Aanlyn boekhoudoplossings maak gebruik van die wolkrekenaaromgewing om die inligting wat 'n onderneming benodig om sy finansies te bestuur, in te samel en te korreleer. Hierdie sagteware platforms vereenvoudig die boekhouding proses, verminder die tyd spandeer op data-inskrywing en verhoog die doeltreffendheid oor die hele linie. Baie sake-eienaars en finansiële direkteure maak voordeel uit hierdie voordele deur slim implementeringsprosesse te volg om die perfekte omgewing te skep vir die hantering van daaglikse finansies.
Vind die beste sagteware
Die eerste stap in die opstel van die ideale aanlyn boekhou omgewing is om te bepaal watter sagteware platform die regte gereedskap vir die maatskappy het. CFO's moet bekend wees met die nuttigste opsies en ontwikkel 'n lys van die platforms wat die beste funksies bied. Klein ondernemings wissel van grootte, omvang en behoeftes. Dit is dus belangrik om vooraf met die uitvoerende beamptes te konsulteer om presies te bepaal watter gereedskap nodig is om die konstante skommelinge in hul finansiële data te hanteer.
Oorwegings is op hierdie stadium volop, maar alles uit kenmerke en voordele vir die ondersteuningsdienste wat deur die rekeningkundige platform aangebied word, moet geassesseer word. Baie maatskappye benodig baie aanpassing of kan die sagteware nodig hê om te skaal en bied meer omvattende verslagdoening onderweg. Rekeningkundige behoeftes vir vandag sowel as in die toekoms moet ontleed word voordat u op die stippellyn teken.
Vereenvoudig die betaalstaat
Betaalstaat word al hoe meer ingewikkeld aangesien klein besighede uitbrei en addisionele werknemers aanneem. Tydopsporingsinligting moet na die betaalstaatafdeling oorgedra word om die verslae wat nodig is om werknemers akkurate vergoeding te gee, te genereer. Online boekhouding gereedskap kan die data in die dop- en betaalstaatsoftware neem en dit in 'n formaat omskep wat gebruik kan word om tjeks direk uit die program voor te berei.
Dit verhoog akkuraatheid en verseker dat alle werknemers betyds betaal word, elke keer sonder dat die rekeningkundige departement ure moet spandeer op die betaalstaat elke week.
Baie tydopsporingstoepassings sluit ook die omvangryke verskeidenheid opsies en voordele wat beskikbaar is deur mobiele konneksie. Daar is tydopsporingsprogramme wat gebruikers toelaat om tyd vanaf die veld, via mobiele aansoek en selfs via sms-sms-boodskappe in te voer. CFO's kan verskeie goedkeuringsprosesse vir verskeie lede instel, met die hulp in die verbeterde data en besonderhede in die ingediende tyd wat vir lopende rekord opgespoor word.
Bestuur verkoopsdata
Klein besighede hanteer 'n konstante invloei van verkoopsdata. Inkomende en uitgaande fakture, betalings, bestellings, bestelling vervulling en versendingsinligting bevat almal belangrike finansiële data wat 'n groot deel van die prentjie uitmaak as dit kom by kontantvloei. Versuim om hierdie getalle akkuraat en betyds op te spoor, kan lei tot verwarring wat die vermoë van 'n maatskappy om besluite oor toekomstige groei te maak, stamp.
Online boekhoudkundig sagteware bestuur al hierdie noodsaaklike data soos dit kom sodat maatskappye se bestuurders altyd 'n duidelike beeld het van presies hoeveel geld beskikbaar is op enige gegewe tydstip.
Deur middel van 'n vinnige en akkurate manier om die status van individuele bestellings en fakture te bepaal, spaar hierdie platforms tyd by elke stap langs die verkoopstrokie. Sommige sagteware oplossings bied die opsie om outomaties fakture te genereer en aan kliënte te stuur om die verkope afdeling nog meer te ontlaai.
Monitor rekeninge betaalbaar en ontvangbaar
Dit is moontlik dat 'n besigheid winsgewend op papier lyk, maar in die werklikheid sukkel of versuim. Dit is 'n algemene probleem waarmee maatskappye met ondoeltreffende boekhoudprosesse gekonfronteer word wat nie die ware verhaal agter kontantvloei wys nie. Die gebruik van 'n aanlyn-instrument om die status van beide betaalbare rekeninge en rekeninge te hou, verwyder verwarring en toon waar die aksie gedoen moet word om die gesondheid van die maatskappy se finansies te verbeter.
