ook te kan verseker dat verskaffers hul verpligtinge nakom op grond van ooreenkomste en kontrakte. As daar nie aan die volume of kwaliteitsstandaarde voldoen word nie, word probleme opgelos en toepaslike regstellende stappe gedoen.
Gemeenskaplike rekeninge betaalbare probleme
Alhoewel daar talle geleenthede is om koste te bespaar en kontant te bevry, is daar ook 'n aantal hindernisse wat besighede in die gesig staar om hierdie doelwitte te bereik. Kanon se studie vir betaalbare optimalisering vir 2014, het bevind dat papierverwerking een van die grootste bronne van probleme vir baie organisasies was, met die tyd wat dit nodig het om papierfakturering te hanteer, is die grootste probleem.
Ander belangrike bron van kommer was:
- Verseker dat betalings betyds gemaak word
- Streamlining van die faktuur goedkeuring proses
- Verkry die beste betalingsterme met verskaffers en maak seker dat verpligtinge aan albei kante voldoen word
- Omgaan met 'n verskeidenheid verskafferrekeningkunde en faktureringstelsels
- Opname en verifikasie van die sekuriteit van data en transaksies
Baie van die genoemde kwessies word erger gemaak of geskep deur 'n afhanklikheid van papierfakturering. Verlore papierwerk is 'n gereelde probleem in baie organisasies wat tot laat of gemiste betalings lei. Daarbenewens, terwyl 'n aantal besighede belangstel om hul papierwerk te digitaliseer, is die meeste verskaffers nog steeds posvrye fakture of stuur dit per faks.
Die meeste klein ondernemings hanteer hul eie rekeninge betaalbare papierwerk, en baie hiervan word handmatig gedoen. Aangesien min verskaffers oorskakel na elektroniese faktuur, spandeer die meeste organisasies groot hoeveelhede mannekrag deur data te invoer en digitale kopieë van dokumentasie te skep.
Gebruik van papierdokumentasie verlaag die faktuurgoedkeuringsproses dikwels, aangesien afskrifte aan die toepaslike lede van die bestuur gemaak moet word vir hersiening. As papierwerk nie maklik toeganklik of beskikbaar is in 'n digitale formaat nie, is dit 'n uitdaging om data te analiseer en te verseker dat die beste betalingsooreenkomste verkry word en dat daar aan verpligtinge voldoen word. Op tyd en vroeë betaling kan afslagooreenkomste maklik verlore raak as besighede nie betalings kan maak wanneer dit nodig is nie, dus kan probleme met papierwerk kostelik wees.
Verbeteringe en optimalisering
As gevolg van die feit dat 'n aantal kwessies wat verband hou met die behoorlike bestuur van rekeninge betaalbare departemente voortspruit uit dieselfde oorsake, is daar ook 'n paar aanpassings wat organisasies kan maak wat op dieselfde tyd baie aandag sal gee. Drie van die mees effektiewe maniere waarop besighede hul rekeninge betaalbare departemente kan stroomlyn, is om:
- Gebruik voorwerpkarakter herkenning om papierwerk te digitaliseer
- Maak gebruik van aanlyn portals wat toeganklik is vir verskaffers
- Skep bestuursprosesse
OCR
Alhoewel baie maatskappye gereeld gebruik maak van skandeerders om digitale kopieë van papierwerk te skep, behels dit gewoonlik net die skep van 'n beeld van 'n dokument wat op 'n rekenaar gestoor word. Dit beteken dat inligting nog steeds handmatig in 'n databasis ingevoer moet word, dus terwyl die verlies aan rekords minder van 'n probleem is, is dit steeds tydrowend.
Object karakter herkenning, of OCR, behels die skandering van 'n dokument en die herwinning van data daaruit. Hierdie data kan outomaties by 'n databasis of sigblad gevoeg word. Die OCR-proses help om die probleem van handleiding data-inskrywingsfoute te verminder en laat toe dat inligting ingevoer word sodra die papierwerk ontvang is. OCR neem ongeveer dieselfde tyd vir 'n werknemer as 'n dokument skandeer om 'n prentlêer te skep, en dit benodig gewoonlik geen ekstra stappe nie. Per Gartner, is daar organisasies wat 80 persent of meer van hul fakture kan plaas sonder dat 'n werknemer direk betrokke moet wees.
