Die bottom line is: As jy dit nie kan bewys nie, trek dit nie af nie.
Dit is wonderlik om belastingaftrekkings vir al u besigheidsuitgawes te kan neem, maar dit is selfs beter om daardie aftrekkings in 'n IRS-oudit te bewys . As u 'n bevoegde belastingvoorsiener het, sal hierdie persoon vra om al die dokumentasie oor u belastingaftrekkings te sien.
Dus, voordat jy na jou belastingvoorbereider gaan met jou papierwerk ( NIE in 'n shoebox , asseblief!)
In hierdie artikel gaan ons kyk na eenvoudige besigheidskoste, en vra altyd die vraag: "Hoe kan ek bewys dat dit 'n werklike besigheidskoste is?" En ons sal altyd na hierdie transaksies kyk vanuit die oogpunt van die IRS en u belastingvoorbereider.
Die belangrikste feit om te onthou, is dat jy moet kan wys nie net dat die transaksie plaasgevind het nie, maar dat dit vir 'n besigheids doel was.
Koop eiendom of betaal uitgawes
Jy koop 'n alles-in-een drukker van Best Buy vir jou besigheid. Jy skryf 'n tjek uit jou besigheidsrekening, of jy gebruik jou besigheidskredietkaart. Dus, dit is genoeg om te wys dit is 'n besigheidskoste, reg? Eintlik nee. Om u gekanselleerde tjek of kredietkaartbewys te stoor, is slegs een deel van u bewys. Die gekanselleerde tjek wys nie wat jy gekoop het nie. Die gebruik van 'n kredietkaart is beter, want die kwitansie toon die aankoop.
Dit is ook nodig om die kontantregister ontvangs met u gekanselleerde tjek in te sluit, om te wys wat u eintlik gekoop het.
Betaal uit 'n persoonlike rekening
Betaal uitgawes uit u besigheids bankrekening of 'n besigheidskredietkaart werk op dieselfde manier. Uiteraard moet u 'n afsonderlike sakekontrole- of spaarrekening of besigheidskredietkaart gebruik.
Terwyl u persoonlike rekeninge nie noodwendig 'n probleem is nie, maak dit moeiliker om te bewys dat hierdie persoonlike tjek vir besigheidsdoeleindes gebruik is.
As jy eers jou besigheid begin, moet jy dalk 'n persoonlike rekening vir 'n paar items gebruik. Byvoorbeeld, ek het onlangs 'n nuwe LLC gevorm en ek moes 'n persoonlike tjek vir die registrasie in my staat gebruik. As jy 'n persoonlike rekening vir besigheidsdoeleindes gebruik, maak seker dat jy genoeg dokumentasie het. In hierdie geval het ek 'n kwitansie uit die staatsekretaris van die staat gedruk wat gewys het ek het vir 'n LLC-registrasie betaal. In hierdie geval was dit redelik moeilik om te glo dat dit vir persoonlike gebruik was.
Gebruik koste logs
Sommige uitgawes is moeiliker om te bewys as ander. Die twee groot voorbeelde hiervan is reisuitgawes, insluitend kilometers, en genoteerde eiendom. In beide gevalle is die beste manier om die IRS te eis vir die bewys van uitgawes om 'n logboek te hou.
Die IRS verkies "destyds" bewys . Dit is 'n aantekening wat jy op 'n uitgawe glip- of kwitansie- of kilometersboek maak wanneer die geld bestee word, beter as 'n lys wat jy aan die einde van die jaar skryf.
Om 'n kilometerstand te hou, is, ek weet, 'n kilometertal is 'n groot pyn. Dit beteken dat elke keer as jy in jou motor kom (maak nie saak of die besigheid vir die motor betaal het terloops nie), moet jy opneem:
- Die datum
- Die kilometers
- Waarheen jy gegaan het
- Die doel - besigheid of persoonlike - so spesifiek as moontlik.