Die opstel van e-posaanmanings en waarskuwings versnel die invorderingsproses op debiteure en herinner besigheidseienaars en uitvoerende hoofde wanneer betaalbaar is.
Dit maak dit makliker om 'n gebalanseerde betalingskedule te skep wat die maatskappy in die rooi hou, eerder as om sy begroting te sloop.
Moedig mobiele gebruik aan
Afstands toegang is 'n groot deel van wat aanlyn boekhouding so effektief maak. Almal van die CFO aan die mobiele werkers kan toegang tot die sagteware verkry en noodsaaklike data van enige toestel invoer ongeag hul huidige ligging. Wanneer almal in die maatskappy aan boord kom met die opname van verkope en uitgawes soos dit gebeur, moet dit 'n groot toename in akkuraatheid oor die hele linie skep. Werknemers wat sake doen weg van die kantoor hoef nie meer te wag om terug te keer na hul rekenaars om transaksiedata op te teken nie. In plaas daarvan kan hulle al die nommers invoer deur 'n program op hul mobiele toestelle te gebruik wat integreer met die hoof boekhoudsoftware en die inligting direk aan die wolk verskaf.
Sinkroniseer met banke
Dit is te maklik om te vergeet om 'n deposito of onttrekking in 'n besigheidskontroleboek neer te skryf en 'n onaangename verrassing te kry wanneer die maandelikse staat aankom. Hierdie probleem kan vermy word deur aanlyn boekhoudprogrammatuur op te stel om outomaties finansiële data te ontvang wanneer banktransaksies plaasvind. Die presiese dollarbedrae word dadelik aangeteken en toeganklik vanaf die dashboard, 'n metode wat nie net die akkuraatheid verbeter nie, maar dit maak dit ook onnodig om elke maand tyd te spandeer deur middel van papierstate om seker te maak dat die boeke balanseer.
Hou kommunikasie oop
'N betroubare aanlyn boekhouding oplossing moet toelaat dat administrateurs verskillende aanmelding permissies te skep sodat departement hoofde, toesighouers en werknemers in 'n maatskappy toegang tot en verandering van inligting. Moniteringstools laat CFO's kyk om te sien dat alles glad verloop en op enige vrae reageer met behulp van samewerkingsopsies binne die aansoek. Dit hou die vloei van inligting vry tussen alle partye betrokke by 'n maatskappy se finansiële besluite en verwyder hindernisse wat in die pad staan vir doeltreffende operasie. As die behoeftes van die besigheid verander, is die CFO en die diensverskaffer altyd geredelik beskikbaar om te help met verbeterings.
Neem voordeel van verslagdoening
Die maak van verslae van finansiële data sonder die hulp van sagteware is 'n moeilike proses wat klein besigheidswerkers verbind wat elders produktiewer kan wees. Die vertraging tussen data-insameling en die samestelling van hierdie handleidingverslae skep die risiko dat die inligting verouder kan word teen die tyd dat die verslag afgehandel is. Aanlyn boekhoudplatforms sluit verslagdoening-instrumente in vir verskeie van die belangrikste sake-statistieke:
- Geprojekteerde verkope
- Inkomste en uitgawes
- Kontantvloei
- Wins en verlies
Aangesien alle data wat in die stelsel ingeskryf is onmiddellik gekorreleer word, weerspieël elke nuwe verslag die nuutste veranderinge in die maatskappy se finansies. Cross-platform synchronisatie is een van die belangrikste voordele van online reporting stelsels, maar dit is nie die enigste. Omvattende dashboards kan data versamel, verslagdoening verbeter en CFO's toelaat om toegang tot die sleutelprestasie-aanwysers van die maatskappy te verkry sonder dat hulle selfs hul rekenaar opstart. Mobiele konneksiwiteit in rekeningkundige toepassings is alomteenwoordig en laat gebruikers toe om nie net die belangrike data te wysig, te manipuleer en te analiseer waar en wanneer dit nodig is nie.