Verskaffersportale
Deur die proses van invoering van fakture en data in 'n gesentraliseerde stelsel te stroomlyn, kan maatskappye besighede skep of gebruik maak van 'n aanlynportaal wat 'n besigheid en sy verskaffers toelaat om bestellings op te spoor, fakture te sien en te sien wanneer betalings gemaak word. Om hierdie inligting aan 'n aantal individue in 'n organisasie beskikbaar te stel, kan verseker dat die rekeningkundige departement behoorlike toesig het, en dit kan help om die tyd te neem wat nodig is om fakture goed te keur. Om verskaffers toegang tot die portaal te maak, kan hierdie besighede fakture inskryf, betalings opspoor, en ook bewus gemaak word van enige kwessies met voorrade of faktureringskwessies.
Vestig werkvloeie en prosesse
Maar 'n organisasie besluit om hul databestuurspogings te hanteer. Dit is belangrik dat daar 'n gevestigde proses bestaan om rekeninge en betalings te bestuur. Dit stel besighede in staat om te verseker dat bedrywighede werk en alternatiewe uitvind as hulle lastig is of lei tot foute of vertragings. Volgens Deloitte moet hierdie prosesse bepaal wat die rekeninge betaalbare departement doen wanneer dit 'n faktuur ontvang, hoe data ingevoer en gedeel word en wat die proses is om fakture goedgekeur te kry. Daar moet ook riglyne wees vir die bepaling van die beste maniere om te gaan met die betaling van verskillende soorte verskaffers.
Terwyl baie verskaffers binne 30 of 90 dae afslag bied vir betaling, is dit dalk nie die korting die moeite werd nie as dit 'n organisasie se kontantvloei verhinder. Dit is ook noodsaaklik dat daar 'n manier is om te verifieer dat beide die maatskappy en verskaffers aan die voorskrifte van 'n kontrak of ooreenkoms voldoen. Om werkstrome te vestig om hierdie probleme te hanteer, kan organisasies die regte keuse maak.
Wanneer verskaffers nie betyds lewer nie, in voldoende hoeveelhede of toepaslike hoeveelhede voorraad, kan maatskappye nie fakture betaal totdat hierdie aangeleenthede opgelos is nie. 'N Werkstroom kan krities wees om vas te stel wat gedoen moet word wanneer hierdie probleme ontstaan. Daarbenewens moet betalings aan verskaffers ook betyds gedoen word om te verhoed dat afslag verlore gaan of om te betaal vir laat betalings. Elke verskafferooreenkoms moet gedokumenteer en opgedateer word, aangesien dinge verander, en prosesse moet verseker dat elke rekening behoorlik hanteer word.
Die skep van werkstrome kan ook 'n maatskappy help:
uitkontraktering
Die digitalisering van rekords, die implementering van OCR en die gebruik van 'n portaal wat verskaffers toegang het, is dalk nie iets wat nodig is vir kleiner ondernemings nie, maar organisasies moet nie aanvaar dat die koste verhoed dat 'n besigheid daarvan voordeel kan trek nie. Alhoewel die koste van die opstel en instandhouding van elektroniese stelsels vir baie klein en mediumgrootte organisasies verbode kan wees, is dit dikwels onnodig om intern te doen. Daar is 'n verskeidenheid van derdeparty-verskaffers wat organisasies hierdie take kan uitkontrakteer. Organisasies kan uitgekontrakteerde hulp kry vir alles van die opstel van 'n OCR-proses om 'n maatskappy te help om werkvloeie te skep vir die ontleding van verskafferskontrakte.
Terwyl organisasies nie die koste van die implementering van 'n verskeidenheid IT-stelsels op hul eie kan betree nie, is dit dikwels bekostigbaar om 'n derdeparty te hanteer. Besighede sal die koste van die gebruik van buite-partye moet vergelyk om hierdie stelsels te ontwikkel teen die potensiële spaargeld en die waarde van kontantvrystelling, maar uitkontraktering laat organisasies voordeel trek uit tegnologie en stelsels wat normaalweg te duur sal wees.
- Maak seker dat aankope vir elke nuwe bestelling geskep word
- Verifieer dat fakture ooreenstem met produkte wat ontvang word en kontraktuele ooreenkomste nakom
- Kontroleer rekords om te verseker dat betalings gemaak word, dat hulle betyds gemaak word en dat hulle nie gedupliseer word nie
- Bepaal die beste metode om fakture te betaal, soos deur middel van EFT's of kredietkaarte, om fooie te verminder