Die CCRRA-stelsel - Capture, Check, Review, Record, Act
Hier is vyf maklike stappe om 'n eenvoudige finansiële rekordhoudingstelsel te skep: Vang, Kyk, Rekord, Oorsig, Wet.
Maak eers die inligting.
As dit nie daar is nie, bestaan dit nie. Soos jy begin met jou besigheid, raak in die gewoonte om alles vas te vang, so dit word outomaties. "Capture" is die moeilikste, en die belangrikste deel van die proses; dit is 'n kwessie om die gewoonte te vorm om inligting te versamel. Hou tred met elke bedrag wat u spandeer vir u besigheid en elke bedrag wat u in verkoop neem. Moenie bekommerd wees oor die ding om iets met die inligting te doen nie. Maak seker dat alles wat jy vang, insluitend (a) 'n beskrywing van die item, (b) die bedrag en (c) die datum.
Tweedens, kyk om seker te maak die inligting is volledig en korrek.
Elke twee weke, spandeer 'n uur deur alles en kyk na dit. Maak seker dat al die inligting wat jy het, gereed is vir opname.
Maak seker dat jy die datum en hoeveelheid ingesluit het, en genoeg detail oor wat die koste was om dit akkuraat op te teken. Byvoorbeeld, 'n aantekening vir "papier, $ 3.55, 7/12" is dalk nie genoeg inligting nie. Waarvoor was die vraestel? Was dit 'n koerant wat jy vir die kantoor gekoop het? Of het jy 'n strook papier vir die rekenaar gekoop?
Stel 'n spesifieke tyd op vir 'n afspraak met jouself aan die einde van alternatiewe weke (elke ander Vrydag, byvoorbeeld) om alles na te gaan. Moenie te lank wag nie; Hoe langer jy wag om dit te doen, hoe moeiliker sal dit wees om inligting te onthou en in te samel.
Derde, RECORD die inligting om dit te stoor.
Opname beteken om jou finansiële inligting in bruikbare vorm te gebruik. Nadat alles gekontroleer is, draai dit oor na jou boekhouer om dit op te teken of self op te teken. Doen dit maandeliks. Voer die inligting in 'n sigblad of rekeningkundige sagteware in. U kan ook vind dat aanlyn sagteware vir u werk, sodat u en u boekhouer die inligting kan sien en bespreek. Maak seker dat jy elke maand elke maand opgeteken word, sodat jy dit kan hersien.
Vierde, konsolideer en hersien die inligting.
Nadat u finansiële inligting maandeliks aangeteken is, druk vier verslae uit:
- balansstaat
- inkomstestaat (p & l)
- rekeninge ontvangbare verouderingsverslag , en
- rekeninge betaalbaar verslag.
Vir elke verslag, sluit 'n vergelyking met dieselfde verslaginligting vanaf verlede maand in. Gee spesiale aandag aan spesifieke inligting binne hierdie verslae.
Ten slotte, WET, gebaseer op wat jy weet.
In die meeste gevalle kan "ACT" beteken niks doen as alles goed lyk.
In ander gevalle kan dit 'n verandering beteken. Skep "snellerpunte" waar die inligting jou dwing om op te tree. Hier is 'n paar voorgestelde snellerpunte:
- Balansstaat . As u sien dat laste elke maand vir drie maande toeneem (wat waarskynlik beteken dat bates en / of uitgawes ook toeneem), verminder uitgawes.
- Inkomstestaat . As jy sien dat 'n bepaalde uitgawe as 'n persentasie van verkope toeneem, vra jouself af waarom dit toeneem. As die verhoging nodig is, wil jy dalk uitgawes op ander uitgawes sny, om jou winsvlak te behou.
- Rekeninge Ontvangbare Veroudering . Wees assertief om te gaan na stadige betalers. Hoe langer jy die skuld onbetaald laat gaan, hoe minder waarskynlik is dit dat jy die geld sal ontvang. Stel 'n versamelstelsel op, soos ek hierbo bespreek het, om seker te maak jy word vinnig betaal en dat stadige betalers nie oorbly om jou te aanvaar nie, wil nie jou geld hê nie.
- Rekeninge betaalbaar . Betaal wat jy kan so gou as moontlik. Probeer vroeg betaal om afslag te kry. As jy nie al jou rekeninge kan betaal nie, betaal diegene wat jou sal laat straf, of wat jou kredietgradering sal beïnvloed. Selfs as iemand anders verantwoordelik is vir die betaling van rekeninge, is jy die persoon wat uiteindelik verantwoordelik is om seker te maak dat jou besigheidskuld betaal word.
Selfs as jy nie vertroud is met finansiële stelsels nie, moet jy hierdie een in werking kan stel en hou dit aan die gang. Die moeilikste deel is die versameling van die inligting. Sodra jy die "versameling gewoonte" gevorm het, sal jy vind die res sal daarmee saamkom.
Onthou, CCRRA - Vang finansiële inligting vir u besigheid, Kyk elke week na die ander. Teken die inligting maandeliks op en hersien dit. Doen dan , soos nodig, om u finansiële situasie glad te hou. As jy hierdie eenvoudige vyf-stap-stelsel volg, sal jy die "vullis" en die probleme wat daarmee gepaard gaan, verminder, en jy sal jou finansiële situasie maksimeer.
'N Goed georganiseerde finansiële stelsel sal jou besigheid finansieel lewensvatbaar hou vir die komende jaar.