Integreer alle programme
Aanlyn boekhouding is baie voordelig wanneer dit gekoppel is aan die ander programme wat 'n besigheid gebruik om bedrywighede te bestuur. Om tydopsporing, betaalstaat, voorraadbestuur en ander sagteware bymekaar te bring deur 'n veilige integrasieplatform te gebruik, vereenvoudig data vloei en verseker dat die inligting wat deur die aanlyn boekhouprogram toeganklik is, altyd akkuraat is.
Soos met outomatisering, integreer fasilitering verhoogde doeltreffendheid en kan 'n onderneming 'n beduidende hoeveelheid geld bespaar deur tydsbesteding te verminder wat bietjie inligting oor die departemente versprei het. Integrasie sny ook baie herhalende data-invoer take af, verminder die koers van foute en laat maatskappye toe om verslae te optimaliseer om die grootste hoeveelheid detail te bevat.
Een kritieke komponent van rekeningkundige platformintegrasie is eers die begrip wat die gewenste uitkoms is voordat u stelsels inpas. Deur te weet wat die rekeningkundige vereistes is, kan finansiële beamptes die relevansie van die vele kenmerke en voordele van verskillende programme meer akkuraat evalueer om te verseker dat hulle werklik aan die maatskappy se behoeftes voldoen. Byvoorbeeld, werkkoste vereis dat veelvuldige stelsels met mekaar praat oor die betaalstaat, tydopsporing en algemene grootboek-stelsels. As werkkoste 'n belangrike verslaggewingraamwerk is, dan is die vraag of die tydopsporingsprogram sy data na die betaalstaatverwerkingsdienste sinkroniseer, 'n spesifieke en belangrike oorweging.
Pas die werksomgewing aan
Maatskappye wat integrasie oplossings bied, sluit dikwels aanpassing in as deel van hul dienste. CFO's kan hiervan voordeel trek om 'n sentrale platform te skep wat spesifiek aangepas is om enige maatskappy se behoeftes te hanteer. Elke onderneming benodig 'n spesifieke opstelling in terme van werkvloei, data-inskrywingsvorms en verbindings tussen sagteware-toepassings. Die platform self moet maklik genoeg wees vir almal om te gebruik sonder om uitgebreide opleiding te vereis. Online boekhouding kan naatloos in hierdie omgewing geïntegreer word, sodat dit 'n gereelde instrument in die bestuur van datavloei word.
Hou in gedagte dat aanpassings die ingryping van opgeleide IT-dienste benodig soos benodig om konneksiwiteit op te stel, te verseker dat data korrek sinchroniseer en dat verslae akkuraat is. Hierdie ondersteuning moet begroot word as die koste van die implementering van nuwe rekeningkundige oplossings en aanlyn boekhoudienste oorweeg word, aangesien dit uiteindelik nodig sal wees, nie net tydens die opstelling nie, maar ook tydens tye van verandering, tydens groei en wanneer die rekeningkundige span nuwe inligting en verslagdoening benodig. Maatskappye benader dit op verskeie maniere.
Klein besighede met 'n beperkte begroting en 'n fraksionele finansiële beampte by die rekeningkundige helm kan verkies om 'n verhouding met 'n eenmansaak te hou wat buigsaam en oproep kan wees as dit nodig is. Tensy die behoeftes uitgebrei word, sal die faktuur vir ure gewerk, meer geneig wees om klein besigheidsbegrotings te bevoordeel as 'n maandelikse borg. Omgekeerd kan groter ondernemings of besighede met ingewikkelde rekeningkundige behoeftes meer baat vind by die behoud van 'n IT-maatskappy op die behoud van hul voortgesette behoeftes. In beperkte situasies is sommige besighede die beste geskik deur 'n interne IT-ondersteuningspersoon op personeel te hê. Dit is gewoonlik die geskikste vir besighede wat 'n IT-persoon het wat reeds op personeel is wat addisionele stelselverantwoordelikhede kan aanneem.
Deur CFO's, sake-eienaars en werknemers 'n gedeelde omgewing te gee om finansies op te spoor en te bestuur, bespreek aanlyn boekhouding baie van die kwessies van akkuraatheid en kommunikasie wat nadelige foute kan veroorsaak. Korrekte implementering skep 'n platform wat transformeer die manier waarop besighede finansies hanteer en bied die ideale omgewing vir produktiwiteit en groei.