Korporatiewe rekords is die rekords wat 'n Amerikaanse korporasie moet hou om te wys dat dit funksioneer op die wyse wat vereis word deur die Internal Revenue Service en die wette van die staat waarin die besigheid geïnkorporeer word (gevorm as 'n korporatiewe besigheidsentiteit).
Waarom is korporatiewe rekords nodig?
Korporatiewe rekords is nodig om aan te toon dat die korporasie toepaslik funksioneer soos vereis deur die Interne Inkomstediens, om aan te toon dat die korporasie 'n afsonderlike entiteit is en die korporatiewe skild van aanspreeklikheid in stand te hou.
Wat is 'n korporatiewe rekordboek?
Sommige korporasies het 'n korporatiewe rekord "boek" wat al die vereiste dokumente bevat. In ander gevalle word die korporatiewe rekords aanlyn of in 'n leêrskas gehou. Die rekords moet op een plek wees en beskikbaar wees indien die Interne Inkomstediens u korporasie oudit.
U kan ook u korporatiewe rekords in die wolk hou, maar hierdie rekords kan vertroulike inligting en eie prosesse insluit, dus maak seker dat u bediener veilig is. Susan Ward, Small Business-Canada Expert, het 'n goeie artikel oor dokumentbestuur wat jou kan help met hierdie projek.
Hoe word korporatiewe rekords geskep? Wie hou die korporatiewe rekords?
Korporatiewe rekords word gegenereer deur die direksie van u korporasie. Die direksie skep dokumente soos u korporasie se statute en jaarverslae. Die direksie skep en redigeer ook dokumente soos mosies en notules tydens die loop van direksievergaderings.
Die korporatiewe sekretaris word gewoonlik aangewys om al die korporatiewe rekords te hou. Natuurlik moet alle rekords geteken word, en enige optrede moet dokumentasie hê. As die korporasie aandele aandele het, hou die korporatiewe sekretaris (gewoonlik die kantoor van hierdie individu) rekord van voorraadbesit.
Die korporatiewe sekretaris roep ook by elke direksievergadering op en let op watter direksielede teenwoordig en afwesig is.
Hou 'n rekord van raadsbesluite
Korporatiewe direksies keur algehele beleide en besluite (besluite) goed, en raak nie betrokke by die daaglikse besluitneming van die onderneming nie. Een van die belangrikste aktiwiteite van 'n korporatiewe direksie is om besluite te neem. Besluite is basies dokumente wat aantekenbordbesluite neem. Korporatiewe besluite kan oor baie sake gemaak word, insluitende:
- Rekords van belangrike transaksies van die korporasie
- Goedkeurings van kontrakte
- Rekords van verkoop of aankoop van vaste eiendom (grond en geboue)
- Huur of ontslag van groot getalle werknemers
- Uitbreiding na 'n nuwe mark of 'n nuwe plek
Al hierdie besluite, en meer, moet aangeteken word.
Watter ander rekords moet ingesluit word?
- U Akte van Oprigting en enige artikels wat hierdie dokument verander. Hierdie artikels word ingedien by u staat, maar u het nog steeds 'n afskrif van die oorspronklike en alle veranderinge nodig.
- Korporatiewe Verordeninge . Die verordeninge is die riglyne vir die werk van die direksie van die korporasie. Die verordeninge sluit in korporatiewe beampte pligte , inligting oor die jaarlikse vergadering, en hoe die direksie beleid en stemme bepaal.
- Notule van alle aandeelhouers en direkteure vergaderings, insluitend die jaarlikse vergadering
- Jaarverslae
- 'N Voorraadregister vir die hou van voorraadtransaksies en aandele.
- Korporatiewe sake en belastingbesluite
- Huur- en aanstellingsbesluite
- Direkteur Konflik van belang Besluite
- Besluite vir lenings aan en deur die korporasie
- Besluite rakende werknemervoordele en aftreeplanne
- Aandele dividend besluite
Volg die staat wet in die vorming van jou raad en rekords te hou
As jy jou korporasie vorm, moet jy met jou staat kyk om seker te maak jy volg staatsriglyne vir die organisering en bestuur van jou korporasie. Alle state het spesifieke regulasies vir korporasies. Kyk gerus met u staatsekretaris of met u prokureur vir meer inligting.
Terug na korporatiewe opstart kontrolelys