Dit is in wese die konferensie voor die konferensie.
Vir diegene wat nie gereelde vergaderings mag beplan nie, kan 'n voorafgaande vergadering ongemaklik of ongemaklik wees, want dit kan nuwe terme of taal insluit, soos "gebeurtenis hervat" of "banket gebeurtenis bestelling."
Wat moet gebeurtenis beplanners verwag van 'n voorskou?
'N Pre-con is 'n vergadering wat gehou word met gebeurtenisverskaffers en verskaffers waar die gebeurtenis of program geskeduleer is om plaas te vind. Dit word gewoonlik een of twee dae voor die werklike gebeurtenis gehou en verskil van die loop deur wat op die dag van 'n gebeurtenis plaasvind.
Sommige mense kan voorafvergaderings bywoon met die beplanning van groter konferensies, konvensies, kongresse en aansporingsprogramme. Dit is egter ook algemeen om 'n pre-con vergadering vir seminare en ander spesiale geleenthede te hou.
Wat om te verwag tydens 'n Pre-Con vergadering
Die voorafgaande vergadering bied die geleentheidsbeplanner die geleentheid om alle finale logistiek vir 'n gegewe program te hersien met die verskaffersbestuurspan wat by die program betrokke is.
Tipies, 'n pre-con vergadering word gekoördineer en geskeduleer deur die lokaal se konferensie dienste bestuurder. Hy of sy sal bestuurders uit verskillende gebiede nooi wat betrokke is by die geleentheid om die logistiek van hul spesifieke rol vir 'n gebeurtenis te hersien.
Dit is 'n uitstekende tyd vir die vergadering of gebeurtenis beplanner om 'n verslag saam te stel met almal wat betrokke is.
Tydens die pre-con is dit geskik vir die gebeurtenis beplanner om enkele belangrike doelwitte van die gebeurtenis uit te lig, insluitende belangrike inligting oor die organisasie wat die geleentheid aanbied, sleutelboodskappe wat by die geleentheid oorgedra word en belangrike VIP's.
Pre-Con is die regte tyd om die gebeurtenis hervat te hersien
'N Gebeurtenis hervat is ook bekend as gebeurtenis spesifikasies. Dit sluit alle relevante inligting oor 'n program of gebeurtenis in, insluitende besonderhede oor die program self. Hierdie items kan sommige of al die volgende insluit: datums, tye, kontakte, deelnemersprofiele, noodkontakte, kos en drank, vervoer, verskeping inligting, faktuur, klank / visuele en ander spesiale behoeftes.
Elke departementele bestuurder sal sy / haar begrip van die gebeurtenis hersien, insluitende relevante besonderhede en hul tipiese bedryfsprosedures. Hulle sal ook hul begrip van die gebeurtenis kontrak en inligting wat voorheen gedeel is op die banket gebeurtenis bestellings hersien.
Byeenkoms- en geleentheidsbeplanners moet onthou om gedetailleerde vrae te stel wat verband hou met die gebeurtenisspesifikasies gedurende hierdie tyd, soos personeelvlakke en die name van sleutelkontakte tydens die werklike gebeurtenis van alle gebiede wat verteenwoordig word. Sleutelelemente van die voorafgaande bespreking kan 'n oorsig van:
- Voedsel en drank vereistes
- Gastehuislysvereistes (indien van toepassing)
- Konferensie- en beursskou-uitstallingsvereistes
- Vergader- en handelskou spasievereistes (vloerplanne)
- Tegniese vereistes, soos elektriese en telekommunikasie
- Besonderhede oor tekenplasing
Dit is die ideale tyd om enige laaste minuut veranderinge te maak. Alhoewel hulle dalk nie altyd daarvan hou nie, verwag die meeste verskaffers en verskaffers redelike (en onredelike) veranderinge. Natuurlik, as die pre-con geskeduleer is tydens 'n tyd wanneer die opstelling aan die gang is, oorweeg dit om 'n vroeë kamerinspeksie te doen om seker te maak dat alles glad verloop.