'N Faktuur, wat soms 'n verkoopfaktuur genoem word, is 'n dokument wat deur 'n verskaffer van 'n produk of diens aan die koper gestuur word. Die faktuur bepaal die verpligting van die koper om te betaal, en skep 'n rekening ontvangbaar . Met ander woorde, die faktuur is 'n skriftelike verifikasie van die ooreenkoms tussen die koper en verkoper van die goedere of dienste.
Fakture is 'n belangrike deel van jou besigheid se boekhouding- en rekeningkundige rekordhoudingstelsel omdat hulle verkoopstransaksies opteken.
Wat sluit 'n faktuur in?
Die gewone afdelings in 'n faktuur sluit in:
- Die datum waarop die faktuur geskep is. Moenie dit vergeet nie! Die faktuurdatum begin met die klok wat op die kliënt tik. As u terme het ('n termyn vir betaling), wil u die datum insluit sodat almal weet wanneer die betaling verskuldig is.
- Name en adresse van kliënt en verskaffer. As jy die rekening in rekeningkundige sagteware skep, het jy dalk net die e-posadres van die kliënt nodig, maar dit is nog steeds 'n goeie idee om die fisiese adres in te samel en in te sluit, as jy 'n regte brief of dokument moet stuur.
- Kontak name van individue by die twee besighede (of besigheid en individue). Dit is 'n goeie kliëntverhoudingsreël om seker te maak dat jy regte name spel.
- Beskrywing van items wat aangekoop word , of produkte of dienste, insluitende pryse en hoeveelhede. Dikwels sal u standaarditembeskrywings en voorraadnommers hê. Maar wees so spesifiek en volledig as moontlik, wanneer jy die faktuur skep. Dit vermy verwarring en "Ek het nie geweet nie" probleme.
- Terme van betaling. Byvoorbeeld, die verskaffer kan 'netto 30 dae' spesifiseer, wat beteken dat die volle bedrag binne 30 dae verskuldig is.
Hoe om 'n kliënt in te voer
U gebruik dalk aanlyn-besigheidsrekeningsagteware , of miskien gebruik u 'n voorafgedrukte faktuur wat u sal voltooi. Die proses werk op dieselfde manier vir beide faktureringsprosesse.
U sal slegs 'n faktuur opstel nadat u die produk of diens aan die kliënt gestuur of afgelewer het.
- Begin deur die kliënt te identifiseer . In sommige gevalle kan u ook 'n sub-kliënt of werk in die kliënt se lêer identifiseer.
- Sluit vorige dokument nommers wat verband hou met hierdie verkoop, insluitend enige aankoopbestelling of verkoopsooreenkoms of skatting.
- Identifiseer die items verkoop en afgelewer . Gewoonlik sal jy die naam van die produk of diens, hoeveelheid (of tyd, vir dienste) insluit en tarief (per item of per uur). As u aanlyn sagteware gebruik, word die totaal vir elke item bereken. Dit is die plek waar jy dalk 'n item moet klassifiseer as ' terug bestel .'
- Elke item kry sy eie lyn, en die totaal van alle lyne word bygevoeg.
- Vervolgens sal u enige deposito's insluit wat reeds deur die kliënt gemaak is of enige afslag wat op hierdie faktuur aangewend is.
- U kan kliënte verskillende betaalmetodes aanbeveel, moontlik 'n afslag vir betaling in kontant.
- Sluit die verskeping voorwaardes vir produkte wat gestuur word. Daar is twee tipes: FOB gestuur punt of FOB bestemming. (F OB staan vir "vry aan boord." ) As die bepalings FOB gestuur is, betaal die versender (dit is die verkoper) die verskeping. As die terme FOB-bestemming is, betaal die koper die verskeping. Dit is ook 'n goeie idee om op te let of die kliënt die item of items optel, indien daar enige vraag is oor die item wat ontvang word.
- Sluit die verkoopsvoorwaardes in. Dit wil sê wanneer wil jy dat die koper betaal en sal jy enige afslag vir vroeë betaling gee? Die terme word soos hierdie 2/10 Net / 30 uitgedruk. Dit beteken dat u 'n 2% afslag sal ontvang indien betaling binne 10 dae ontvang word, en die totale saldo is binne 30 dae verskuldig.
Fakture kan per e-pos gestuur of per e-pos of gefaks word.
Wanneer 'n kliënt betaal, moet die faktuurnommer op die kwitansie aangetoon word en ooreenstem met die verkoopkwitansie in u rekeningkundige sagteware. Dit is dus duidelik dat die faktuur betaal is. Die betaling neem die uitstaande bedrag uit u rekening ontvangbare rekening.
Fakture teen aankooporders
Fakture word soms verwar met bestellings . Aankooporders (PO's) is voor die transaksie en fakture is na die transaksie. Aankooporders rekord 'n bestelling deur 'n kliënt aan 'n verskaffer of verskaffer.
'N Faktuur, aan die ander kant, teken die kwitansie van die produk of diens op en, soos hierbo aangedui, die terme van betaling. Aankooporders word deur baie maatskappye gebruik as deel van 'n goedkeuringsproses. Sommige maatskappye benodig bestellings vir produkte of dienste oor 'n spesifieke bedrag.
Fakture teen rekeninge
Die verskil tussen 'n faktuur en 'n rekening is die fokus en standpunt. Die faktuur is geskep deur 'n verskaffer, en dit is 'n verklaring van dienste of produkte wat aan 'n kliënt vervaardig en gelewer word, insluitend die bedrag wat verskuldig is. 'N Faktuur mag geskep word voor of nadat die produk of diens ontvang is. Dit is algemeen dat 'n faktuur ingesluit word by produkte wat gelewer word, sodat die ontvanger die items kan nagaan om seker te maak dat hulle almal daar is.
'N Wetsontwerp is 'n betalingsversoek. 'N Wetsontwerp word gewoonlik vanuit die kliënt se oogpunt beskou. Dit is algemeen om 'n rekening sonder 'n faktuur te ontvang, soos in 'n restaurant of winkel. 'N Wetsontwerp word gewoonlik gegee met die verwagting van onmiddellike betaling.
Enkele voorbeelde van fakture
Hierdie voorbeeldfaktuur sluit in Kanadese inligting, maar dit sal jou 'n idee gee van wat 'n faktuur insluit .
Hier is 'n paar stap-vir-stap aanwysings om 'n faktuur te skep.