As jy dit makliker wil maak, let op die kilometers op die motor op 1 Januarie van die jaar, en let op die kilometers slegs vir besigheidsdoeleindes.
Om die uitgawes vir korporatiewe kilometers te aftrek, óf met die standaard kilometers aftrekking of werklike uitgawes, moet u wys dat u die motor ten minste 50% van die tyd vir besigheid gebruik het.
'N Wenk: As jy aan jou smartphone geheg is, probeer 'n kilometersprogram of -uitgawe. Dit sal jou baie papier bespaar en jou koste aanlyn hou.
Ten slotte, onthou dat pendeltrawe l (heen en weer aan die werk) nie as 'n aftrekbare reisuitgawe beskou word nie. Terwyl u op hoogte van die pendelkoste kan hou, moet u dit nie in u sakebestuurboek insluit nie.
Gebruik Besigheid Reis Ontvangste
Bykomend tot 'n kilometers log, as jy vir besigheid reis, moet jy die kwitansies vir uitgawes byhou.
Hierdie uitgawes, soos kilometers, word noukeurig deur 'n IRS-ouditeur gekyk, omdat dit maklik is om persoonlike reisuitgawes met sakereise in te sluit.
Die beste manier om besigheidsreise te bewys (insluitend hotelle, vlugte, huurmotors, etes en vermaak) is om 'n kredietkaartstrokie (met u besigheidskaart, natuurlik) te gebruik met addisionele aantekeninge oor die besigheidsdoeleindes. Maak die aantekening ten tyde van die koste. U kan ook 'n dagbeplanner, afspraakboek of kalender gebruik om besigheidsreisgeleenthede aan te teken, en bind dan hulle met u ontvangste.
Koop genoteerde eiendom
Kom ons kyk na die alles-in-een drukker wat jy gekoop het. Die drukker kan ook gebruik word vir persoonlike drukwerk, en die IRS kategoriseer hierdie tipe eiendom as genoteerde eiendom . Hulle is op 'n lys omdat hulle vir persoonlike of besigheidsdoeleindes gebruik kan word. Die IRS vereis 'n hoër mate van bewys van besigheidsgebruik.
U moet spesifiek dokumenteer hoe u genoteerde eiendom gebruik. Die beste manier is om 'n teken met die stuk eiendom te hou (soos die uitgawelog wat hieronder beskryf word). Elke keer as u die drukker of ander genoteerde eiendom gebruik, let op die datum, gebruik (aantal kopieë, byvoorbeeld), die spesifieke werk (drukkopieë van 'n brosjure vir besigheid ") en of die gebruik besigheid of persoonlike is. Let ook op koste wat verband hou met die drukker, soos patrone.
Aan die einde van die jaar behoort u die persentasieverbruik vir besigheid te kan aandui en dan daardie persentasie op koste te kan aandui. Byvoorbeeld, as u vind dat u die drukker 60% van die tyd vir besigheid gebruik het, kan u 60% van die koste as 'n besigheidsaftrekking neem.
As 'n herinnering, as u die eiendom in u besigheidsligging het (NIE u huis kantoor nie ), hoef u nie 'n logboek te hou nie. Alle gebruik op 'n besigheidsplek word aanvaar as besigheidsdoeleindes.
Gebruik rekeningstate
Kom ons sê jy het die kredietkaartstrokie verloor of jy het nie die gekanselleerde tjek vir daardie drukkoop nie. U kan 'n bankstaat of kredietkaartstaat gebruik om 'n besigheidskoop te bewys, maar u moet ook addisionele verifikasie, vanaf 'n afspraakboek, kalender of dagbeplanner, benodig.
Daar is geen sulke ding as te veel bewys nie
As daar enige twyfel bestaan oor die feit dat sommige uitgawes vir besigheidsdoeleindes is, is dit die beste om verskeie maniere te hê om die koste te bewys.
Jou besigheidsrekordsisteem
Ten slotte moet die rekords wat u op hierdie besigheids uitgawes hou, deel wees van u algemene besigheids rekordhoudingstelsel.